Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Работа с большими документами в word

Работа с большими документами

Под «большим» документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столь­ко) большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различного рода статьи, отчеты, технические описания, про­ектную документацию и пр. Практически все современные мощные текстовые процессоры имеют широкий набор средств работы со сложными структурированными документами.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высо­ком уровне иерархии находится название документа, на более низ­ких располагаются названия отдельных структурных элементов. Со­держание нижних уровней и представляет собой основную смысло­вую часть документа. Однако если структура документа не представ­лена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем рас­поряжении следующий стандартный набор операций:

создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

просмотр структуры документа с выводом на экран только заго­ловков определенного уровня иерархии;

создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллю­страций, закладок.

Создание «большого» документа должно начинаться с разработ­ки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде раз­розненных записей либо даже текстовых файлов. Однако пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Ча­сто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в те­чение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала.

Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компью-432

терной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зер­кально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, со­здавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или другого документа.

При добавлении рисунка в документ он присоединяется к нахо­дящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, переме­щается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа —’контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изобра­жения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология разработана отделом приложений фирмы Microsoft’как способ обес­печения целостной основы обмена сложными данными и взаимо­действия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1, сегодня имеется вторая версия OLE 2.O. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм — производи­телей программного обеспечения.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными мо­гут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла-источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически об­новляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автома­тически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы — OLE— кли­ентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документоориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользо­ватель при работе с документом сосредотачивает свое внимание толь­ко на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного фор­мата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные. Подобный подход значительно отличается от того, который реализо­ван в большинстве современных систем, включая Windows 3.1, где используется в основном программно-ориентированная модель.

Графическое изображение можно вставить в документ путем созда­ния его как объекта из файла. Импорт различных графических объек­тов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображения­ми (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) графики содержат в определенной последовательности сово­купности отдельных точек изображения, называемых пикселами (от англ, picture element). Существует несколько форматов файлов растро­вой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютер­ным изображениям информации. Среди наиболее распространенных форматов можно отметить BMP, PCX, GIF и TIFF. Недостатком рас­трового изображения является потеря качества при увеличении мас­штаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждого отдельного элемента рисунка описывают и хранят в виде массива параметров — ма­тематического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается ком­пьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр — это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параме­трами полей печатной страницы (например, между колонками текс­та или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из са­мых важных свойств кадра — возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое важное свойство — способность изменять размер и местопо­ложение на странице.

Практически абсолютное большинство текстовых процессоров обеспечивает пользователю средства написания макрокоманд. Макрокоманда — это описание на специальном языке часто используе­мых операций, управляющих действий и фрагментов текста. Основ­ное назначение макрокоманд (или макросов) состоит в повышении производительности труда пользователя, автоматизации часто выпол­няемых команд. Типичные шаги по разработке макроса могут быть представлены следующей технологической цепочкой:

определяется необходимость создания макроса и задачи, кото­рые им решаются;

создается и именуется макрос;

проверяется выполнение разработанной макрокоманды. Неко­торые системы подготовки текстов обеспечивают этот этап возмож­ностями тестирования;

при необходимости редактируется текст макрокоманды;

разработанная макрокоманда сохраняется (в основном, в шаб­лоне или в специальном файле) для дальнейшего использования; готовый макрос может быть назначен клавиатурной комбинации или пункту меню.

Возможны два способа создания макросов. Первый, простейший способ создания макрокоманды — запись. При записи макроса вся­кое действие пользователя записывается самой программой в виде инструкции макроязыка, присущего данной СПТД. При исполне­нии созданной макрокоманды эти инструкции выполняются в том порядке, в каком они были записаны. Второй способ заключается в создании так называемой текстовой макрокоманды — программы действий на макроязыке. Этот способ сложнее, так как требует зна­ния синтаксиса макроязыка, однако только он позволяет разрабаты­вать специальные последовательности действий (например, цикли­ческое выполнение операций, ветвление по условию и т.п.), запись которых была бы невозможна.

Читать еще:  Перевод формата pdf в word

Особенности работы с большими документами

Из этой лекции вы узнаете следующее:

  • как создать сноски;
  • как создать колонтитулы;
  • как работать в режимах Структура и Схема документа;
  • как создать предметный указатель;
  • как создать список литературы;
  • как создать оглавление.

7.1. Сноски

Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Особенность такого способа заключается в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.

Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:

  • обычные — текст находится на той же странице, что и ссылка;
  • концевые — текст расположен в конце документа, лекции и т. д.

Создание сноски

Для быстрого создания сноски сделайте следующее.

  1. Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску
  2. Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на вкладке Ссылки на ленте (рис. 7.1). Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.

Чтобы задать дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.

  1. Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.
  2. Нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Сноски (рис. 7.3).

Редактирование текста сноски

Если вы работаете в режиме Разметка страницы, то текст сноски будет отображаться внизу страницы (рис. 7.5). Вы сможете отредактировать его в любое время, как обычный текст.

Если же вы находитесь в режиме Черновик, то текст сноски будет отображаться в области сносок (см. рис. 7.2) и исчезнет, как только вы закончите редактирование и нажмете кнопку Закрыть в верхней части области.

Просмотреть текст можно, подведя курсор к значку ссылки (текст отобразится в виде экранной подсказки) (рис. 7.6). Вы сможете форматировать и исправлять текст сноски, как обычный текст. Чтобы сделать это в режиме Черновик, дважды щелкните на значке ссылки, — откроется область сносок. Вы также можете перейти в режим Разметка страницы для редактирования текста сноски.

Значок сноски можно перемещать по тексту, как любой символ или выделенный фрагмент. Вместе с ним будет перемещаться и текст сноски. Чтобы удалить сноску, нужно выделить ее значок и нажать клавишу Delete.

Работа с большими документами в редакторе Word 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.1.11. Работа с большими документами в Word 2007

Большие документы — это документы большого объема. К большим документам относятся курсовые и дипломные работы, рефераты и т.д. Большие документы — это структурированные документы. Создавать и изменять структуру большого документа целесообразно в режиме Структура. По умолчанию документ в Word 2007 открывается в режиме Разметка страницы. Группа «Режимы просмотра документа» отображается на вкладке Вид (Рис. 2.1.11.1).

Для перехода в режим Структура надо выбрать команду Структура. В результате в окне приложения будет отображаться вкладка Структура. Скриншот вкладки «Структура» представлен на рисунок 2.1.11.2.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро создать и изменить структуру большого документа Word. Например, для создания структуры реферата надо в режиме Структура ввести названия разделов, подразделов и назначить им уровень 1 и 2 соответственно. Уровни 1 и 2 соответствуют стилям заголовков (Заголовок 1) и подзаголовкам (Заголовок 2).

Обычно в больших документа используют три уровня. Для структуризации большого документа Word 2007 можно также использовать стили в режиме «Разметка страницы». Назначение названиям разделов и подразделов документа стилей заголовков является формой его структуризации.

Кроме того, необходимо установить разрывы между разделами, установив курсор в конце названия раздела и выполнив команду Вставка/Разрыв страницы. Необходимо отметить, что в процессе создания большого документа целесообразно активизировать режим отображения всех знаков (непечатаемых символов), щелкнув на кнопке «Отобразить все знаки» на вкладке Главная. Образец документа в режиме Структура представлен на рисунке 2.1.11.3.

После создания структуры большого документа, надо перейти в режим разметки и вставить в документ номера страниц начиная с раздела Введение. Причем нумерация большого документа должна начинаться с 3 страницы. В первую очередь перед разделом «Введение» устанавливаем несколько пустых строк.

Затем необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду Вставка/Номер страницы. В появившемся подменю выбрать «Формат номеров страницы». Открывается окно диалога «Формат номеров страницы», в котором надо установить формат номера и нумерацию страниц. Устанавливаем переключатель «Нумерация страниц» в положение «начать с 3» страницы, и нажимаем ОК.

Затем надо еще раз выполнить команду Вставка/»Номер страницы», выбрать команду «Вверху страницы» и в коллекции «Простой» щелкнуть, например, на третий вариант «Простой номер 3». В результате большой документ будет пронумерован, начиная с третьей страницы.

После вставки номеров страниц, надо вставить пустую страницу для оглавления. Для этого необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду «Разметка страницы»/»Разрывы», далее выбрать «Разрывы разделов» / «Следующая страница» (рисунок 2.1.11.7).

В итоге перед разделом «Введение» будет создана пустая страница для оглавления. После создания пустой страницы надо перейти на эту страницу, установить курсор в верхний колонтитул пустой страницы и установить флажок «Особый колонтитул для первой страницы».

В результате номер страницы на пустой странице будет удален (рисунок 2.1.11.9). При этом на остальных страницах номера страниц не удаляются.

Затем добавляем еще одну пустую страницу (без номера) для оформления титульной страницы. Для этого необходимо на пустой странице установить курсор перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)» и выполнить команду Разметка страницы/Разрывы, выбрать Разрывы разделов /Следующая страница. В результате будет добавлена еще одна пустая страница без номера, т.е. в создаваемом документе будут две пустые страницы без номеров. Одну страницу оформляем как титульную.

На второй пустой странице создаем оглавление. Для этого необходимо установить курсор на второй пустой странице перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)», затем перейти на вкладку Ссылки и выполнить команду Оглавление.

Откроется галерея оглавлений «Встроенный». Устанавливаем указатель мыши на требуемое оглавление и щелкаем левой клавишей мыши. Например, выберем «Автособираемое оглавление 1», скриншот которого представлен на рисунке 2.1.11.10.

В результате на пустой странице будет вставлено Оглавление большого документа.

Теперь надо наполнить содержанием каждый раздел и подраздел. После ввода содержимого и редактирования большого документа можно обновить оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши на оглавлении, и выбрать команду «Обновить поле».

Таким образом, будет создана структура большого документа, в котором страницы начинаются с номера 3. Кроме того, в этом документе создано оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся. При любом изменении (редактировании) документа его оглавление легко обновляется.

Читать еще:  Отсканированный pdf в word онлайн

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Работа с большими документами в Word 2007;

Большие документы — это документы большого объема. К большим документам относятся курсовые и дипломные работы, рефераты и т.д. Большие документы — это структурированные документы. Создавать и изменять структуру большого документа целесообразно в режиме Структура. По умолчанию документ в Word 2007 открывается в режиме Разметка страницы. Группа «Режимы просмотра документа» отображается на вкладке Вид (Рис. 2.1.11.1).


Рис. 2.1.11.1

Для перехода в режим Структура надо выбрать команду Структура. В результате в окне приложения будет отображаться вкладка Структура. Скриншот вкладки «Структура» представлен на рисунок 2.1.11.2.


Рис. 2.1.11.2

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро создать и изменить структуру большого документа Word. Например, для создания структуры реферата надо в режиме Структура ввести названия разделов, подразделов и назначить им уровень 1 и 2 соответственно. Уровни 1 и 2 соответствуют стилям заголовков (Заголовок 1) и подзаголовкам (Заголовок 2).

Обычно в больших документа используют три уровня. Для структуризации большого документа Word 2007 можно также использовать стили в режиме «Разметка страницы». Назначение названиям разделов и подразделов документа стилей заголовков является формой его структуризации.

Кроме того, необходимо установить разрывы между разделами, установив курсор в конце названия раздела и выполнив команду Вставка/Разрыв страницы. Необходимо отметить, что в процессе создания большого документа целесообразно активизировать режим отображения всех знаков (непечатаемых символов), щелкнув на кнопке «Отобразить все знаки» на вкладке Главная. Образец документа в режиме Структура представлен на рисунке 2.1.11.3.



Рис. 2.1.11.3

После создания структуры большого документа, надо перейти в режим разметки и вставить в документ номера страниц начиная с раздела Введение. Причем нумерация большого документа должна начинаться с 3 страницы. В первую очередь перед разделом «Введение» устанавливаем несколько пустых строк.


Рис. 2.1.11.4

Затем необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду Вставка/Номер страницы. В появившемся подменю выбрать «Формат номеров страницы». Открывается окно диалога «Формат номеров страницы», в котором надо установить формат номера и нумерацию страниц. Устанавливаем переключатель «Нумерация страниц» в положение «начать с 3» страницы, и нажимаем ОК.


Рис. 2.1.11.5

Затем надо еще раз выполнить команду Вставка/»Номер страницы», выбрать команду «Вверху страницы» и в коллекции «Простой» щелкнуть, например, на третий вариант «Простой номер 3». В результате большой документ будет пронумерован, начиная с третьей страницы.


Рис. 2.1.11.6

После вставки номеров страниц, надо вставить пустую страницу для оглавления. Для этого необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду «Разметка страницы»/»Разрывы», далее выбрать «Разрывы разделов» / «Следующая страница» (рисунок 2.1.11.7).


Рис. 2.1.11.7

В итоге перед разделом «Введение» будет создана пустая страница для оглавления. После создания пустой страницы надо перейти на эту страницу, установить курсор в верхний колонтитул пустой страницы и установить флажок «Особый колонтитул для первой страницы».


Рис. 2.1.11.8

В результате номер страницы на пустой странице будет удален (рисунок 2.1.11.9). При этом на остальных страницах номера страниц не удаляются.


Рис. 2.1.11.9

Затем добавляем еще одну пустую страницу (без номера) для оформления титульной страницы. Для этого необходимо на пустой странице установить курсор перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)» и выполнить команду Разметка страницы/Разрывы, выбрать Разрывы разделов /Следующая страница. В результате будет добавлена еще одна пустая страница без номера, т.е. в создаваемом документе будут две пустые страницы без номеров. Одну страницу оформляем как титульную.

На второй пустой странице создаем оглавление. Для этого необходимо установить курсор на второй пустой странице перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)», затем перейти на вкладку Ссылки и выполнить команду Оглавление.

Откроется галерея оглавлений «Встроенный». Устанавливаем указатель мыши на требуемое оглавление и щелкаем левой клавишей мыши. Например, выберем «Автособираемое оглавление 1», скриншот которого представлен на рисунке 2.1.11.10.


Рис. 2.1.11.10

В результате на пустой странице будет вставлено Оглавление большого документа.


Рис. 2.1.11.11

Теперь надо наполнить содержанием каждый раздел и подраздел. После ввода содержимого и редактирования большого документа можно обновить оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши на оглавлении, и выбрать команду «Обновить поле».

Таким образом, будет создана структура большого документа, в котором страницы начинаются с номера 3. Кроме того, в этом документе создано оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся. При любом изменении (редактировании) документа его оглавление легко обновляется.

Работа с большими документами в MS Word

Рубрика: 10. Образование взрослых, самообразование

Дата публикации: 06.02.2018

Статья просмотрена: 660 раз

Библиографическое описание:

Бурнаева Э. Г., Леора С. Н. Работа с большими документами в MS Word [Текст] // Образование: прошлое, настоящее и будущее: материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Краснодар, февраль 2018 г.). — Краснодар: Новация, 2018. — С. 131-135. — URL https://moluch.ru/conf/ped/archive/275/13748/ (дата обращения: 06.04.2020).

Обучающийся взрослый человек ставит перед собой конкретные цели обучения, стремится сразу же применить полученные знания и умения для решения конкретных практических задач. Здесь речь пойдет о подготовке больших документов. Как правило, такие документы состоят из глав, параграфов, подпараграфов и имеют большой объем. Для удобства работы с такими документами в MS Word имеется специальное средство Главный документ, который позволяет хранить главы или различные части документа как отдельные файлы, редактировать, править их независимо, а затем все части собрать в единую книгу, называемую главным документом [1, с. 48].

Конструкцию главного документа используют при подготовке сборника, статьи в котором, написаны различными авторами или при создании объемных документов, когда используется большое количество ранее подготовленной разнообразной информации, записанной в различных файлах. Например, можно подготовить сборник, собрав в нем стихи любимых поэтов, или фотоотчет о ваших путешествиях.

Создание главного документа

Главный документ — это документ, в котором хранится план всего документа, то есть информация о вложенных файлах, из которых он состоит. Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Вложенные файлы не обязательно хранятся отдельно, они могут быть свернуты или развернуты в пределах главного документа.

Создать главный документ можно с чистого листа или на основе уже имеющегося документа. В любом случае создание главного документа начинается с создания структуры. Для создания структуры частям, главам, пунктам, подпунктам, параграфам документа нужно дать названия и присвоить им стили заголовков, в порядке убывания уровней. Создать такой документ со структурой можно двумя способами: сначала набрать документ, а потом его отформатировать, задав уровни заголовкам или сначала задать структуру документа, потом набирать документ, придерживаясь структуры.

Читать еще:  Перевод word онлайн

Предположим, документ содержит две главы. Создадим главный документ.

  1. Создадим папку с именем ГлавныйДокумент, в этой папке создадим новый документ Word, присвоим ему имя Документ (можно присвоить другие имена). Наберем текст, приведенный ниже, нажимая Enter после каждой строки. Всем строкам, по умолчанию, будет присвоен стиль Обычный. Итак, у нас будет 10 строк.

Название 1-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

Название 2-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

  1. Присвоим названиям 1-ой и 2-ой главы стиль Заголовок 1 (вкладка Главная, группа Стили). Присвоим названиям параграфам стиль Заголовок 2 (вкладка Главная, группа Стили). Исходный документ примет вид (см. рис 1, слева).

Рис. 1. Слева — исходный документ в режиме Разметка страницы, справа — исходный документ в режиме Структура

  1. Перейдем в режим Структура. Для этого на вкладке Вид, в группе Режимы просмотра выберем пиктограмму, или команду, Структура. Откроется контекстная вкладка Структура (рис. 2), которая состоит из трех групп: Работа со структурой, Главный документ, Закрытие.

Рис. 2. Контекстная вкладка Структура

Главный документ создан. В режиме Структура исходный документ примет вид (см. рис 1, справа).

Заметим, что, потратив некоторое время на создание структуры, вы сможете затем очень просто и быстро менять стили и оформление, менять местами параграфы и главы, а также автоматически создавать и обновлять оглавление, доводя ваш документ до совершенства. Перейдем к созданию вложенных документов.

Создание вложенного документа из частей главного

Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Еще раз напомним, для того чтобы часть главного документа оформить как вложенный документ, он обязательно должен иметь структуру, то есть содержать заголовки некоторого уровня. Так как структура создана выше, перейдем к созданию вложенных документов. Для создания вложенных документов мы должны находится в режиме Структура (см. рис. 2), где исходный документ первоначально будет иметь вид (см. рис. 1, справа).

  1. На вкладке Структура в группе Главный документ выберите пиктограмму Показать документ. Появятся дополнительные пиктограммы в группе Главный документ (рис. 3).

Рис. 3. Группа Главный документ вкладки Структура

  1. Выделите часть текста, которая относится к первой главе, кроме названия первой главы (то есть только строки документа со 2-ой по 5-ую), это можно сделать при нажатой левой кнопке мыши. Нажмите пиктограмму Создать, появятся рамки, означающие, что данные фрагменты, то есть параграф 1 первой главы и параграф 2 первой главы находятся во вложенных документах. Аналогично, выделите все, что относится ко второй главе, кроме названия второй главы (это будут строки со 7-ой по 10-ую), нажмите пиктограмму Создать. Документ примет вид рис. 4.

Рис. 4. Вложенные документы в режиме Структура в развернутом виде

  1. Нажмите пиктограмму Свернуть вложенные документы. Появится диалоговое окно (рис. 5), нажмите ОК. При этом документ примет вид как на рис. 6. Автоматически в рабочей папке будут созданы 4 новых документа с именами Название 1.doc и т. д. Это и есть вложенные документы (рис. 6).

Рис. 5. Диалоговое окно

Рис. 6. Главный документ в свернутом виде со ссылками на вложенные документы

  1. Если теперь закрыть режим Структура, то есть перейти в режим Разметка страницы, исходный документ будет выглядеть как на рис. 7. Вложенные документы скрыты, их можно редактировать, щелкнув по указанной ссылке при нажатой клавише Ctrl.

Рис. 7. Вложенные документы в свернутом виде в режиме Разметка страницы

Работать с созданным главным документом, то есть редактировать, форматировать, добавлять новые документы, можно как в режиме Структуры, так и в режиме Разметки страницы. Преимущество работы с большими документами с помощью Главного документа состоит в том, что структура всего документа видна, а вносить изменения в текст можно по частям, выбирая нужный вложенный документ.

Созданные вложенные документы можно хранить в свернутом или развернутом виде. При работе с большим документом удобно свернуть часть документа, чтобы на экране находился только тот фрагмент документа, с которым вы непосредственно работаете. При этом структура всего документа у вас перед глазами, так как на месте вложенных документов останется их название. Перемещение по основному документу при этом становится быстрее. Для того чтобы свернуть или развернуть вложенные документы нужно перейти на контекстную вкладку Структура и воспользоваться пиктограммами в группе Главный документ (см. рис. 3). Рассмотрим несколько вариантов редактирования.

Все вложенные файлы свернуты. Если в режиме Структура выбрать пиктограммы Показать документ и Свернуть вложенные документы, тогда все вложенные документы будут скрыты, останутся только ссылки на них. По этим ссылкам можно перейти к редактированию выбранного вложенного файла, оставаясь в режиме Структура. Редактировать можно вернувшись в режим Разметка страницы, где также открывается доступ к ссылкам на вложенные документы (см. рис. 7). То есть, если документы свернуты, то их редактирование возможно только во вложенных документах, перейдя по ссылке. Все изменения во вложенных файлах при этом сохраняются.

Все вложенные файлы развернуты. Выберите в режиме Структура пиктограммы Показать документ и Развернуть вложенные документы, тогда отобразятся все вложенные документы. Вносить в них изменения можно непосредственно в режиме Структура, тогда редактирование проводить нужно в соответствующей рамочке (см. рис. 4). Можно перейти в режим Разметка страницы и вносить изменения в Главный документ, который примет вид (см. рис. 1, слева), вы даже не заметите, что документ имеет вложенные документы.

Некоторые вложенные файлы свернуты. Заметим, что пиктограммы Свернуть/ Развернуть, рассмотренные выше, действуют на все вложенные документы. При необходимости в режиме Структура свернуть или развернуть можно отдельные вложенные документы. Для этого в группе Работа со структурой вкладки Структура используют пиктограммы Развернуть/Свернуть выделенный элемент (рис. 8).

Развернем сначала все вложенные документы. Свернем, например, один вложенный документ — первый параграф первой главы (см. рис. 8). Для этого щелкнем по значку , выделится все содержимое в рамке, щелкнем теперь , текст первого параграфа будет скрыт, останется только название. Аналогично можно скрыть другие вложенные документы, оставив только нужные для редактирования. При этом редактирование можно будет проводить в самом главном документе.

Рис. 8. Развернуть/Свернуть выделенный элемент

Создание вложенного документа из файла

Вложенный документ можно добавить из файла. Для этого нужно перейти в режим Структура, выбрать пиктограмму Показать документ, затем Вставить, выбрать нужный документ, Открыть. Затем сохранить главный документ. Заметим, что редактировать такой документ можно только переходя по ссылке, то есть в самом вложенном документе.

  1. Э. Г. Бурнаева, С. Н. Леора. Информатика. Работа в MS Word: Учеб. пособие. — СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2004. — 65с.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector