Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Поля форм в word

Создание форм для заполнения в Microsoft Word

Чтобы создать формы для просмотра и заполнения в Microsoft Word, выполните следующие действия:

1. Создайте шаблон (Шаблон — Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы).

2. Создайте новый документ.

3. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

4. В поле Тип файла выберите Шаблон документа. При сохранении файла, созданного в качестве шаблона, тип файла «Шаблон документа» всегда устанавливается по умолчанию. По умолчанию файл сохраняется в папке Шаблоны, выбранной в поле Папка.

5. В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

6. Создайте и разметьте форму.

Для создания формы (Форма — документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные) набросайте ее примерный вид. Большинство форм содержат только текст с полями формы (Поле формы — Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса), которые вставлены в документ, так что пользователи могут вводить определенные данные

7. Добавьте поля формы для текста, флажков и раскрывающихся списков.

Для добавления в форму полей, которые пользователь будет просматривать и заполнять в Microsoft Word или в напечатанном виде, используйте панель инструментов Формы.

В документе щелкните кнопкой мыши пустое место, в которое необходимо вставить поле формы.

Вставьте одно из следующих полей:

— Текстовое поле — используется для ввода произвольного текста, даты, числа или вычисляемое выражение. Для данного поля может быть заданы: длина, формат, значение по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.

— Флажок — используется для выбора указанного значения.

— Список — используется для выбора одного из перечисленных вариантов. Если список достаточно большой, то пользователь может пролистать его для просмотра остальных ответов.

8. Для изменения свойств поля дважды щелкните на нем мышкой

9. Добавьте к форме текст справки следующим образом:

— Дважды щелкните поле формы, к которому необходимо добавить текст справки.

— Нажмите кнопку Текст справки. Чтобы отобразить текст справки в строке состояния, откройте вкладку Строка состояния или вкладку Клавиша F1.

10. Запретите выполнение изменений в данной форме.

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Для этого:

1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.

2. Выберите Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.

3. Введите пароль для защиты формы в поле Пароль (Внимание! Сейчас Вы пароль не вводите!). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку OK

Создайте форму «Анкета» и сохраните ее под именем «Анкета» в папке «Word».

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Защита части текста Word от редактирования

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Читать еще:  Коды значения полей word

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Создание формы в Word

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » —> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

WORD: формы. Разработка форм в WORD. Поля, используемые при разработке форм

Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования текста, абзацев, списков, элементов автотекста, макросов.

Редактор Word имеет стандартный шаблон Normal, который загружается при открытии нового документа. Кроме того он имеет большое количество других шаблонов для создания записок, факсов, писем, публикаций и т. п. Чтобы найти требуемый шаблон, введите команду Создать, открывается окно диалога. Выберите подходящую по содержанию закладку, выберите в списке шаблонов нужный шаблон и щелкните по кнопке ОК. Шаблон может содержать поля ввода с текстом, который нужно заменить на свой, например, название организации, домашний адрес и т. п.

Читать еще:  Latex в word

В документ можно вставлять поля различного вида с помощью команды Вставка, Поле или панели инструментов Форма. Ограничимся рассмотрением тех полей, которые расположены на панели управления Форма.

Панель управления Форма вызывается командой Вид, Панели управления, установить флажок Формы. Поля формы панели имеют следующее значение:

— текстовое поле служит для вставки текста, чисел, дат и времени;

— флажок – предназначен для вставки элементов управления Флажок. Флажок может иметь два состояния: установлен или снят;

— список служит для ввода данных из списка;

— параметры поля формы служат для настройки свойств полей формы;

— затенение – предназначено для выделения полей формы серым цветом;

— защита – обеспечивает защиту постоянной информации от изменения. После установки защиты курсор будет перемещаться только по полям формы.

Другие элементы управления на панели инструментов Формы не являются полями формы.

Для установки поля формы в документ установите курсор в точку ввода и щелкните мышью по требуемой кнопке на панели инструментов Формы. Для удаления поля формы выделите его мышью и нажмите клавишу Del.

Параметры Текстового поля

После установки текстового поля в документ нужно, при необходимости, настроить его параметры. Окно настройки параметров вызывается щелчком мыши по соответствующей кнопке на панели инструментов, двойным щелчком мыши по полю формы или через контекстное меню. Окно настройки параметров имеет несколько списков и строку ввода. Список “Тип” позволяет установить тип поля: обычный текст, число, дата, время или вычисления. Счетчик “Максимальная длина” позволяет установить ограничения на длину поля формы. Список “Формат” позволяет устанавливать формат текста, даты, времени или числа. Строка ввода “Текст по умолчанию” позволяет вводить, в зависимости от установленного типа, текст, число, дату или формулу. Для каждого поля формы автоматически формируется закладка.

Окно настройки параметров поля со списком позволяет вводить данные в список, а также изменять порядок следования элементов списка с помощью кнопок порядок.

Пример создания шаблона

Предположим, что нам нужно вести учет спортсменов, прибывающих на соревнование по легкой атлетике. При этом требуются отразить следующие сведения: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, номер телефона, дата рождения, возрастная группа, вид соревнования, семейное положение, дистанция, личные достижения, является ли обладателем рекордов: мирового, европейского, республиканского.

1. Введите команду Файл, Создать. В окне диалога Создание документа щелкните по кнопке Новый документ, установите переключатель Шаблон и щелкните по кнопке ОК.

2. Введите неизменяемую часть информации (Заголовки, таблицу, текст, рисунки и др.).

3. Вставьте поля формы и настройте их свойства:

по умолчанию Стадион “Динамо”;

— Дата – поле типа Дата, длина 15, с шаблоном и примером заполнения;

— Время – текстовое поле, длина 10, заполнено по умолчанию;

— Возрастная группа – поле со списком;

Анкета участника соревнований

Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы

Когда-то несколько лет назад, когда мы изучали представленные на рынке решения для работы с электронными формами и возможность их применения у наших клиентов, то обратили внимание на один интересный факт — если в мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, приняты и развиваются ряд добротно проработанных стандартов, и вообще, по всей видимости, практически ни у кого не возникает вопрос по поводу того, что такие за звери e-forms, и для чего они нужны, то у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно (не скажу, что не используют вообще, нет конечно, используют, но, даже в таких областях как, например, розничная торговля, страхование, кредиты, . — предпочитают зачастую либо печатать бланк, отдавать на ручное заполенение, а потом обратно вводить данные (при хорошем раскладе здесь будет использована система распознавания бумажных форм), либо использовать собственные решения, где оператор вводит данные со слов клиента, а потом просто распечатывает все в виде отчета).

Что тому причиной, я не знаю, возможных вариантов много: и ориентация на в целом невысокую компьютерную грамотность (хотя то, что было актуально еще в начале 2000-х годов, сейчас почти неправда), и укоренившееся в сознании главенство бумажного докмента, и Бог его знает что еще. Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить, и даже, если получится свеcти его на «нет». Этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Ну скажите, многие ли в работе сталкивлись с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотябы слышать, например, об IBM Workplace Forms (кроме тех, конечно, кто внедряет или использует решения на базе Lotus)?! Собственно, по моим ощущениям, перечисленные продукты (впрочем, как и все остальные продукты для работы с электронными формами) у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки — т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя («а зачем нам еще один редактор форм для программиста — ему и своего хватает, да он и сам говорит, что оно ему не надо — он сделат лучше»)!

Поэтому, узнав что инструменты для работы с электронными формами (хотя сами разработчики предпочитают обходить этот термин — что в общем-то понятно, для электронных форм есть InfoPath) в Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время чтобы познакомиться с ним по-подробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.

Читать еще:  Структура окна редактора wordpad

Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:

  • Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо «на лету», проверять корректность заполнения полей. Соответсвенно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
  • Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: «достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают», до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача «достать данные» может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.

Ну все, хватит общих разглагольствований, давайте посмотрим, как и чего можно добиться, взяв за основу Microsoft Word 2007.

Итак, представьте себе такую задачу — к Вам обращается секретарь или бухгалтер занятый(ая) обработкой заявлений на отпуск от работников вашей компании. В вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде (печатают документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись). Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полуготовые шаблоны, в которых вместо специльно выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:

Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то «особо одаренный», который умудится что-то напутать, написать лишнего или просто случайно стереть лишнее. А компания у вас достаточно большая чтобы процент таких одаренных стал бы серьезной проблемой. А потому, за работу!

Первым делом, вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода. Найти эти поля можно на закладке «Разработчик», в группе «Элементы управления»:

Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:

  • Текст для поля [ФИО заявителя]
  • Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]
  • Выбор даты для [дата_нач], [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]

В результате наш документ приобретет примерно следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями навроде «Место для ввода даты», причем при если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):

Теперь нужно пройтись по всем только-что вставленным полям ввода и указать для них дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку «Свойства», все в той же группе «Элементы управления». В свойствах мы укажем:

  • названия полей
  • для полей с датами — формат отображения «dd.MM.yyyy»
  • для полей с выбором (которые у нас представляют года) — перечислим несколько лет.

Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:

Собственно, вот и весь первый этап. Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как «выпадающий список» или «календарь»:

Результат не плох, однако, остается еще одна проблема — случайная порча остального текста документа (от серьезной преднамеренной порчи, увы, защититься куда как сложнее). Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся той же закладкой «Разработчик», выбрав пункт «Защитить документ», а в нем включив элемент «Ограничить форматирование и редактирование»:

В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:

  • Поставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в качестве способа редактирования выберем «Ввод данных в поля форм»
  • Нажмем кнопку «Да, включить защиту» и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.

Все. Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины — текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

Как видите, ничего сложного или требующего специальных навыков нет (так что, закладка «Разработчик», скорее является потенциальным «пугалом», нежели отражает реальное состояние вещей). Однако, мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов. Я обязательно расскажу и об этом, но так как данный материал требует уже определенных навыков программирования его я решил вынести в отдельную статью.

P.S. Те, кому приходилось работать с подобными механизами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю — внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.

Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько «но», которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:

  • В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).
  • Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml (и опубликованный!) язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×