Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Типы данных в ms excel

Типы данных в Excel

Мы с Вами уже умеем делать простейшие расчёты, но всё еще не изучили многих деталей, связанных с данными на листе. Какими они бывают, какие их особенности? Ответы на эти вопросы – дальше в тексте.

Данные – это основной «материал» для работы в Эксель. Они несут некую информацию о чём-либо и являются объектом анализа. Разбираемся, какие типы данных можно вносить в ячейки рабочего листа:

    Числовые данные – самый распространенный тип информации, который могут хранить ячейки. С ними можно выполнять математические операции, на их основании – строить диаграммы. Стоит ли говорить, что числа (измерения) несут наиболее полезную информацию для большинства пользователей программы?

Вы можете записать числовые данные в виде целых и дробных чисел, процентов, и даже даты, времени. Дата и время в Excel – это тоже числа, обозначающие порядковый номер, начиная с 01.01.1900 г. Например, 2 января 1900 года имеет номер 2, а 1 января 2016 года – 42 370 (т.е. 42 370-й день, начиная с 1.1.1900). Эта система счисления справедлива для ОС Windows. Эксель для MacOS считает даты иначе – от 01.01.1904, об этом нужно помнить, если вы используете один и тот же документ на разных операционных системах.

Еще одна тонкость – программа использует до 15 значимых разрядов в числе, остальные заменяет нулями. Например, число 1 234 567 891 012 345 в Excel будет записано так: 1 234 567 891 012 340, т.е. все разряды после 15-го будут заменены нулями. Хотя, я в работе ни разу не сталкивался с такими огромными числами, но 16-значный номер банковской карты нужно записывать только в текстовом формате, чтобы не потерять последнюю цифру.

Минимальное число, с которым может работать программа – (-1Е-307), максимальное – (+9,9Е+307).

  • Текстовые данные. Многие считают, что Эксель хорошо работает только с числами, но это не так. Программа имеет ряд мощных инструментов для работы с текстом. Вы можете использовать этот вид данных, как заголовки, комментарии, пояснения, т.е. придавать своим таблицам наглядности и осмысленности. Над текстовыми данными нельзя совершать математические операции, но существует ряд функций для работы с текстом.
  • Формулы мы уже предварительно изучили. Напомню, что все формулы начинаются со знака «равно» и могут содержать математические знаки, например, «+», «-», «*», «/», а, так же, встроенные функции Excel.
  • Если в выделенной ячейке находится формула, в самой клетке отображается результат вычисления, а формулу можно увидеть в строке формул.

    Отличительная черта формул – их интерактивность. Если в расчетах используются ссылки на другие ячейки, при изменении содержимого этих ячеек – все формулы немедленно пересчитываются.

    Как Вы уже поняли, данные одного и того же типа можно представить в различных форматах. Например, число можно указать в десятичном виде, в формате даты или времени, процентов, денежных единиц и т.п. Как это делается, я детально рассказал в статье о форматах данных, прочтите, там собрана действительно важная информация!

    Пожалуй, на этом сейчас остановимся, в следующей части рассмотрим ввод данных, их корректировку, замену и удаление.

    Пожалуйста, задавайте ваши вопросы в комментариях!

    Работа с типами данных в Microsoft Excel

    Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

    Классификация типов данных

    Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

    Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

    В свою очередь константы делятся на пять групп:

    • Текст;
    • Числовые данные;
    • Дата и время;
    • Логические данные;
    • Ошибочные значения.

    Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

    Текстовые значения

    Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

    Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

    Числовые данные

    Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

    • Собственно числовой;
    • Процентный;
    • Денежный;
    • Финансовый;
    • Дробный;
    • Экспоненциальный.
    Читать еще:  Sheets vba excel

    Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

    Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

    Дата и время

    Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

    Существует несколько видов форматирования для времени:

    Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

    Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

    Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

    Логические данные

    Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

    Ошибочные значения

    Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

    • #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
    • #ДЕЛ/О! – деление на 0;
    • #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
    • #Н/Д – введено недоступное значение;
    • #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
    • #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
    • #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

    Формулы

    Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

    Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

    Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

    Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

    С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

    Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Типы данных, используемых в Excel;

    Основы работы в Microsoft Excel

    Программный продукт Excel, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства Excel позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

    Excel функционирует в операционной среде Windows, поэтому, работая с ним, можно реализовывать любые возможности Windows: сворачивать и разворачивать окна, использовать кнопки пиктограмм, работать одновременно с несколькими документами и т.п.

    После запуска Excel на экране появляется окно, состоящее из нескольких элементов:

    Excel содержит так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

    Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc;

    Excel использует два основных типа данных:

    Ø текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);

    Ø числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.

    Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.

    Читать еще:  Защита паролем excel

    Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.

    Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения:

    Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = ) или «плюс» (+).

    Примечания:

    § Формулу, содержащуюся в ячейке, по умолчанию можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной, а в самой ячейке виден только результат вычислений. Для отображения формул в ячейках необходимо нажать кнопкуOffice, в открывшемся окне нажать кнопку Параметры Excel, в окне Параметры Excel выбрать параметр Дополнительно,в группе Показать параметры для следующего листа включить параметр Показывать формулы, а не их значения.

    § Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.

    § Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.

    § При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

    Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Функции подразделяются на встроенные и определенные пользователем. Встроенные функции сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

    Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

    Типы данных в Excel и их ввод

    В ячейке могут находиться три типа данных: числовые значения, текст, формула.

    1. Числовые значения – это собственно число, дата и время.

    Например, формы представления:

    чисел — 3,15; -3456 ; -3,445E+01; 34,5E+0

    дат — 25.06.99; 25 июн 99; Июнь 99

    времени — 11:40:35 ; 11:40; 11:40:35 AM

    Ввод числовых данных: активизировать ячейку, ввести числовое данное и нажать Enter.

    Редактирование числовых данных в ячейке — выделить ячейку, щелкнуть в правой части строки формул и исправить с клавиатуры содержание.

    Форматирование числовых данных ячейки – выделить ячейку, выполнить команды менюФормат, Ячейки.В диалоговом окне выбрать числовой формат и щелкнуть ОК. Можно указать количество знаков числа после запятой и т.д. Аналогично можно выбирать вид представления (формат) даты и времени.

    Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — маркер заполнения. Запишем в А1 единицу. С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если при этом держать нажатой клавишу Ctrl, то в столбце или строке будет расположен натуральный ряд чисел.

    2. Текст. Вводится с клавиатуры аналогично редактору Word.

    Автоматический ввод — запоминание предыдущих слов и восстановление по первым буквам при новом вводе ( чтобы снять режим автоввода – выполнить команды: Сервис, Параметры, Правка, снять флажок Автозаполнение значений ячеек).

    Автоподбор ширины столбцов- выделить набранную таблицу и выполнить следующие команды меню: Формат, Столбец, Автоподборширины.

    Выравнивание текста — аналогично текстовому редактору, т.е. кнопки форматирования — выравнивание слева, справа, по центру и центрирование.

    Созданиепользовательского списка автозаполнения — выполнить команды менюСервис, Параметры, Списки.Выбрать Новый список и ввести свой список в окне Элементысписка. Затем щелкнуть кнопку Добавить. Например, мы внесли названия городов: Одесса, Николаев, Херсон, и т.д. Теперь записав в ячейку слово Одесса и потянув за маркер вправо, получим в соседних ячейках остальные города.

    3. Формула. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула обязательно начинается знаком равенства. Правая часть формулы может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.

    Пример формулы:= А7 + 5,45 *COS(A1) + СУММ(В1:В10).Естественно,что для выполнения этой формулы в ячейках А7,А1, В1:В10 должны быть записаны числа.

    Вводформулы – активизировать ячейку, набрать с клавиатуры знак = , а затем арифметическое или логическое выражение и нажать Enter. При этомформула автоматически вычисляется, результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула отображается в строке формул.

    Для отображения в ячейках всех записанных формул, нужно выполнить команды меню: Сервис, Параметры.Щелкнуть вкладку Вид и установить флажок в поле Формулы. Снятие флажка Формулы, приведет к отображению в ячейках результатов вычисления формул. Таким образом, формула имеет два вида отображения в ячейке – формульноеирезультативное.

    Редактирование формулы – активизировать ячейку с формулой и щелкнуть мышкой в правой части строки формул. Исправить формулу и нажать Enter (редактировать можно и в самой ячейке – дважды щелкнув ее).

    С какими типами данных работает Excel

    “Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

    Определение

    Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

    Читать еще:  Vbs saveas excel

    Разновидности типов данных

    Выделяются две большие группы типов данных:

    • константы – неизменные значения;
    • формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

    В группу “константы” входят следующие типы данных:

    Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

    Число

    Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

    • числовой;
    • денежный;
    • финансовый;
    • процентный;
    • дробный;
    • экспоненциальный.

    Формат ячейки можно задать двумя способами:

    1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
    2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

    Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

    Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

    Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

    Текст

    Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

    Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

    Дата и время

    В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

    Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

    Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

    • чч:мм:сс;
    • чч:мм;
    • чч:мм AM/PM;
    • чч:мм:сс AM/PM и т.д.

    Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

    • ДД.ММ.ГГГГ;
    • ГГГГ-ММ-ДД;
    • ДД-ММ;
    • ДД-ММ-ГГ и т.д.

    Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

    Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

    Ошибки

    В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

    • #ДЕЛ/О! – результат деления на число ;
    • #Н/Д – введены недопустимые данные;
    • #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
    • #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
    • #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
    • #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
    • #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

    Логические данные

    Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

    Формулы

    Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

    Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

    Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

    В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

    Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

    Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

    Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

    Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

    Заключение

    Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector