Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Lookup function excel

LOOKUP function

Use LOOKUP, one of the lookup and reference functions, when you need to look in a single row or column and find a value from the same position in a second row or column.

For example, let’s say you know the part number for an auto part, but you don’t know the price. You can use the LOOKUP function to return the price in cell H2 when you enter the auto part number in cell H1.

Use the LOOKUP function to search one row or one column. In the above example, we’re searching prices in column D.

Tips: Consider one of the newer lookup functions, depending on which version of Office you are using.

Use VLOOKUP to search one row or column, or to search multiple rows and columns (like a table). It’s a much improved version of LOOKUP. Watch this video about how to use VLOOKUP.

If you are using Office 365, use XLOOKUP — it’s not only faster, it also lets you search in any direction (up, down, left, right).

There are two ways to use LOOKUP: Vector form and Array form

Vector form: Use this form of LOOKUP to search one row or one column for a value. Use the vector form when you want to specify the range that contains the values that you want to match. For example, if you want to search for a value in column A, down to row 6.

Array form: We strongly recommend using VLOOKUP or HLOOKUP instead of the array form. Watch this video about using VLOOKUP. The array form is provided for compatibility with other spreadsheet programs, but it’s functionality is limited.

An array is a collection of values in rows and columns (like a table) that you want to search. For example, if you want to search columns A and B, down to row 6. LOOKUP will return the nearest match. To use the array form, your data must be sorted.

Vector form

The vector form of LOOKUP looks in a one-row or one-column range (known as a vector) for a value and returns a value from the same position in a second one-row or one-column range.

Syntax

LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

The LOOKUP function vector form syntax has the following arguments:

lookup_value Required. A value that LOOKUP searches for in the first vector. Lookup_value can be a number, text, a logical value, or a name or reference that refers to a value.

lookup_vector Required. A range that contains only one row or one column. The values in lookup_vector can be text, numbers, or logical values.

Important: The values in lookup_vector must be placed in ascending order: . -2, -1, 0, 1, 2, . A-Z, FALSE, TRUE; otherwise, LOOKUP might not return the correct value. Uppercase and lowercase text are equivalent.

result_vector Optional. A range that contains only one row or column. The result_vector argument must be the same size as lookup_vector. It has to be the same size.

Remarks

If the LOOKUP function can’t find the lookup_value, the function matches the largest value in lookup_vector that is less than or equal to lookup_value.

If lookup_value is smaller than the smallest value in lookup_vector, LOOKUP returns the #N/A error value.

Vector examples

You can try out these examples in your own Excel worksheet to learn how the LOOKUP function works. In the first example, you’re going to end up with a spreadsheet that looks similar to this one:

Copy the data in following table, and paste it into a new Excel worksheet.

Copy this data into column A

Copy this data into column B

Next, copy the LOOKUP formulas from the following table into column D of your worksheet.

Copy this formula into the D column

Here’s what this formula does

Here’s the result you’ll see

=LOOKUP(4.19, A2:A6, B2:B6)

Looks up 4.19 in column A, and returns the value from column B that is in the same row.

=LOOKUP(5.75, A2:A6, B2:B6)

Looks up 5.75 in column A, matches the nearest smaller value (5.17), and returns the value from column B that is in the same row.

=LOOKUP(7.66, A2:A6, B2:B6)

Looks up 7.66 in column A, matches the nearest smaller value (6.39), and returns the value from column B that is in the same row.

=LOOKUP(0, A2:A6, B2:B6)

Looks up 0 in column A, and returns an error because 0 is less than the smallest value (4.14) in column A.

For these formulas to show results, you may need to select them in your Excel worksheet, press F2, and then press Enter. If you need to, adjust the column widths to see all the data.

Array form

Tip: We strongly recommend using VLOOKUP or HLOOKUP instead of the array form. See this video about VLOOKUP; it provides examples. The array form of LOOKUP is provided for compatibility with other spreadsheet programs, but it’s functionality is limited.

The array form of LOOKUP looks in the first row or column of an array for the specified value and returns a value from the same position in the last row or column of the array. Use this form of LOOKUP when the values that you want to match are in the first row or column of the array.

Syntax

The LOOKUP function array form syntax has these arguments:

lookup_value Required. A value that LOOKUP searches for in an array. The lookup_value argument can be a number, text, a logical value, or a name or reference that refers to a value.

If LOOKUP can’t find the value of lookup_value, it uses the largest value in the array that is less than or equal to lookup_value.

If the value of lookup_value is smaller than the smallest value in the first row or column (depending on the array dimensions), LOOKUP returns the #N/A error value.

array Required. A range of cells that contains text, numbers, or logical values that you want to compare with lookup_value.

The array form of LOOKUP is very similar to the HLOOKUP and VLOOKUP functions. The difference is that HLOOKUP searches for the value of lookup_value in the first row, VLOOKUP searches in the first column, and LOOKUP searches according to the dimensions of array.

If array covers an area that is wider than it is tall (more columns than rows), LOOKUP searches for the value of lookup_value in the first row.

If an array is square or is taller than it is wide (more rows than columns), LOOKUP searches in the first column.

With the HLOOKUP and VLOOKUP functions, you can index down or across, but LOOKUP always selects the last value in the row or column.

Important: The values in array must be placed in ascending order: . -2, -1, 0, 1, 2, . A-Z, FALSE, TRUE; otherwise, LOOKUP might not return the correct value. Uppercase and lowercase text are equivalent.

30 функций Excel за 30 дней: ПРОСМОТР (LOOKUP)

Вчера в марафоне 30 функций Excel за 30 дней мы развлекались с функцией REPT (ПОВТОР), создавая диаграммы внутри ячейки и используя ее для простого подсчета. Сегодня понедельник, и нам в очередной раз пора надеть свои шляпы мыслителей.

В 16-й день марафона мы займёмся изучением функции LOOKUP (ПРОСМОТР). Это близкий друг VLOOKUP (ВПР) и HLOOKUP (ГПР), но работает она немного по-другому.

Итак, давайте изучим теорию и испытаем на практике функцию LOOKUP (ПРОСМОТР). Если у Вас есть дополнительная информация или примеры по использованию этой функции, пожалуйста, делитесь ими в комментариях.

Функция 16: LOOKUP (ПРОСМОТР)

Функция LOOKUP (ПРОСМОТР) возвращает значение из одной строки, одного столбца или из массива.

Как можно использовать функцию LOOKUP (ПРОСМОТР)?

Функция LOOKUP (ПРОСМОТР) возвращает результат, в зависимости от искомого значения. С ее помощью Вы сможете:

  • Найти последнее значение в столбце.
  • Найти последний месяц с отрицательным показателем продаж.
  • Конвертировать успеваемость учащихся из процентов в буквенную систему оценок.
Читать еще:  Vba excel циклы

Синтаксис LOOKUP (ПРОСМОТР)

Функция LOOKUP (ПРОСМОТР) имеет две синтаксические формы – векторную и массива. В векторной форме функция ищет значение в заданном столбце или строке, а в форме массива – в первой строке или столбце массива.

Векторная форма имеет следующий синтаксис:

LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
ПРОСМОТР(искомое_значение;просматриваемый_вектор;вектор_результатов)

  • lookup_value (искомое_значение) – может быть текстом, числом, логическим значением, именем или ссылкой.
  • lookup_vector (просматриваемый_вектор) – диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца.
  • result_vector (вектор_результатов) – диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца.
  • диапазоны аргументов lookup_vector (просматриваемый_вектор) и result_vector (вектор_результатов) должны быть одного размера.

Форма массива имеет вот такой синтаксис:

LOOKUP(lookup_value,array)
ПРОСМОТР(искомое_значение;массив)

  • lookup_value (искомое_значение) – может быть текстом, числом, логическим значением, именем или ссылкой.
  • поиск выполняется в соответствии с размерностью массива:
    • если в массиве больше столбцов, чем строк, то поиск происходит в первой строке;
    • если количество строк и столбцов одинаково или строк больше, то поиск происходит в первом столбце.
  • функция возвращает последнее значение из найденной строки/столбца.

Ловушки LOOKUP (ПРОСМОТР)

  • В функции LOOKUP (ПРОСМОТР) нет опции для поиска точного совпадения, которая есть в VLOOKUP (ВПР) и в HLOOKUP (ГПР). Если искомое значения отсутствует, то функция возвратит максимальное значение, не превышающее искомое.
  • Массив или вектор, в котором выполняется поиск, должен быть отсортирован по возрастанию, иначе функция может вернуть неправильный результат.
  • Если первое значение в просматриваемом массиве/векторе больше, чем искомое значение, то функция выдаст сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д).

Пример 1: Находим последнее значение в столбце

В форме массива функция LOOKUP (ПРОСМОТР) может быть использована для поиска последнего значения в столбце.

Справка Excel приводит значение 9,99999999999999E+307 как наибольшее число, которое может быть записано в ячейке. В нашей формуле оно будет задано, как искомое значение. Предполагается, что такое большое число найдено не будет, поэтому функция возвратит последнее значение в столбце D.

В данном примере числа в столбце D допускается не сортировать, кроме этого могут попадаться текстовые значения.

Пример 2: Находим последний месяц с отрицательным значением

В этом примере мы будем использовать векторную форму LOOKUP (ПРОСМОТР). В столбце D записаны значения продаж, а в столбце E – названия месяцев. В некоторые месяцы дела шли не очень хорошо, и в ячейках со значениями продаж появились отрицательные числа.

Чтобы найти последний месяц с отрицательным числом, формула с LOOKUP (ПРОСМОТР) будет проверять для каждого значения продаж справедливость утверждения, что оно меньше (неравенство в формуле). Далее мы делим 1 на полученный результат, в итоге имеем либо 1, либо сообщение об ошибке #DIV/0 (#ДЕЛ/0).

Поскольку искомое значение равное 2 найдено не будет, то функция выберет последнюю найденную 1, и возвратит соответствующее значение из столбца E.

Пояснение: В данной формуле вместо аргумента lookup_vector (просматриваемый_вектор) подставлено выражение 1/(D2:D8 =LOOKUP(C10,D4:D8,C4:C8)
=ПРОСМОТР(C10;D4:D8;C4:C8)

Все секреты Excel-функции ВПР (VLOOKUP) для поиска данных в таблице и извлечения их в другую

Прочитав статью, вы не только узнаете, как найти данные в таблице Excel и извлечь их в другую, но и приёмы, которые можно применять вместе с функцией ВПР.

Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.

При работе в Excel очень часто возникает потребность найти данные в одной таблице и извлечь их в другую. Если вы ещё не умеете это делать, то, прочитав статью, вы не только научитесь этому, но и узнаете, при каких условиях вы сможете выжать из системы максимум быстродействия. Рассмотрено большинство весьма эффективных приёмов, которые стоит применять совместно с функцией ВПР.

Даже если вы годами используете функцию ВПР, то с высокой долей вероятности эта статья будет вам полезна и не оставит равнодушным. Я, например, будучи IT-специалистом, а потом и руководителем в IT, пользовался VLOOKUP 15 лет, но разобраться со всеми нюансами довелось только сейчас, когда я на профессиональной основе стал обучать людей Excel.

ВПР — это аббревиатура от вертикального просмотра. Аналогично и VLOOKUP — Vertical LOOKUP. Уже само название функции намекает нам, что она производит поиск в строках таблицы (по вертикали — перебирая строки и фиксируя столбец), а не в столбцах (по горизонтали — перебирая столбцы и фиксируя строку). Надо заметить, что у ВПР есть сестра — гадкий утёнок, которая никогда не станет лебедем, — это функция ГПР (HLOOKUP). ГПР, в противоположность ВПР, производит горизонтальный поиск, однако концепция Excel (да и вообще концепция организации данных) подразумевает, что ваши таблицы имеют небольшое количество столбцов и гораздо большее количество строк. Именно поэтому поиск по строкам нам требуется во много раз чаще, чем по столбцам. Если вы в Excel слишком часто пользуетесь функцией ГПР, то, вполне вероятно, что вы чего-то не поняли в этой жизни.

Синтаксис

Функция ВПР имеет четыре параметра:

=ВПР( ; ; [; ] ), тут:

— искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);

— ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра ;

— номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;

это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона . В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.

Держу пари, что многие из тех, кто знает функцию ВПР как облупленную, прочитав описание четвёртого параметра, могут почувствовать себя неуютно, так как они привыкли видеть его в несколько ином виде: обычно там идёт речь о точном соответствии при поиске (ЛОЖЬ или 0) либо же о диапазонном просмотре (ИСТИНА или 1).

Вот сейчас надо напрячься и читать следующий абзац несколько раз, пока не прочувствуете смысл сказанного до конца. Там важно каждое слово. Примеры помогут разобраться.

Как же конкретно работает формула ВПР

  • Вид формулы I. Если последний параметр опущен или указан равным 1, то ВПР предполагает, что первый столбец отсортирован по возрастанию, поэтому поиск останавливается на той строке, которая непосредственно предшествует строке, в которой находится значение, превышающее искомое. Если такой строки не найдено, то возвращается последняя строка диапазона.
  • Вид формулы II. Если последний параметр указан равным 0, то ВПР последовательно просматривает первый столбец массива и сразу останавливает поиск, когда найдено первое точное соответствие с параметром , в противном случае возвращается код ошибки #Н/Д (#N/A).

Схемы работы формул

ВПР тип I

ВПР тип II

Следствия для формул вида I

  1. Формулы можно использовать для распределения значений по диапазонам.
  2. Если первый столбец содержит повторяющиеся значения и правильно отсортирован, то будет возвращена последняя из строк с повторяющимися значениями.
  3. Если искать значение заведомо большее, чем может содержать первый столбец, то можно легко находить последнюю строку таблицы, что бывает довольно ценно.
  4. Данный вид вернёт ошибку #Н/Д, только если не найдёт значения меньше или равное искомому.
  5. Понять, что формула возвращает неправильные значения, в случае если ваш массив не отсортирован, довольно затруднительно.

Следствия для формул вида II

Если искомое значение встречается в первом столбце массива несколько раз, то формула выберет первую строку для последующего извлечения данных.

Производительность работы функции ВПР

Вы добрались до кульминационного места статьи. Казалось бы, ну какая разница, укажу ли я в качестве последнего параметра ноль или единицу? В основном все указывают, конечно же, ноль, так как это довольно практично: не надо заботиться о сортировке первого столбца массива, сразу видно, найдено значение или нет. Но если у вас на листе несколько тысяч формул ВПР (VLOOKUP), то вы заметите, что ВПР вида II работает медленно. При этом обычно все начинают думать:

  • мне нужен более мощный компьютер;
  • мне нужна более быстрая формула, например, многие знают про ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), которая якобы быстрее на жалкие 5–10%.

И мало кто думает, что стоит только начать использовать ВПР вида I и обеспечить любыми способами сортировку первого столбца, как скорость работы ВПР возрастёт в 57 раз. Пишу прописью — В ПЯТЬДЕСЯТ СЕМЬ РАЗ! Не на 57%, а на 5 700%. Данный факт я проверил вполне надёжно.

Читать еще:  Перевести формат ods в excel

Секрет такой быстрой работы кроется в том, что на отсортированном массиве можно применять чрезвычайно эффективный алгоритм поиска, который носит название бинарного поиска (метод деления пополам, метод дихотомии). Так вот ВПР вида I его применяет, а ВПР вида II ищет без какой-либо оптимизации вообще. То же самое относится и к функции ПОИСКПОЗ (MATCH), которая включает в себя аналогичный параметр, а также и к функции ПРОСМОТР (LOOKUP), которая работает только на отсортированных массивах и включена в Excel ради совместимости с Lotus 1-2-3.

Недостатки формулы

Недостатки ВПР очевидны: во-первых, она ищет только в первом столбце указанного массива, а во-вторых, только справа от данного столбца. А как вы понимаете, вполне может случиться так, что столбец, содержащий необходимую информацию, окажется слева от столбца, в котором мы будем искать. Этого недостатка лишена уже упомянутая связка формул ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), что делает её наиболее гибким решением по извлечению данных из таблиц в сравнении с ВПР (VLOOKUP).

Некоторые аспекты применения формулы в реальной жизни

Диапазонный поиск

Классическая иллюстрация к диапазонному поиску — задача определения скидки по размеру заказа.

Поиск текстовых строк

Безусловно, ВПР ищет не только числа, но и текст. При этом надо принимать во внимание, что регистр символов формула не различает. Если использовать символы подстановки, то можно организовать нечёткий поиск. Есть два символа подстановки: «?» — заменяет один любой символ в текстовой строке, «*» — заменяет любое количество любых символов.

Борьба с пробелами

Часто поднимается вопрос, как решить проблему лишних пробелов при поиске. Если справочную таблицу ещё можно вычистить от них, то первый параметр формулы ВПР не всегда зависит от вас. Поэтому если риск засорения ячеек лишними пробелами присутствует, то можно применять для очистки функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM).

Разный формат данных

Если первый параметр функции ВПР ссылается на ячейку, которая содержит число, но которое хранится в ячейке в текстовом виде, а первый столбец массива содержит числа в правильном формате, то поиск будет неудачным. Возможна и обратная ситуация. Проблема легко решается переводом параметра 1 в необходимый формат:

=ВПР(−−D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — если D7 содержит текст, а таблица — числа;

=ВПР(D7 & «»); Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — и наоборот.

Кстати, перевести текст в число можно сразу несколькими способами, выбирайте:

  • Двойное отрицание —D7.
  • Умножение на единицу D7*1.
  • Сложение с нулём D7+0.
  • Возведение в первую степень D7^1.

Перевод числа в текст производится через сцепку с пустой строкой, которая заставляет Excel преобразовать тип данных.

Как подавить выдачу #Н/Д

Это очень удобно делать при помощи функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR).

Например: =ЕСЛИОШИБКА( ВПР(D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0); «»).

Если ВПР вернёт код ошибки #Н/Д, то ЕСЛИОШИБКА его перехватит и подставит параметр 2 (в данном случае пустая строка), а если ошибки не произошло, то эта функция сделает вид, что её вообще нет, а есть только ВПР, вернувший нормальный результат.

Массив

Часто забывают ссылку массива сделать абсолютной, и при протягивании массив «плывёт». Помните, что вместо A2:C5 следует использовать $A$2:$C$5.

Хорошей идеей является размещение справочного массива на отдельном листе рабочей книги. Не путается под ногами, да и сохраннее будет.

Ещё более хорошей идеей будет объявление этого массива в виде именованного диапазона.

Многие пользователи при указании массива используют конструкцию вида A:C, указывая столбцы целиком. Этот подход имеет право на существование, так как вы избавлены от необходимости отслеживать тот факт, что ваш массив включает все необходимые строки. Если вы добавите строки на лист с первоначальным массивом, то диапазон, указанный как A:C, не придётся корректировать. Безусловно, эта синтаксическая конструкция заставляет Excel проводить несколько большую работу, чем при точном указании диапазона, но данными накладными расходами можно пренебречь. Речь идёт о сотых долях секунды.

Ну и на грани гениальности — оформить массив в виде умной таблицы.

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.

Создание составного ключа через &»|»&

Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.

Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт, а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. 🙂

LOOKUP Excel Function

Lookup can also be known as the older version of vlookup function, where in vlookup we search the reference value and match it in the entire table or data, in lookup value we do the same in a single column or row, there are two functions for lookup as both the functions as different arguments, when we use lookup function in excel we get a prompt asking which function we wish to use.

LOOKUP Function in Excel (Table of Contents)

LOOKUP Excel Function

The LOOKUP Excel Function returns a value from a range of values (a row or a column) or from an array. It is a built-in function in Excel.

LOOKUP Formula for Excel

LOOKUP Excel Formula has 2 different syntaxes:

LOOKUP Formula for Excel Syntax: 1 (vector)

Arguments Used in This LOOKUP Formula for Excel

  • value The value to search for.
  • lookup_vector A row, or a column range in which a value is to be searched. The vector should be sorted in ascending order
  • result_vector [optional] A row or a column range, which corresponds to the lookup_vector and contains the desired output.

LOOKUP Formula for Excel Syntax II: (array)

The LOOKUP excel function searches for a value in the first row or column of the array and returns the corresponding value in the last row or column of the array.

Arguments Used in This LOOKUP Formula for Excel

  • value The value to search for.
  • array – An array of values. The first row/column of the array is similar to the lookup_vector above (Syntax I) and the last row/column of the array is similar to the result_vector above (Syntax I).

Recommended Courses

Explanation of LOOKUP Excel Function

Depending on the size of the row and column in the given array, the function decides whether to consider the row or the column for the search. If the size of the row is greater than the size of the column, it looks for value in the first row. If the row size is less than or equal to column size, it searches value in the first column and returns the corresponding value in the last column.

The result_vector and lookup_vector should be of the same size. The LOOKUP function excel searches value in lookup_vector and returns the value having the same position in the result_vector. If this parameter is omitted, it will return the first column of data. The value, lookup_vector, and result_vector can be any datatype – a numerical value, a string, dates, currency, etc.

Output

The LOOKUP function in Excel returns any data type such as a string, numeric, date, etc. This datatype is similar to the datatype of result_vector. However, it only returns a single datatype. If there is a repetition of value in lookup_vector, it will consider the last occurrence of value in lookup_vector and return its corresponding value from the result_vector.

When the value is not present in lookup_vector

If the LOOKUP Excel function cannot find an exact match in lookup_vector, it considers the largest value in lookup_vector that is less than or equal to value. If the value is smaller than all of the values in the lookup_vector, then the LOOKUP function in excel gives an error. If lookup_vector is not sorted in ascending order, the LOOKUP function in excel will return an incorrect value. You can consider using a VLOOKUP function in such cases.

Читать еще:  Listview vba excel

Applications of LOOKUP Function in Excel

The LOOKUP Excel Function is used to find value when one of its pairs is known. The following are some of the applications of the function:

  • Extract the price of an item using its identifier
  • Find the location of the book in the library
  • Get the last transaction by month or year
  • Check the latest price of an item
  • Find the last row in numeric/text data
  • Get the date of the last transaction

How to Use the LOOKUP Function in Excel?

LOOKUP Excel function is very simple and easy to use. Let’s understands the working of LOOKUP Excel Function with examples.

LOOKUP Excel Function Example #1

Suppose you have a list of items say flowers, its Identifier and it’s the latest price as shown below.

Функция ВПР в Excel и её секреты. Поиск VLOOKUP в базах данных

Функция ВПР в Exce l позволяет работать с большими таблицами и базами данных. В статье рассмотрим примеры использования функции ВПР в Excel. Дополнительно с функцией Excel VLOOKUP разберем динамический индекс Col index num, IF и поиск в нескольких столбцах или базе ДВССЫЛ INDIRECT.

VLOOKUP ищет указанное вами значение в электронной таблице и возвращает из другого столбца ответ на ваш запрос. Формула Excel может использоваться для поиска любых данных на основе уникального идентификатора при работе в программе.

Это позволяет сэкономить много времени и избежать потенциальных ошибок при сравнении больших таблиц и важных баз данных. В вашем распоряжении есть две функции – VLOOKUP и HLOOKUP. Единственная разница между этой парой выражений заключается в том, что первая ищет информацию по вертикали, а вторая – по горизонтали. Функция ВПР в Excel имеет 4 аргумента:

  • Критерий поиска (Lookup_value)
  • Матрица (Table_array)
  • Индекс (Col_index_num)
  • Порядок сортировки (Range_lookup).

Для изучения каждого из этих аргументов будет использовано наглядное пособие – расчеты заработной платы сотрудников.

Структура формулы ВПР в Excel

Первая строка – значение, которое вы хотите найти в базе данных Excel. В примере необходимая информация находится в ячейке B3. Если вы введете ее адрес в первое поле, при помощи выражения можно найти нужные сведения в списке со сведениями о персонале.

Дальше указывается весь диапазон данных (проще говоря, таблица целиком), и нужно учесть, что критерий отбора обязательно должен находиться в первой колонке.

В третьей строке просто нужно указать номер столбца внутри матрицы, из которого с помощью выражения будут извлечены сведения.

Существует два варианта значений для параметра «Порядок сортировки». Введете 0 – тогда результатом вставки будет ошибка #Н/Д, если не сможет найти в базе Экселя результаты по запросу.

Результат отображается только в том случае, если между заданным критерием отбора (Lookup_value) и результатами в крайней первой колонке массива (Table_array) будет обнаружено абсолютное совпадение.

Введете 1 – и формула тоже отобразит результат, если найдет полное совпадение между Lookup_value и содержимым какой-либо строки в первом столбце матрицы (Table_array).

Но если нет соответствия, то будет выбрано значение, приближенное к этому числу. Другими словами, если вы в примере вместо B3 напишете 12, функция вернет ответ «Gwendy», потому что 10 является числом, максимально приближенным к 12. Первая колонка в таблице заранее должна быть отсортирована по возрастанию, если вы вставляете 1 в Range_lookup.

Поиск приблизительного значения ВПР в Excel

В примере (снимок № 2) ВПР используется для вычисления прибавки на основе текущего оклада. Критерий отбора – это заработная плата, написана в F3. Матрица – это диапазон $I$3:$J$10 (весь массив).

Адрес является абсолютным (это показывают знаки $), чтобы осталась возможность копировать всю получившуюся конструкцию без изменения диапазона. Col_index_num равен 2 (процент повышения находится в соседнем массиве).

Параметр порядка сортировки Range_lookup – 1, потому что нужно, чтобы формула выдавала результат, даже если нет идеального соответствия. Если Lookup_value составляет 35 850, ВПР не может найти идеальное совпадение в массиве, но ближайшее минимальное число – 35 000, поэтому ответом на выражение будет 4%. На этом ликбез « ВПР в Excel для чайников » заканчивается.

Сравнение двух списков с помощью ВПР в Excel

Вы можете использовать ВПР в Excel для сравнения двух баз данных . Критерий отбора в этом примере (скриншот № 3) – идентификатор персонала (он должен быть уникальным значением) в первой колонке.

Матрица – это диапазон идентификаторов персонала во втором списке или массиве. Сделайте ссылку на массив абсолютной, используя знаки $ в адресах ячеек ($I$3:$I$9), чтобы иметь возможность копировать выражение без изменения ссылок на ячейки диапазона.

В аргументе «Порядок сортировки» введите 0 – это обязательно потому, что вам нужно только точное пересечение. Скопируйте получившееся, и если в ответ отображается #Н/Д, это значит, что во втором списке или в базе искомая запись отсутствует.

Динамический индекс (Col_index_num) с использованием нумерованных столбцов

Если вам нужно найти какую-либо информацию в нескольких колонках, в поле «Индекс» можете использовать относительные ссылки на ячейки.

Это позволяет сэкономить очень много времени и не вводить номер столбца каждый раз. На снимке № 4 нумерация колонок выполняется в строке 4. В поле Col_index_num нужно ввести C4, и получится первый динамический индекс.

Теперь очень просто и быстро можно добавлять или удалять столбцы из массива, а также легко изменить их порядок в строке 3.

Динамический индекс со вложенными IF (ЕСЛИ)

Вы можете использовать формулы IF (ЕСЛИ) в Экселе для создания динамического индекса. В примере (скриншот № 5) премия рассчитывается в зависимости от отдела и категории.

Если сотрудник, работая в отделе продаж, входит в группу 1 бонусной категории, формула VLOOKUP должна вернуть 3%, если в группу 5 бонусной категории – 4%, а если в группу 10 – 5%.

Выражение IF с двумя границами в Col_index_num проверяет информацию в колонке G (категория бонусов), помогая ВПР выбрать значение из массива справа.

Критерий поиска – это отдел, E3. Матрица – диапазон $J$3:$M$7. В поле «Индекс» указывается конструкция по типу IF(G3=«Группа 1»,2,IF(G3=«Группа 5»,3,4)).

С помощью первой функции IF вы сможете узнать, соответствует ли G3 запросу «Группа 1». Если это так, формула VLOOKUP выберет бонус из второго столбца. Если это неправда, второе выражение IF проверяет, соответствует ли G3 запросу «Группа 5».

Если это действительно так, функция ВПР выбирает бонус из третьей колонки. Если и это неверно, анализируется четвертая. В строке Range_lookup непременно введите 0, потому что нужно найти только буквальное совпадение.

Поиск в нескольких столбцах или базе Excel с INDIRECT (ДВССЫЛ)

В примере (снимок № 6) имеется 3 таблицы. Диапазоны данных в каждой из них имеют названия «Финансы», «Производство» и «Продажи».

В этом примере вам нужно найти сотрудника из отдела продаж с идентификатором 3. Название диапазона вводится в C19, идентификатор – в E19. Ячейка B22 связана с C19, и B22 (идентификатор) – это Lookup_value. Выражение с ДВССЫЛ находится в таблице – INDIRECT воспринимает содержимое C19 как имя диапазона.

Далее указываете номер колонки в матрице, откуда функция должна извлекать сведения и отображать их в ячейке при помощи VLOOKUP. В Range_lookup введите 0, потому что здесь требуется только точное пересечение.

ВПР – одно из самых полезных и важных средств поиска в Microsoft Excel . Он обычно используется для выполнения запросов к огромным листам с кучей информации, когда ручная работа может занять слишком много времени. Буква «V» в VLOOKUP означает «вертикальный», поэтому ее также иногда называют формулой вертикального отбора.

Особенности функции вертикального поиска в Excel

  • Регистр в запросах не учитывается.
  • В строке «Порядок сортировки» значение по умолчанию равно 1 (TRUE-ПРАВДА). Поэтому лучше не пропускать этот аргумент, если вам нужны только точные совпадения.
  • В первом поле (там, где вы пишете запрос) допускается использование подстановочных знаков.

Выше были рассмотрены лишь некоторые способы применения с виду обыкновенной функции поиска VLOOKUP. Все эти примеры ВПР в Excel наглядно демонстрируют, насколько она полезна при работе с базами данных и упрощает анализ больших электронных таблиц.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector