Содержание

Как убрать предметный указатель в word

Создание и обновление предметного указателя

Предметный указатель содержит список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Чтобы его создать, в документе следует пометить элементы предметного указателя (т. е. указать имя основного элемента и перекрестных ссылок в документе), а затем выполнить сборку предметного указателя.

Вы можете создать элемент указателя для отдельного слова, фразы или символа, чтобы получить тему, которая охватывает диапазон страниц или на другой элемент, например «Транспорт». Инструкции Велосипедов «. При выделении текста и пометке его в качестве элемента указателя Word добавляет специальную запись XE (элемент предметного указателя) поле, которая включает в себя помеченную главную запись и любые сведения о перекрестных ссылках, которые вы выбираете включить.

После того как все элементы предметного указателя будут помечены, следует выбрать вид указателя и собрать его. Приложение Word найдет все элементы с соответствующей пометкой, отсортирует их по алфавиту, добавит номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Пометка элементов указателя

Ниже приведен порядок действий для пометки слов или фраз предметного указателя. Также можно Пометить многостраничные фрагменты текста как элементы предметного указателя.

Выделите текст, который вы хотите использовать в качестве элемента предметного указателя, или щелкните место, куда требуется вставить элемент.

На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите команду Пометить элемент.

Текст в диалоговом окне Определение элемента указателя можно изменять.

Можно добавить дополнительный элемент в поле Дополнительный. Если необходим дополнительный элемент третьего уровня, в конце текста дополнительного элемента поставьте двоеточие.

Чтобы создать перекрестную ссылку на другой элемент, выберите Перекрестные ссылки в группе Параметры, а затем в поле введите текст другого элемента.

Чтобы изменить формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив в группе Формат номера страницы.

Чтобы пометить элемент указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все места в документе, которые содержат данный текст, нажмите Пометить все.

Чтобы пометить дополнительные элементы предметного указателя, выделите текст, перейдите в диалоговое окно Определение элемента указателя и повторите действия 3 и 4.

Создание предметного указателя

После того как элементы предметного указателя были помечены, его можно поместить в выбранное место в документе.

Щелкните место, куда требуется поместить предметный указатель.

На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите команду Предметный указатель.

В диалоговом окне Указатель можно выбрать формат текстовых элементов, номеров страниц, табуляции и заполнителей.

Можно изменить общий вид предметного указателя в раскрывающемся меню Форматы. Слева в верхней части экрана отобразится окно предварительного просмотра.

Нажмите кнопку ОК.

Правка и форматирование элементов предметного указателя и его обновление

Если после создания предметного указателя будут добавлены новые элементы, для их отображения следует обновить предметный указатель.

Если поля XE не отображаются, нажмите кнопку Показать/спрятать в группе Абзац на вкладке Главная.

Найдите поле XE для элемента, текст которого необходимо изменить, например: <XE «Каллисто» t «см. Спутники» >.

Чтобы изменить текст или форматирование элемента указателя, измените текст внутри кавычек.

Чтобы обновить предметный указатель, щелкните его и нажмите клавишу F9. С той же целью можно выбрать команду Обновить указатель в группе Предметный указатель на вкладке Ссылки.

В случае обнаружения ошибки в предметном указателе следует найти в указателе элемент, который требуется изменить; затем следует внести необходимые исправления и обновить предметный указатель.

Удаление элементов предметного указателя и его обновление

Выделите код поля, включая фигурные скобки (<>), и нажмите клавишу DELETE.

Если поля XE не отображаются, нажмите кнопку Показать/спрятать в группе Абзац на вкладке Главная.

Создание предметного указателя в Word 97–2003

Определение элементов указателя

Издание «Программа развития научной библиотеки» мы хотим снабдить предметным указателем. Таким:

Для этого в тексте нужно пометить понятия, которые мы хотим увидеть в этом указателе. Просматриваем текст и ищем нужные слова.

Вот слово «КАТАЛОГ». Выделим нужное слово из текста (выделяйте без окончаний), нажмём Shift + Alt + X (или меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, Пометка). В появившемся окне «Определение элемента указателя» можно поменять форму представления этих понятий: например, не «каталог», а «каталоги». Теперь нажать кнопку «Пометить».

Вы видите, что в тексте добавилось поле XE , оформленное как скрытый текст. То есть, если нажать кнопку «Непечатаемые знаки» , то этого поля не будет видно.

Сейчас мы пометили одно место из текста, но ведь в этом тексте о разных каталогах сказано много раз на разных страницах – что же придётся вылавливать их по одному? Нет, для пометки этого понятия сразу во всём тексте нужно в окне «Определение элемента указателя» нажать кнопку «Пометить все». Теперь понятно, почему мы выделяли часть слова без окончаний: чтобы помечалось всё независимо от грамматических форм.

Читать еще: Символ ключа в word

Вот как это будет выглядеть в предметном указателе:

каталог 1, 7, 12, 17, 18, 19, 20, 21, 27, 28, 31, 32, 34, 38, 42, 43, 47, 49

Однако в тексте речь идет о разных каталогах: генеральном, алфавитных, систематических, электронном. Хочется, чтобы всё это нашло отражение в предметном указателе. Значит, нужно создать многоуровневый указатель.

Многоуровневый указатель

Эта часть текста рассказывает об истории создания системы каталогов. В указателе это должно выглядеть так:

вид в предметном указателе

Значит, основным элементом будет « каталоги », дополнительным – « история ».

Выделим нужное слово из текста, нажмём Shift + Alt + X (или меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, Пометка). Пишем нужную форму основного и дополнительного элементов.

Теперь это место из текста, которое должно быть включено в предметный указатель, нами помечено. В фигурных скобках появилось значение «каталоги: история».

Теперь мы хотим, чтобы в ПУ отразились «систематические каталоги».

вид в предметном указателе

Нужно выделить всё словосочетание, но в окне «Определение элемента указателя» сформулировать по правилам тезауруса: каталоги – систематические. ВНИМАНИЕ, на этот раз нажимаем кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте словосочетание «систематического каталога» пометилось назначенным нами словами.

Теперь нужно из всего остального текста выбрать упоминания о систематическом каталоге и разметить их также. Через обычный полнотекстовый поиск ищем все грамматически формы, поэтому не пишите окончаний.

Не забудьте, что нужно нажимать кнопку П ометить всё, чтобы во всём оставшемся тексте попадающие словосочетания пометилось назначенным нами словами:

То же проделать с «картотеками журнальных статей», «алфавитным каталогом» и др. терминами.

Из сведений об электронном каталоге мы решили выделить информацию о базах данных – это значит, что понадобится элемент третьего уровня: каталоги – электронный – базы данных. Для этого после текста второго уровня нужно поставить двоеточие.

Поле того, как текст размечен, можно сформировать предметный указатель. Меню Вставка, Ссылка, Оглавления и указатели, вкладка Указатель. Здесь же можно выбрать и внешний вид вашего указателя.

Создание предметного указателя в Word 20 10

Определение элементов указателя

Издание «Программа развития научной библиотеки» мы хотим снабдить предметным указателем. Таким:

Вот слово «КАТАЛОГ». Выделим нужное слово из текста (выделяйте без окончаний), нажмём Shift + Alt + X (или вкладка Ссылки, раздел «Пометить документ»).

В появившемся окне «Определение элемента указателя» можно поменять форму представления этих понятий: например, не «каталог», а «каталоги». Теперь нажать кнопку «Пометить».

Вот как это будет выглядеть в предметном указателе:

каталог 1, 7, 12, 17, 18, 19, 20, 21, 27, 28, 31, 32, 34, 38, 42, 43, 47, 49

Многоуровневый указатель

Эта часть текста рассказывает об истории создания системы каталогов. В указателе это должно выглядеть так:

вид в предметном указателе

Значит, основным элементом будет « каталоги », дополнительным – « история ».

Выделим нужное слово из текста, нажмём Shift + Alt + X (или вкладка Ссылки, раздел «Пометить документ»). Пишем нужную форму основного и дополнительного элементов.

Теперь мы хотим, чтобы в ПУ отразились «систематические каталоги».

вид в предметном указателе

Теперь нужно из всего остального текста выбрать упоминания о систематическом каталоге и разметить их также. Через обычный полнотекстовый поиск (вкладка Главная, раздел Н айти; или CTRL + F ) ищем все грамматически формы, поэтому не пишите окончаний.

То же проделать с «картотеками журнальных статей», «алфавитным каталогом» и др. терминами.

Читать еще: Функция if в word

Внимание. Если Вы что-то добавляете или убираете в указателе – не забудьте обновить его, чтобы все изменения в нём отразились.

Создание указателя

Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах — скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап — это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.
Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
Щелкните на кнопке Пометить.

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)

Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды. В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.

Закончив, щелкните на кнопке Закрыть.

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу , которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.
Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.
Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Рис. 22.4. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели

Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. В области Образецпечатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

Щелкните на кнопке ОК.

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)

Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.
Используйте комбинацию клавиш для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря

Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа.

Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение и имя файла значения не имеют (Рис. 22).

Таблица в файле должна состоять из двух столбцов.

В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст,

который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста.

В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе.

Читать еще: Как разбить word на несколько файлов

Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж, необходимо создать такой элемент таблицы:

Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.

Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж, а в предметном указателе слово Парижбыло представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город, необходимо создать такой элемент таблицы (Рис. 23):

После создания и сохранения файла со словарем надо пометить элементы в тексте документа.

§ Во вкладке Ссылкив группе Предметный указательнажмите кнопку Предметный указатель.

§ Во вкладке Указательокна Указатель(Рис. 24) нажмите кнопку Автопометка.

Рис. 24 Автоматическая пометка элементов указателя

§ В окне Открытие словаряуказателя (Рис. 25) дважды щелкните по значку файла словаря или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

Рис. 25 Открытие словаря указателя

Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.

Независимо от способа пометки элементов указателя в документе будет автоматически включен режим отображения непечатаемых знаков. Рядом с помеченным элементом будет отображено специальное поле XE(Рис. 26).

Рис. 26 Помеченный элемент предметного указателя

Сложное форматирование документов Word 2007

Сноски

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации.

Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).

Для работы со сносками предназначена панель «Сноски».

Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку «Вставить сноску» (Ctrl+Alt+F). В тексте, в том месте где находился курсор появится значок сноски, а внизу страницы — горизонтальная разделительная линия и номер сноски.

Для вставки концевой сноски предназначена кнопка «Вставить концевую сноску» (Ctrl+Alt+D).

Для более тонких настроек сносок служит окно панели «Сноски».

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.

Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки «Следующая сноска».

Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

Перекрестные ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа.

В Ворде 2007 можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели «Названия».

Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.

Введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

Нажмите кнопку «Перекрестная ссылка».

В открывшемся окне в выпадающем списке «Тип ссылки» надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться.

В выпадающем списке «Вставить ссылку на» надо указать данные, которые следует добавить в документ.

Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок «Вставить как гиперссылку» должен быть установлен.

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Переключаться между режимами отображения кодов полей и значений полей можно при помощи сочетания клавиш Alt+F9.

Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.

Предметный указатель

Предметный указатель — это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

отдельных слов, фраз, символов;
разделов;
ссылок.

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель «Предметный указатель».

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку «Пометить элемент» на панели «Предметный указатель».

При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку «Предметный указатель» и при необходимости в появившемся окне произведите окончательные настройки.

Закладки

Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу — они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку «Закладка» на панели «Связи» ленты «Вставка».

В появившемся окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные.

Для работы с библиографией и цитатами служит панель «Ссылки и списки литературы»

Библиография — это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия «библиография» и «цитаты» тесно взаимосвязаны.

Данные элементы форматирования присутствуют, как правило, в научных работах, поэтому, более подробно на них останавливаться не будем.

В начало страницы