Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как связать диаграмму excel с word

Работа с диаграммами Excel в документах Word

Чтобы вставить диаграмму Excel в документ Word, скопируйте ее из буфера обмена или примените команду Объект меню Вставка в Word. При вставке диаграммы Excel из буфера обмена она по умолчанию будет представлена изображением. Меню смарт-тега дает рам возможность вставить диаграмму, в виде внедренного объекта или объекта, связанного с исходным файлом.

Как и в случае таблицы, вы можете выбрать в, Word команду Специальная вставка меню Правка и затем указать конечный формат диаграммы. Если диаграмма скопирована из листа диаграммы книги Excel, доступны следующие форматы; Диаграмма Microsoft Office Excel (объект) (Microsoft Excel Chart Object), Рисунок (Picture), Точечный рисунок (Bitmap) и Метафайл Windows (EMF) (Picture (Enhanced Metafile)). При вставке в формате объекта внедряется вся книга Excel целиком, а не только лист диаграммы, что значительно «утяжеляет» документ Word (особенно если книга Excel содержит большой объем дополнительной информации). В трех других вариантах создаются рисунки, формат Рисунок наиболее экономичный по потребляемой памяти, но вам следует по результатам экспериментов самим выбрать наиболее подходящий формат для текущего документа Word. Когда вы копируете диаграмму, внедренную в лист Excel (для этого сначала нужно в листе выделить область диаграммы), форматы Рисунок и Точечный рисунок не будут присутствовать в меню специальной вставки.

Если для экрана установлено высокое разрешение и вы копируете лист диаграммы, настроенный по размеру окна, возможно, вы попытаетесь поместить в буфер обмена больше пикселов, чем в состоянии принять ваша система. Если при таких условиях вставить диаграмму в Word, не исключается ее обрезка. Чтобы решить эту проблему, вернитесь в Excel, внедрите диаграмму на другой лист (щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, выберите команду Размещение (Location) в контекстном меню и укажите лист) и затем скопируйте полученную внедренную диаграмму. Если в Word диаграмма все равно обрезается, попробуйте уменьшить размер внедренной диаграммы в Excel.

Для того чтобы внести изменения в диаграмму, внедренную в документ Word как объект, дважды щелкните на ней. Поскольку Word внедряет всю книгу Excel, вы получите доступ как к исходной диаграмме, так и к сопутствующим данным. Таким образом, вы можете изменить как вид диаграммы (то есть параметры форматирования), так и данные, отображаемые на ней.

Когда вы начнете в Word редактировать внедренный объект, источником которого была диаграмма, внедренная в лист Excel, то обнаружите, что Excel отображает диаграмму на отдельном листе диаграммы. Пусть вас это не смущает, с исходной книгой ничего вами не оговоренного не случится, поскольку вы работаете только с копией, а не с оригиналом.

Чтобы вставить со связыванием диаграмму Excel в документ Word, выберите в Excel команду Копировать меню Правка. Затем выберите в Word команду Специальная вставка в меню Правка. Укажите целевой формат, установите переключатель в положение Связать (Paste Link) и затем нажмите кнопку ОК. Для связывания диаграммы подходит любой формат, кроме Метафайла Windows (EMF).

Диаграмму Excel можно внедрить другим способом: выполнить в Word команду Объект из меню Вставка и выбрать затем тип объекта Диаграмма Microsoft Office Excel на вкладке Создание диалогового окна Вставка объекта. Word сначала отобразит диаграмму-заготовку, показанную на рис. 23.8. Зная, что вряд ли для вас актуальны именно данные о расходах на питание, бензин и проживание за месяцы с января по июнь, Word сразу же включает режим редактирования. Разумно заместить эту показательную информацию в рабочем листе своими данными. В окне Excel вы найдете один рабочий лист (Лист1) и лист диаграммы (Диаграмма1) с заготовкой.

Рис. 23.8. При выборе команды Объект в меню Вставить Word предоставляет вам заготовку для создания собственной диаграммы

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Вставка диаграммы из таблицы Excel в Word

Вставка диаграммы Excel в документ Word

Копирование и вставка — наиболее простой способ добавления диаграммы из электронной таблицы Excel в документ Word.

Вы можете изменить диаграмму, обновить ее и переконструировать, не покидая Word. Если вы изменяете данные в Excel, вы можете автоматически обновлять диаграмму в Word.

В Excel выделите диаграмму, а затем нажмите клавиши CTRL + C или перейдите на вкладку главная > Копировать.

В Word документе щелкните в том месте, где вы хотите вставить диаграмму, и нажмите клавиши CTRL + V или перейдите на вкладку главная > Вставить.

Примечание: Диаграмма будет связана с исходной электронной таблицей Excel. При изменении данных в таблице диаграмма будет обновляться автоматически.

В Word выделите диаграмму.

На странице конструктор диаграмм или Работа с диаграммами > данные > Обновить данные.

Вы можете изменить макет и данные диаграммы в Word.

Примечание: Диаграмму, вставленную в виде изображения, невозможно отредактировать, но можно настроить само изображение. Выделите диаграмму, а затем в разделе Формат рисунка или Работа с рисункамивыберите нужный вариант.

Редактирование диаграммы в Word

На вкладке конструктор диаграмм или Работа с диаграммами откройте > данные > изменить данные и выберите один из указанных ниже вариантов.

Выберите Изменить данные, чтобы изменить диаграмму в Word.

Выберите Изменить данные в Excel.

Примечание: В Word 2010 диаграмма открывается в Excel для редактирования.

Вы также можете изменить диаграмму в Word с помощью любой из четырех кнопок, которые появляются при выборе диаграммы.

Параметры макета
Укажите, как объект будет взаимодействовать с окружающим его текстом.

Элементы диаграммы
Добавляйте, удаляйте или изменяйте элементы диаграммы, такие как заголовок, легенда, линии сетки и метки данных.

Стили диаграмм
Задайте стиль и цветовую схему для диаграммы.

Фильтры диаграмм
Изменение данных, которые будут отображаться на диаграмме.

Читать еще:  Курсы word онлайн

Нажмите любую кнопку, чтобы просмотреть доступные параметры.

Существует пять вариантов вставки диаграмм Excel в документы Word. В двух случаях в документ внедряется копия всей книги, еще в двух диаграмма остается связанной с исходной книгой, а в последнем — преобразуется в рисунок. Если ни один из этих параметров ничего не устраивает, вы также можете выбрать команду Специальная Вставка.

В Excel выделите диаграмму, которую вы хотите вставить в Word, а затем нажмите клавиши CTRL + C или перейдите на домашнюю > копию.

В Word выберите Главная, а затем в списке Вставка выберите один из пяти параметров вставки.

Примечание: Наведите указатель на параметр, чтобы прочитать его описание.

Использовать конечную тему и внедрить книгу

Соответствует теме Word

Копия книги Excel внедряется вместе с диаграммой. При этом диаграмма не сохраняет связь с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные во внедренной книге.

Сохранить исходное форматирование и внедрить книгу

Используется тема Excel

Копия книги Excel внедряется вместе с диаграммой. При этом диаграмма не сохраняет связь с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные во внедренной книге.

Использовать конечную тему и связать данные

Это параметр вставки по умолчанию (Ctrl+V).

Соответствует теме Word

Диаграмма остается связанной с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные в исходной книге. Вы также можете выбрать Работа с диаграммами > конструктор > Обновить данные.

Сохранить исходное форматирование и связать данные

Используется тема Excel

Диаграмма остается связанной с исходной книгой. Для автоматического обновления диаграммы измените данные в исходной книге. Вы также можете выбрать Работа с диаграммами> конструктор > Обновить данные.

Вы не можете обновить данные или изменить диаграмму, но можете настроить внешний вид диаграммы. В разделе Работа с рисункаминажмите кнопку Формат.

Основные различия между внедренными и связанными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как они обновляются после вставки в документ Word.

Связанный объект
Сведения из объекта, связанного в Word, хранятся в исходном файле и могут быть обновлены при изменении исходного файла. Если размер файла имеет значение, пользуйтесь связанными объектами.

Внедренный объект
Сведения из объекта Excel, внедряемого в Word, не изменяются при изменении исходного файла Excel. После внедрения объект больше не является частью исходного файла и не отражает внесенные изменения.

Перейдите к разделу вставка > текстового > объекта.

Перейдите в раздел Создание из файла > Обзори найдите файл, который нужно вставить в документ Word.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Чтобы добавить файл в качестве связанного объекта, выберите команду связать с файломи нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить файл в качестве внедренного объекта, установите флажок в виде значка, а затем нажмите кнопку ОК.

Использование рисунка на диаграмме

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Вы можете усовершенствовать диаграммы, вставив в область диаграммы рисунок (например, эмблему компании). Или заливки рисунка можно использовать для привлечения внимания к определенным элементам диаграммы, такие как область диаграммы, область построения, маркеры данных (в столбце, панель, область, пузырьковых, Объемный график и заполненные лепестковые диаграммы), легенда (в плоской и объемной диаграммы) или трехмерные стены и потолок диаграммы.

Вы также можете скопировать изображение в диаграмму или к элементам диаграммы, такие как маркеры данных в плоскости графики, точечные диаграммы или без заливки Лепестковая диаграмма. Если рисунок не нужен, его можно удалить.

Вставка рисунка в диаграмме

Щелкните в области диаграммы.

На вкладке Вставка в группе иллюстрации нажмите кнопку рисунки.

Перейдите к рисунку, который хотите вставить, и дважды щелкните его.

Совет: Чтобы добавить несколько рисунков, удерживая клавишу CTRL, щелкните рисунки, которые вы хотите вставить, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер изменения размера центра рисунка или от при этом выполняя одно из следующих действий:

Чтобы сохранить положение центра изображение на прежнем месте, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Чтобы сохранить пропорции рисунка, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте клавишу SHIFT.

Чтобы сохранить положение центра рисунка на прежнем месте и пропорции, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте клавиши CTRL + SHIFT.

Можно также изменить размеры рисунка точной высоты и ширины, выбрав нужный рисунок, а затем введите нужный размер в поля Высота фигуры и Ширина фигуры (вкладка «Формат «, группа » размер «).

Чтобы переместить рисунок, перетащите ее в нужное место, который вы хотите.

Примечание: Рисунки, которые можно вставлять в диаграмме внедренные диаграммы и таким образом увеличить размер файла. Чтобы уменьшить размер файла, вы можете связать к рисунку, а не ее вставки. В диалоговом окне Вставка рисунка нажмите кнопку рисунок, который вы хотите вставить, щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить и нажмите кнопку связать с файлом.

Заливка элементов диаграммы и рисунка

На диаграмме щелкните область диаграммы, область построения, маркер данных, условные обозначения, объемной стен или объемной этажа, которую требуется заполнить рисунка.

Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.

На вкладке Формат в группе Стили фигур нажмите кнопку Заливка фигуры .

Перейдите к рисунку, который хотите вставить, и дважды щелкните его.

Копирование изображения в диаграмму или элемент диаграммы

Выберите рисунок, который нужно скопировать и нажмите клавиши CTRL + C.

Читать еще:  Расшифровка pdf в word

Щелкните область диаграммы или элемент диаграммы, в которую нужно вставить изображение.

Нажмите клавиши CTRL + V, чтобы вставить выделения.

Удаление фотографии из диаграммы

Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Чтобы удалить рисунок, который был добавлен в диаграмме, нажмите кнопку рисунок и нажмите клавишу DELETE.

Чтобы удалить рисунок, который был указан в элемент диаграммы, выделите этот элемент диаграммы, а затем выполните следующее:

На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент нажмите кнопку Формат выделенного фрагмента.

На странице линии и заливка вкладке , разверните заливки и выберите Автоматическое.

Совет: Чтобы удалить рисунок и другие эффекты заливки, которые применяются для выделенного элемента диаграммы, выберите Нет заливки.

Вставка рисунка в диаграмме

Щелкните в области диаграммы.

Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.

На вкладке Макет в группе Вставить нажмите кнопку рисунок.

Перейдите к рисунку, который хотите вставить, и дважды щелкните его.

Совет: Чтобы добавить несколько рисунков, удерживая клавишу CTRL, щелкните рисунки, которые вы хотите вставить, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер изменения размера центра рисунка или от при этом выполняя одно из следующих действий:

Чтобы сохранить положение центра изображение на прежнем месте, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Чтобы сохранить пропорции рисунка, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте клавишу SHIFT.

Чтобы сохранить положение центра рисунка на прежнем месте и пропорции, при перетаскивании маркера изменения размера удерживайте клавиши CTRL + SHIFT.

Можно также изменить размеры рисунка точной высоты и ширины, выбрав нужный рисунок, а затем введите нужный размер в поля Высота фигуры и Ширина фигуры (вкладка «Формат «, группа » размер «).

Чтобы переместить рисунок, перетащите ее в нужное место, который вы хотите.

Примечание: Рисунки, которые можно вставлять в диаграмме внедренные диаграммы и таким образом увеличить размер файла. Чтобы уменьшить размер файла, вы можете связать к рисунку, а не ее вставки. В диалоговом окне Вставка рисунка нажмите кнопку рисунок, который вы хотите вставить, щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить и нажмите кнопку связать с файлом.

Заливка элементов диаграммы и рисунка

На диаграмме щелкните область диаграммы, область построения, маркер данных, условные обозначения, объемной стен или объемной этажа, которую требуется заполнить рисунка.

Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.

На вкладке Формат в группе Стили фигур выберите элемент Заливка фигуры.

Перейдите к рисунку, который хотите вставить, и дважды щелкните его.

Копирование изображения в диаграмму или элемент диаграммы

На листе или в диаграмме выберите рисунок, который нужно скопировать.

На вкладке Главная в группе буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

Сочетание клавиш чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL + C.

Щелкните область диаграммы или элемент диаграммы, в которую нужно вставить изображение.

На вкладке Главная в группе буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

Сочетания клавиш для вставки выделения, нажмите клавиши CTRL + V.

Удаление фотографии из диаграммы

Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Чтобы удалить рисунок, который был добавлен в диаграмме, нажмите кнопку рисунок и нажмите клавишу DELETE.

Чтобы удалить рисунок, который был указан в элемент диаграммы, выделите этот элемент диаграммы, а затем выполните следующее:

На вкладке Макет в группе Текущий фрагмент нажмите кнопку Формат выделенного фрагмента.

Нажмите кнопку заполнить и в группе Заливка выберите значение автоматически.

Совет: Чтобы удалить рисунок и другие эффекты заливки, которые применяются для выделенного элемента диаграммы, выберите Нет заливки.

Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка» . Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

— нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

— или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V» . В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать» , выбрать вариант вставки и нажать ОК.

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

Читать еще:  Зеркальные поля в word 2020

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей ( ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой ( CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь , не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь .

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

Как связать диаграмму excel с word

Медведева Татьяна Александровна
Муниципальное Бюджетное Общеобразовательное Учреждение
Арбатская Средняя Общеобразовательная школа
Республика Хакасия, Таштыпский район, с. Арбаты
2016г

Работа с диаграммами — связь MS Excel и Word

Цель: Обучить последовательному действию оптимизации работы с диаграммами

Задачи:

Передать коллегам личный опыт по предложенной теме.

Оказать помощь педагогам, участникам Учпортфолио, в эффективном использовании и оптимизации работы с диаграммами при подготовке отчётов, материалов к аттестации, урокам.


Обычно для составления отчета мы используем Word, а диаграммы удобнее составлять в Exсel. Построив диаграмму в Excel, копируем её и вставляем в документ. В ходе работы бывает, что данные меняются. В этом случае приходится операцию повторять вновь. Можно ли автоматизировать этот процесс? Нужно связать эти два документа. Как это сделать? Этому посвящен данный мастер-класс.

Шаг 1
Открываем одновременно два документа: Word и Excel

Шаг 2
Далее выделяем диаграмму, созданную в Exсel, и копируем в буфер обмена (правая кнопка мыши
(ПКМ) —копировать).

Шаг 3
В документе Word выбираем вкладку «Специальная вставка».

Шаг 4
В следующей вкладке выбираем радиокнопку «Связать» (щелчок ЛКМ) и выбираем «Диаграмма Microsoft Office Excel (объект)».

Шаг 5
Заканчиваем операцию нажатием кнопки ОК.
Теперь в указанном месте документа Word появится диаграмма, связанная с файлом Excel.

Шаг 6
По мере необходимости вносим изменения в данные Excel

Одновременно меняются данные диаграммы, скопированной и связанной в Word.

Шаг 7
Если изменения не отразились, то правой кнопкой мыши кликаем по диаграмме в Word, выбирая в контекстном меню «Обновить связь». Все изменения будут отображаться в диаграмме.

Шаг 8
Если в этот момент текстовый файл был закрыт, то при следующем открытии программа сообщит вам об изменениях в диаграмме.

Опытным пользователям этот прием знаком. Надеюсь, кому-то эта информация пригодится. Желаю удачи!

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×