Типы данных в excel

Типы данных в Excel

Мы с Вами уже умеем делать простейшие расчёты, но всё еще не изучили многих деталей, связанных с данными на листе. Какими они бывают, какие их особенности? Ответы на эти вопросы – дальше в тексте.

Данные – это основной «материал» для работы в Эксель. Они несут некую информацию о чём-либо и являются объектом анализа. Разбираемся, какие типы данных можно вносить в ячейки рабочего листа:

Числовые данные – самый распространенный тип информации, который могут хранить ячейки. С ними можно выполнять математические операции, на их основании – строить диаграммы. Стоит ли говорить, что числа (измерения) несут наиболее полезную информацию для большинства пользователей программы?

Вы можете записать числовые данные в виде целых и дробных чисел, процентов, и даже даты, времени. Дата и время в Excel – это тоже числа, обозначающие порядковый номер, начиная с 01.01.1900 г. Например, 2 января 1900 года имеет номер 2, а 1 января 2016 года – 42 370 (т.е. 42 370-й день, начиная с 1.1.1900). Эта система счисления справедлива для ОС Windows. Эксель для MacOS считает даты иначе – от 01.01.1904, об этом нужно помнить, если вы используете один и тот же документ на разных операционных системах.

Еще одна тонкость – программа использует до 15 значимых разрядов в числе, остальные заменяет нулями. Например, число 1 234 567 891 012 345 в Excel будет записано так: 1 234 567 891 012 340, т.е. все разряды после 15-го будут заменены нулями. Хотя, я в работе ни разу не сталкивался с такими огромными числами, но 16-значный номер банковской карты нужно записывать только в текстовом формате, чтобы не потерять последнюю цифру.

Минимальное число, с которым может работать программа – (-1Е-307), максимальное – (+9,9Е+307).

Если в выделенной ячейке находится формула, в самой клетке отображается результат вычисления, а формулу можно увидеть в строке формул.

Отличительная черта формул – их интерактивность. Если в расчетах используются ссылки на другие ячейки, при изменении содержимого этих ячеек – все формулы немедленно пересчитываются.

Как Вы уже поняли, данные одного и того же типа можно представить в различных форматах. Например, число можно указать в десятичном виде, в формате даты или времени, процентов, денежных единиц и т.п. Как это делается, я детально рассказал в статье о форматах данных, прочтите, там собрана действительно важная информация!

Пожалуй, на этом сейчас остановимся, в следующей части рассмотрим ввод данных, их корректировку, замену и удаление.

Пожалуйста, задавайте ваши вопросы в комментариях!

Работа с типами данных в Microsoft Excel

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Новые типы данных в Excel 2016

С летними обновлениями 2018 года Excel 2016 получил революционно новую возможность добавления в ячейки данных нового типа — Акции (Stocks) и География (Geography) . Соответствующие иконки появились на вкладке Данные (Data) в группе Типы данных (Data types) :

Что это такое и с чем это едят? Как это можно использовать в работе? Какая часть этого функционала применима для нашей российской действительности? Давайте разберемся.

Ввод нового типа данных

Для наглядности начнем с геоданных и возьмем «для опытов» вот такую табличку:

Сначала выделим её и превратим в «умную» сочетанием клавиш Ctrl + T или с помощью кнопки Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . Потом выделим все названия городов и выберем тип данных Geography на вкладке Данные (Data) :

Слева от названий появится значок карты — признак того, что Excel распознал текст в ячейке как географическое название страны, города или области. Щелчок мышью по этому значку откроет красивое окошко с подробностями по данному объекту:

То, что распознать автоматически не получилось будет отмечено вопросительным знаком, при нажатии на который справа появится панель, где можно уточнить запрос или ввести дополнительные данные:

Некоторые названия могут иметь двойственное значение, например Novgorod может быть как Нижним Новгородом, так и Великим Новгородом. Если Excel распознал его не как нужно, то можно щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду Тип данных — Изменить (Data Type — Edit) , а затем выбрать правильный вариант из предложенных на панели справа:

Добавление столбцов с подробностями

В созданную таблицу можно легко добавить дополнительные колонки с подробностями по каждому объекту. Например, для городов можно добавить столбцы с названием области или края (admin division), площадью (area), страной (country/region), датой основания (date founded), населением (population), широтой и долготой (latitude, longitude) и даже именем мэра (leader).

Для этого можно либо нажать на всплывающий значок в правом верхнем углу таблицы:

. либо использовать формулу, которая будет ссылаться на соседнюю ячейку и добавить к ней точку, а затем выбрать нужный параметр из выпадающего списка подсказок:

. либо просто создать еще один столбец, назвав его соответствующим именем (Population, Area и т.д.) из выпадающего списка с подсказками:

Если попробовать всё это на столбце не с городами, а со странами, то можно увидеть ещё больше полей:

Здесь и экономические показатели (доход на душу населения, уровень безработицы, налоги), и человеческие (рождаемость, смертность), и географические (площадь лесов, выброс CO2) и много что ещё — всего почти 50 параметров.

Источником всей этой информации служат интернет, поисковая машина Bing и Wikipedia, что бесследно не проходит — многих вещей для России эта штука не знает или выдает в искаженном виде. Например, из мэров выдает только Собянина и Полтавченко, а самым крупным городом России считает . ни за что не угадаете какой! (не Москву).

В то же время для Штатов (по моим наблюдениям) система работает гораздо более надежно, что не удивительно. Также для USA кроме названий населенных пунктов можно использовать ZIP-код (что-то вроде нашего почтового индекса), который вполне однозначно определяет населенные пункты и даже районы.

Фильтрация по неявным параметрам

В качестве приятного побочного эффекта, преобразование ячеек в новые типы данных даёт возможность фильтровать потом такие столбцы по неявным параметрам из подробностей. Так, например, если данные в столбце распознаны как Geography, то можно отфильтровать список городов по странам, даже если столбца с названием страны явно нет:

Отображение на карте

Если использовать в таблице распознанные географические названия не городов, а стран, областей, округов, провинций или штатов, то это дает возможность впоследствии построить по такой таблице наглядную карту, используя новый тип диаграмм Картограмма на вкладке Вставка — Карты (Insert — Maps) :

Например, для российских областей, краев и республик это выглядит весьма приятно:

Само-собой, не обязательно визуализировать только данные из предлагаемого списка подробностей. Вместо населения можно так отображать любые параметры и KPI — продажи, число клиентов и т.д.

Тип данных Stocks

Второй тип данных Stocks работает совершенно аналогично, но заточен под распознавание биржевых индексов:

. и названий компаний и их сокращенных наименований (тикеров) на бирже:

Обратите внимание, что рыночная стоимость (market cap) приводится почему-то в разных денежных единицах, ну и Грефа с Миллером эта штука не знает, очевидно 🙂

Сразу хочу предупредить, что использовать всё это для трейдинга не очень получится, т.к. данные обновляются только раз в день, что, в большинстве случаев, для торговли слишком медленно. Для более частого обновления и получения актуальной информации лучше использовать макросы или запросы к биржам через интернет с помощью Power Query.

Будущее новых типов данных

Несомненно, это только начало, и Microsoft, скорее всего, будет расширять набор подобных новых типов данных. Возможно, со временем у нас с вами даже появится возможность создавать свои типы, заточенные под конкретные рабочие задачи. Представьте себе тип, например, для отображения данных о сотруднике или клиенте, содержащий его личные данные и даже фото:

HR-менеджерам такая штука бы понравилась, как думаете?

Или представьте себе тип данных, хранящий подробности (размеры, вес, цвет, цену) по каждому товару или услуге из прайс-листа. Или тип, содержащий всю статистику игр определенной футбольной команды. Или исторические данные о погоде? Почему нет?

Уверен, впереди нас ждет много интересного 🙂

Типы данных, используемых в Excel;

Основы работы в Microsoft Excel

Программный продукт Excel, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства Excel позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

Excel функционирует в операционной среде Windows, поэтому, работая с ним, можно реализовывать любые возможности Windows: сворачивать и разворачивать окна, использовать кнопки пиктограмм, работать одновременно с несколькими документами и т.п.

После запуска Excel на экране появляется окно, состоящее из нескольких элементов:

Excel содержит так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc;

Excel использует два основных типа данных:

Ø текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);

Ø числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.

Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.

Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.

Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения:

Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = ) или «плюс» (+).

Примечания:

§ Формулу, содержащуюся в ячейке, по умолчанию можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной, а в самой ячейке виден только результат вычислений. Для отображения формул в ячейках необходимо нажать кнопкуOffice, в открывшемся окне нажать кнопку Параметры Excel, в окне Параметры Excel выбрать параметр Дополнительно,в группе Показать параметры для следующего листа включить параметр Показывать формулы, а не их значения.

§ Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.

§ Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.

§ При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Функции подразделяются на встроенные и определенные пользователем. Встроенные функции сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

С какими типами данных работает Excel

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

• чч:мм:сс;
• чч:мм;
• чч:мм AM/PM;
• чч:мм:сс AM/PM и т.д.

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ГГГГ-ММ-ДД;
• ДД-ММ;
• ДД-ММ-ГГ и т.д.

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0;
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.