Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экспресс блоки word

Департамент ИТ

Часто при создании документов в Microsoft Word 2007 появляется необходимость вставлять в текст разных документов одинаковые фрагменты, такие как адрес, реквизиты, стандартные фразы писем или договоров. В таких случаях одни сотрудники находят старый документ и копируют фрагмент текста из него, другие создают отдельные файлы шаблонов и копируют из них, третьи набирают весь текст заново и т.п. Но в Microsoft Word 2007 для подобных случаев есть очень удобная функция «Экспресс-блоки», с помощью которой можно сохранить часто используемый фрагмент в самом Word. При этом вы получаете быстрый и удобный способ вставки данного фрагмента в текст любого документа.

Для того чтобы сохранить часто используемый фрагмент выделите его мышкой, на панели «Вставка» нажмите кнопку «Экспресс-блоки» и выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков…»(рис.1)

В появившемся окне введите имя экспресс-блока и нажмите «Ok» (Рис.2)

Теперь Вы можете в любой момент вставить сохраненный фрагмент в любой документ. Для этого установите курсор мыши в то место, куда собираетесь производить вставку, на панели «Вставка» нажмите кнопку «Экспресс-блоки» и выберите нужный Вам фрагмент (Рис.3)

Важно заметить, что когда вы будите закрывать Microsoft Word после сохранения экспресс-блока у Вас откроется окно с вопросом сохранить или нет файл со стандартными блоками. Нужно ответить «Да».

Прочтите также:

Комментарии к статье:

Очень полезная функция. Я использую ее для написания длинных названий организаций, например Главное управление по вопросам взаимодействия со средствами масовой информации и связей с общественностью…. (дальше тоже есть) я заменяю следующей комбинацией ГУСМИ+F3 и у меня вставляется все это длинное название. Очень удобно для вставки реквизитов (банковские счета, и др. данные) К вашему примеру хочу добавить и свои, которые освещаю на http://ccinet.info/avtotekst-dlya-uskoreniya-raboty-v-word.html

описание использования кнопки не достаточно а ещё претендуете на лидерство международное сначала с недоделками, которые имеются во всех сферах и на всех уровнях деятельности разберитесь а то только пальцы гнуть можете

всё хорошо и правильно но как удалить или заменить запись из окна экспресс блока или всё он там так и останется как то всё половинчато

@ галина:
Удалить экспресс-блок: Вставка — Экспресс-блоки — Организатор стандартных блоков. В появившемся окне найти ненужный экспресс-блок, выделить его (щелкнув по нему), нажать кнопу «Удалить» в нижней части окна.
Для изменения экспресс-блока необходимо добавить его в текст и изменить содержимое (или самостоятельно набрать всё содержимое), а дальше как описано в тексте урока. Но если старый экспресс-блок больше не нужен, то его необходимо удалить.
Пользоваться экспресс-блоками Вы сможете на том компьютере, где создавали их.

@ Галина:
Не оскорбляйте людей, которые желают помочь. От Вашего комментария никакой пользы! Поговорить, что ли, не с кем?

Экспресс-блоки в MS Word — легкое управление шаблонами документов

Экспресс-блоки упрощают работу с текстовым редактором

Если вам достаточно часто приходится иметь дело с набором текстовых документов выполненных по какому-либо стандарту, то вам должно быть уже хорошо знакома такая замечательная функция текстового редактора MS Word, как экспресс-блоки. С их помощью мы можем заранее настроить ряд часто употребляющихся «смысловых блоков» документа (титульного листа, шапки, стилистики подписей и т.п.), а затем, просто собирать готовый документ из этих блоков, как конструктор Lego.

Особенно хорошо освоить экспресс-блоки MS Word тем, кому по работе часто приходится иметь дело с формами и отчетами. Конечно у вас уже наверняка имеются своеобразные «шаблоны» типовых документов, лежащие где-то на жестком диске компьютера, однако освоив нехитрую технику работы с экспресс-блоками изложенную в этой статье, вы сможете значительно упростить свою работу и оставить больше времени на чай и перекуры 🙂

Пример шаблона который всегда нужен под рукой — реквизиты организации

Создание экспресс-блоков в MS Word

Для начала разберем чисто практический пример часто используемого шаблона — подпись руководителя и реквизиты компании. Откуда обычно вы берете эти данные? Большинство даже квалифицированных пользователей MS Word просто копирует их из другого документа. Но давайте уже будем рациональны!

Первым делом создайте новый документ MS Word и скопируйте туда нужный текст вашего будущего шаблона экспресс-блока. Все выглядит идеально? Тогда продолжаем.

Создаем новый экспресс-блок в MS Word и прощаем себе жизнь

Выделяем нужный фрагмент текста целиком, затем на панели «Вставка» в группе «Текст» находим инструмент «Экспресс-блоки» и щелкаем на него. В раскрывшемся списке выбираем последний пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

В появившемся окне вводим осмысленное имя для создаваемого экспресс-шаблона, чтоб не запутаться в дальнейшем, при необходимости описание, в поле «Сохранить в» выбираем Normal.dotm

Теперь нажимаем «Ок». Поздравляю, экспресс-блок создан!

Проверим как это работает: закроем MS Word и откроем его снова. Создадим новый документ и снова перейдем на панель «Вставка», где щелкнем по инструменту «Экспресс-блоки».

В списке экспресс-блоков появился и наш шаблон. Щелкните по нему мышью, и его содержимое тотчас появится в документе на том месте, где установлен курсор мыши.

Только что созданный экспресс-блок появился на панели инструментов.

Таким же образом вы можете сделать любое количество экспресс-шаблонов для текстового редактора MS Word, было бы только желание…. или рабочая необходимость!

Секреты Microsoft Word, которые упростят и ускорят вашу работу

Пополните запас знаний о Microsoft Word, чтобы использовать возможности текстового редактора быстро, просто и к месту.

Читать еще:  Как убрать автора в word

Неподдельный интерес читателей Лайфхакера к статье о 10 функциях Microsoft Word, которые полезно применять в своей работе, дал понять, что тему стоит развивать. Что ж, давайте продолжим.

1. Замените шрифт по умолчанию

Ваши личные предпочтения и стандарты корпоративного делопроизводства обязывают применять некоторый шрифт определённого размера, например Arial, 14 пт. Жаль, конечно, что Word об этом не догадывается и раз за разом после запуска предлагает печатать Calibri, 11 пт. Поэтому вы снова и снова меняете шрифт для каждого нового документа. На это уходят секунды, а в масштабах прожитых лет — часы. Может, пора раз и навсегда с этим разобраться?

Укажите шрифт и его размер, который будет использован по умолчанию во всех новых файлах.

Перейдите во вкладку «Главная», активируйте диалоговое окно «Шрифт», задайте желаемые значения и нажмите на кнопку «По умолчанию», расположенную в левом нижнем углу. Вас переспросят, стоит ли сохранить изменения для текущего файла или для всех документов. Смело соглашайтесь на второе.

Сохраняем текущий шрифт и его размер для всех новых документов

2. Используйте базу синонимов

Конечно, научные пособия по точным дисциплинам и юридический документооборот со строгой лексикой не терпят подмены терминов. Но в полуделовом и обыденном письме вполне приемлемо (а то и просто необходимо) употреблять разные слова со схожими значениями. Так ваш текст потеряет монотонность, улучшит читаемость, приобретёт окраску и в целом выставит вас в лучшем свете. Однако как быть, если словарный запас не столь велик или голова отказывается думать? Без конца ползать в браузер за помощью?

Встроенный в Word тезаурус поможет вам без лишних хлопот подобрать синоним.

Найдите часто повторяющееся слово и кликните по нему мышью с зажатой клавишей Alt. В правой части экрана отобразится информационное окно, внизу вы и найдёте словарь синонимов.

Синонимы договора — контракт и соглашение.

3. Быстро перемещайте элементы списка

Не секрет, что маркированные и нумерованные перечни облегчают восприятие информации. Глаз цепляется за их отдельные составляющие и передаёт разобранную структуру нашему мозгу, что облегчает запоминание. Именно поэтому реклама, презентации, отчёты и планы на жизнь очень часто строятся по принципу списков. Всё бы хорошо, но далеко не все хотят с ними связываться прежде всего из-за неудобства форматирования. Частный случай — перемещение строчек относительно друг друга, которое обычно проходит под аккомпанемент непрерывного копипаста. Хватит насилия над C и V.

Комбинация Alt + Shift + ↑(↓) переместит текущий элемент в заданном направлении.

Впрочем, эти горячие клавиши работают и для абзацев. Вы можете вклинивать куски текста даже между пунктами списка.

Перемещение абзаца между элементами списка

4. Применяйте неразрывные пробелы

У бухгалтеров и экономистов есть золотое правило: нолики и другие цифры от больших сумм не должны разноситься по разным строкам. Примерно такая же установка есть у секретарей, по мнению которых инициалы не должны отваливаться от фамилий. Но Word не утруждает себя чужими профессиональными привычками и без зазрения совести разлучает неразлучное. И здесь многие неокрепшие женские психики начинают сдавать. Груды непристойностей адресуются системному администратору (мужу, клиенту, Гейтсу), после чего просто удаляются пробелы, а с ними, кажется, и проблемы. «Награда» самообмана — неразборчивость и аляпов а тость.

Неразрывные пробелы препятствуют разделению строк в указанном месте для большей удобочитаемости. Нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для вставки неразрывного пробела.

Неразрывные пробелы полезно проставлять в сокращениях (например, т. д.), между числами и единицами измерения (например, 100 кг), между специальными символами и относящимися к ним числами (например, № 55). В режиме отображения непечатаемых знаков неразрывный пробел выводится в виде кружка.

Сверху представлен текст с обычными пробелами, а снизу — с неразрывными

5. Используйте коды полей

Продолжим тему магии электронных бумажек и виртуальных денег. Опытный работник финансового сектора применяет в своей работе настраиваемые поля. Они используются как заполнители для переменных данных в шаблонном файле.

Работа с кодами полей может показаться вам немного неудобной, но при должной сноровке в типовых документах она всё же полезна. Достаточно внести небольшую правку в стандартный договор оказания услуг, обновить поля, и вам не придётся перепечатывать кучу текста.

Например, с помощью кодов полей легко переводить шестизначные (жаль, что так мало) числа в пропись. Эта обычная практика позволяет избежать недоразумений, если ваш партнёр захочет пририсовать парочку цифр в уже распечатанный документ. Другой распространённый случай — вставка даты создания документа.

Комбинация Alt + F9 переключает режимы отображения кодов полей и их значений.

Перейдите на вкладку «Вставка», найдите «Экспресс-блоки» и кликните по «Полю». Хотя можно поступить и проще: нажмите Ctrl + F9. Когда появятся фигурные скобки, введите внутри них команду =989152*CardText. Редактор пропишет указанное число как «девятьсот восемьдесят девять тысяч сто пятьдесят два».

С полями, их кодами и ключами вы можете создавать куда более сложные вещи. Познакомьтесь с этим мощным инструментом, и автоматизация вашей работы существенно расширится.

Для наглядности поля обозначаются серой рамкой. Но её не видно при печати документа

6. Установите пароль на открытие документа

Несанкционированный доступ к вашему компьютеру, флешке или облачному хранилищу может изрядно потрепать нервы и кошелёк. Ладно, негодяй прорвался в банк, но вскрыть ячейку ему ещё предстоит. Попробуй, милок, 128-битное шифрование AES, которое, между прочим, применяется американским правительством для защиты сведений, составляющих государственную тайну. Именно такой уровень безопасности предлагает Word своим пользователям.

Читать еще:  Бесплатное конвертирование pdf в word

Помните, у вас не получится восстановить утраченный пароль. Такой возможности попросту нет.

Перейдите к вкладке «Файл», сместитесь вниз, к «Сведениям», щёлкните по кнопке «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем». К вашим услугам максимум из 255 символов с учётом регистра. Для снятия защиты откройте документ и просто удалите пароль в том же самом месте.

Ввод пароля придётся повторить дважды

7. Ограничьте внесение изменений

Бывает, что чья-то уборка квартиры превращает ваш родной упорядоченный хаос в чужеродный неподконтрольный порядок. Такое же невнятное чувство благодарности возникает, когда кто-то пытается поработать над вашим девственно идеальным текстом. Как быть, если целиком запаролить всё же нельзя? Разрешите «благодетелю» смотреть, но не трогать, ограничив внесение изменений.

Ограничение форматирования разрешает внесение лишь заданных вами изменений или активирует режим «Только чтение».

Перейдите к вкладке «Файл», сместитесь вниз к «Сведениям», щёлкните по кнопке «Защитить документ» и выберите «Ограничить редактирование». Вы можете запретить некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, а также задать типы согласованных изменений.

Окошко настроек можно переместить и увеличить для большего удобства

8. Используйте автозамену

Убойная, недооценённая, редко используемая функция Word, которой почему-то чураются пользователи настольных компьютерных систем. Очень странно, но эти же люди не представляют своей жизни без режима автозамены на мобильном. Как по мне, причиной недоразумения является банальное незнание, ведь настройки скрыты у чёрта на куличках.

Зачем это нужно? Частенько бывает, что вы владеете слепым методом печати, но ваши пальцы наотрез отказываются правильно набирать некоторый порядок букв в определённых словах. Самые отъявленные случаи как раз и стоит предусмотреть в автозамене. Также полезно, например, сократить написание своей фамилии и инициалов до трёх букв. Банально, но спасает время.

С помощью автозамены легко сократить написание сложных слов, словосочетаний и даже предложений всего до пары символов. Вторая полезная грань — исправление ваших личных типичных ошибок и опечаток.

Перейдите к закладке «Файл», откройте «Параметры», выберите «Правописание» и щёлкните по «Параметрам автозамены». Заполните графы «Заменить» и «На». Готово. Скорость вашей печати должна подрасти.

Меню автозамены содержит немалое количество дополнительных параметров

9. Сохраняйте резервную копию документа

Вероятно, и на вашем сердце есть парочка шрамов, полученных после внезапного отключения электричества или нечаянного извлечения съёмного накопителя. Такие случаи заставляют пользователей покупать блоки бесперебойного питания и сокращать интервал автосохранения файла. Но есть и третий рубеж защиты ваших документов — создание резервной копии, которая будет полезна во время восстановления данных после непредвиденных проблем.

Резервные копии файлов можно использовать не только для восстановления повреждённых файлов, но и в качестве архива предыдущих версий документа.

Перейдите к вкладке «Файл», обратитесь к «Параметрам», переключитесь на пункт «Дополнительно» и найдите блок «Сохранение». Здесь и притаилась опция «Всегда сохранять резервную копию».

Резервное копирование сохраняет лишь последнее состояние сохранённого документа, но не содержит промежуточных изменений.

Резервное копирование активируется для всех файлов

10. Подгоняйте «хвостики» страниц

Уверен, что и вам попадались непослушные тексты, «хвостики» которых подло переваливаются с одной страницы на другую. И как не хочется распечатывать две страницы вместо одной! Борьба за экономию идёт по всем фронтам: удаляются строчки, уменьшается расстояние между буквами, урезаются поля. Но не всегда экстренные меры дают результат, а если и дают, то ценой большого количества времени. А всё потому, что пользователи не знают о функции «Сократить на страницу».

Функция «Сократить на страницу» пытается сжать текст на одну страницу за счёт незначительного уменьшения размера и интервалов текста.

Перейдите к настройкам ленты быстрого доступа, выберите «Другие команды», переключите появившееся меню на «Все команды», после чего перелистните список до команды «Сократить на страницу» и перекиньте её в правое окошко. Теперь всего один клик отделяет «хвостик» от обрезания.

Функцию не так легко найти среди обильного списка

Рассмотренные функции с большой долей вероятности присутствуют в Word 2007/2010 и уж точно в редакции 2013. Рекомендую обновиться до самой свежей версии текстового редактора, если вы ещё этого не сделали.

Использование экспресс-блоков

Microsoft® Office Word 2010

Microsoft® Office Word 2010

Microsoft® Office Word 2010

Представляем обучающий видеокурс по самому популярному текстовому процессору пакета Microsoft® Office: без сомнения, знакомый всем и каждому Microsoft® Word! Версия 2010 — смотрите и учитесь!

В курсе рассматриваются все основные возможности программы при работе с текстом, новинки приложения Microsoft® Office Word 2010 и некоторые более сложные возможности программы для оформления текстовых документов.

Microsoft®, Windows® and Microsoft® Office are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 8 октября 2015

Microsoft® Office Word 2010,
Офис и работа с документами

Этот урок можно скачать
в составе одного из наших продуктов:

Для более удобной работы с документами вы можете использовать коллекцию экспресс-блоков, представляющую собой область для создания, хранения и поиска повторно используемых блоков содержимого, включая автотекст, свойства документа и поля.

Под автотекстом подразумевается повторно используемое содержимое, ранее сохраненное в специальной директории. Для перехода к коллекции элементов автотекста во вкладке «Вставка» в группе «Текст» нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и из появившегося меню выберите элемент «Автотекст», после чего в списке щелкните по нужному элементу автотекста. Чтобы сохранить определенный фрагмент текста в коллекции элементов автотекста, выделите его, нажмите на кнопку «Экспресс-блоки», выберите пункт «Автотекст», а затем — команду «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста». После заполнения сведений о новом стандартном блоке и его записи сохраненное содержимое можно использовать повторно.

Читать еще:  Как из документа pdf сделать word

Пункт «Свойство документа» команды «Экспресс-блоки» служит для вставки в документ различных свойств, как например, имя автора, название организации и так далее. После вставки свойства того или иного типа в документ заполните его поле, это свойство будет сопровождать документ при его перемещениях.

Пункт «Организатор стандартных блоков» команды «Экспресс-блоки» предназначен для предварительного просмотра всех стандартных блоков, доступных в приложении Word. Здесь можно также изменять свойства блоков, удалять и вставлять их.

Для сохранения фрагмента текста в коллекцию экспресс-блоков выделите его, и, перейдя во вкладку «Вставка» в группе «Текст» нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

После сохранения выделенного фрагмента в коллекцию экспресс-блоков его можно использовать повторно. Для этого щелкните Экспресс-блоки и выберите в коллекции нужный фрагмент.

Знакомство с экспресс-блоками в Word 2007

Всем привет. В этой статье мы рассмотрим полезную функцию, которая объединяет в себе работу с автозаменой, шаблонами и буфером обмена – экспресс-блоки в Word 2007. Экспресс-блоки (вкладка Вставка) являются эффективным инструмент для ускорения работы с часто используемыми частями текстов. Обратный адрес на письмах, частые фразы, повторяющиеся части контрактов — все эти фрагменты можно создавать в виде так называемых экспресс блоков.

Помним, что текстовый редактор Word предлагает ряд инструментов для ускорения работы с текстом:

  • Буфер обмена — Позволяет копировать содержимое во временное хранилище.
  • Шаблоны – Содержат готовый набор оформления и стилей для заданного типа документа.
  • Автозамена – Автоматическая замена введенного сочетания символов на заданное слово или даже фразу.

Как было сказано выше, экспресс-блоки в Word 2007 объединяют в себе все эти три полезных инструмента.

Создание экспресс-блока в Word 2007

Допустим, нам часто приходится использовать ряд шаблонов (анкета, договор). Так или иначе, но содержащийся в них текста всегда один, и было бы удобно не делать лишних переходов для выбора шаблона, а использовать готовую заготовку сразу. Да, можно сохранить содержимое в буфере обмена, но, после закрытия приложения, скопированная информация пропадёт. Вот тут нам и приходит на помощь экспресс-блоки Word, используя которые, можно сохранить готовые заготовки, и они будут всегда доступны в любом открытом или новом документе.

Алгоритм действий довольно простой, в первую очередь нужно выделить желаемый участок текста и перейти на вкладку Вставка. Нажмите на кнопку Экспресс-блок и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.

Это откроет диалоговое окно Создание нового стандартного блока.

  1. Заполните поле Имя и Описание
  2. В списке Коллекция выберем Экспресс-блоки, при желании, можно создать отдельную категорию.
  3. Можно оставить остальные настройки по умолчанию.
  4. Нажмите на кнопку OK.

На первый взгляд, ничего не произошло, но если нажать на кнопку Экспресс-блок в ленте Word, то можно тут обнаружить добавленное текстовое содержимое со всеми стилями и форматированием.

Теперь разместим курсор в любой части документа и нажмём на кнопку Экспресс-блоки, в случае чего, можете добавить её на панель быстрого доступа. Теперь просто нажмём на добавленном в коллекцию тексте. Теперь в документ будет вставлен сохранённый экспресс-блок Word 2007, который можно отформатировать. Описанный выше способ может быть использован также для часто используемых графиков, таблиц или изображений.

Экспресс-блоки в редакторе Word, как правило, можно найти в других командах:

  • Надпись – Содержит готовый набор отформатированных надписей, надо просто ввести собственный текст.
  • Верхний и Нижний колонтитулы — Предварительно установленные конструкции для вставки верхних и нижних колонтитулов, вкладка Вставка.
  • Титульная страница — Графический строительный блок, который вставляется перед первой страницей документа

Помимо всего прочего, диалоговое окно Организатор стандартных блоков содержит список и других готовых конструкций – номера страниц, оглавления, водяные знаки и так далее. Фактически, вместо того, чтобы переключаться между вкладками для поиска нужной кнопки, нам достаточно воспользоваться одним значком Экспресс-блоки.

Организатор стандартных экспресс-блоков Word

Данное диалоговое окно вызывается из одноименного пункта при нажатии на кнопку Экспрес-блоки. Если мы знаем имя нашего экспресс блока в Word, мы можем ориентироваться по названию коллекции и даже отсортировать результаты по разным колонкам. Важно отметить, что можно сразу вводить с клавиатуры название блока, чтобы его увидеть – хотя текстового поля для ввода нет, но окно реагирует на нажатие клавиш.

Обратите внимание, что коллекции содержат готовые заготовки для колонтитулов, таблиц, титульных страниц и так далее.

Обратите внимание, что окно организатора блоков позволяет удалить выбранный экспресс блок Word 2007 или добавить новый. Кнопка Свойства даёт возможность лишь изменить описание или название, но не сам экспресс-блок. По сути, можно вставить понравившийся экспресс-блок в документ, отредактировать его и сохранить под тем же именем, нажав на кнопку Ок для подтверждения замены.

Важно отметить, что при закрытии документа, можно сохранить созданные экспресс блоки в шаблоне Word, что позволит использовать их повторно.

Спасибо за внимание. Автор блога Владимир Баталий

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×