Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Getpivotdata в excel

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Аналогом функции ВПР для сводных таблиц является функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, которая возвращает данные, хранящиеся в отчете сводной таблицы.

Чтобы получить быстрый доступ к функции, необходимо ввести знак равенства в ячейку (=) и выделить необходимую ячейку в сводной таблице. Excel сгенерирует функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ автоматически.

Отключение создания GetPivotData

Чтобы отключить автоматическую генерацию функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, выберите любую ячейку в сводной таблице, перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Параметры в группу Сводная таблица. Щелкните по стрелке вниз, находящейся рядом с вкладкой Параметры. В выпавшем меню, уберите галку с пункта Создать GetPivotData.

Теперь, при ссылке на ячейку, находящуюся в сводной таблице, Excel будет генерировать адрес ячейки.

Использование ссылок на ячейки в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Вместо указания названия пунктов или полей в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, вы можете ссылаться на ячейки, находящиеся на листе. В примере ниже ячейка E3 содержит название продукта, а формула в ячейке E4 ссылается на нее. В результате будет возвращен суммарный объем по тортам.

Использование ссылок на поле сводной таблицы

Вопросов по работе ссылок на пункты сводной таблицы нет, проблемы возникают, если мы захотим сослаться на поле данных.

В примере ячейка E3 содержит название поля данных «Количество», и было бы неплохо ссылаться на эту ячейку в функции, вместо того, чтобы иметь название поля в формуле ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Однако, если мы поменяем первый аргумент поле_данных на ссылку на ячейку E3, Excel вернет нам ошибку #ССЫЛКА!

Проблему решит простое добавление пустой строки (“”) в начало или конец ссылки на ячейку.

Простая коррекция формулы приведет к возврату правильного значения.

Использование дат в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Если вы используете даты в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, у вас могут возникнуть проблемы, даже если дата отображается в сводной таблице. К примеру, аргументом формулы ниже является дата “21/04/2013”, и сводная таблица содержит поле с датами продаж. Однако формула в ячейке E4 возвращает ошибку.

Для предотвращения ошибок, связанных с датами, вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

  • Сравнять форматы дат в формуле и сводной таблице
  • Использовать функцию ДАТАЗНАЧ
  • Использовать функцию ДАТА
  • Сослаться на ячейку с корректной датой

Сравнять форматы дат в формуле и сводной таблице.

Для получения корректного результата, во время использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, убедитесь, что форматы дат аргумента формулы и сводной таблицы одинаковые.

В ячейке E4, в формуле использована дата формата “ДД.ММ.ГГГГ”, и в результате возвращена правильтая информация.

Использование функции ДАТАЗНАЧ

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно добавить функцию ДАТАЗНАЧ для возврата даты.

В ячейке E4, дата введена с помощью функции ДАТАЗНАЧ, и Excel возвращает необходимую информацию.

Использование функции ДАТА

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно воспользоваться функцией ДАТА, которая позволит корректно вернуть необходимую информацию.

Ссылка на ячейку с датой

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно сослаться на ячейку, содержащую дату (в любом формате, в котором Excel воспринимает данные, как даты). В примере в ячейке E4, формула ссылается на ячейку E3 и Excel возвращает корректные данные.

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ)

Функция GetPivotData Возвращает видимые данные из сводной таблицы.

В этом примере = GETPIVOTDATA («продажи»; a3) возвращает общую сумму продаж из сводной таблицы.

Синтаксис

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных; сводная_таблица; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Аргументы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ описаны ниже.

Имя поля сводной таблицы, содержащего данные, которые требуется извлечь. Это должно быть в кавычках.

Ссылка на ячейку, диапазон ячеек или именованный диапазон ячеек в сводной таблице. Эти сведения используются для определения сводной таблицы, содержащей данные, которые необходимо извлечь.

field1, Item1, поле2, элем2.

От 1 до 126 пар имен полей и элементов, описывающих данные, которые необходимо извлечь. Они могут следовать друг за другом в произвольном порядке. Имена полей и имена для элементов, отличных от даты и чисел, должны быть заключены в кавычки.

Для сводных таблиц OLAPэлементы могут содержать исходное имя измерения, а также исходное имя элемента. Пара «поле-элемент» для сводной таблицы OLAP может выглядеть следующим образом:

Можно быстро ввести простую формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, введя = (знак равенства) в ячейке, в которой должно быть возвращено значение, и затем щелкнув ячейку в сводной таблице, содержащей необходимые данные.

Вы можете отключить эту функцию, выбрав любую ячейку в существующей сводной таблице, а затем перейдите на вкладку анализ сводной таблицы > Параметры > сводной таблицы > снимите флажок Создать GetPivotData .

Вычисляемые поля, элементы и пользовательские вычисления можно включить в расчеты в GETPIVOTDATA.

Если аргумент pivot_table является диапазоном, содержащим две или несколько сводных таблиц, данные будут извлекаться из какой-либо сводной таблицы, созданной последними.

Читать еще:  Vba excel выход из цикла

Если аргументы поля и элемента описывают одну ячейку, возвращается значение этой ячейки независимо от того, является ли она строкой, числом, ошибкой или пустой ячейкой.

Если аргумент «элемент» содержит дату, необходимо представить это значение как порядковый номер или воспользоваться функцией ДАТА, чтобы это значение не изменилось при открытии листа в системе с другими языковыми настройками. Например, элемент, ссылающийся на дату 5 марта 1999 г., можно ввести двумя способами: 36 224 или ДАТА(1999;3;5). Время можно задать в виде десятичных значений или с помощью функции ВРЕМЯ.

Если аргумент pivot_table не является диапазоном, в котором найдена Сводная таблица, функция GETPIVOTDATA возвращает #REF!.

Если аргументы не описывают видимое поле или содержат фильтр отчета, в котором не отображаются отфильтрованные данные, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!. значение ошибки.

Примеры

В формулах в приведенном ниже примере показаны различные методы для считывания данных из сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Зачем нужна функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Предположим, что из вот такой базы данных по продажам:

. вы создали небольшую, но симпатичную сводную таблицу:

Но ваш руководитель хочет не совсем ее, а что-то похожее на:

То есть имеем несколько ощутимых трудностей:

  • Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит — дизайн отчета должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). «Дорабатывать напильником» дизайн сводной — долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчета и обновления.
  • Из всей сводной для отчета вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру — придется руками фильтровать.
  • Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зеленых ячейках, но среднее по месяцу в итогах — сводная так не умеет.
  • Полученные в сводной результаты — еще не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе (особенно для сводных на основе OLAP-кубов) или делается, но «через одно место» с помощью вычисляемых полей и объектов.
  • Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).

Изящным решением всех этих проблем может стать функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA) , которая умеет извлекать нужные нам данные из сводной, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах.

Сделаем на отдельном от сводной листе заготовку отчета:

Выделите первую ячейку зеленого диапазона, введите знак «равно» и щелкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки а-ля «морской бой» Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:

Давайте разберем ее подробно:

  • Первый ее аргумент («Выручка») — это имя извлекаемого поля.
  • Второй (Лист1!$A$4) — это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берем данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать из какой именно нужно вытащить число.
  • Все остальные аргументы начиная с третьего — это попарно название поля и его значение, т.е., в нашем случае, это имя модели (Наименование=»Fiesta») и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто «январь».

А теперь самое интересное.

Аккуратно замените в формуле «Fiesta» на $С7, а единичку на D$5 и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зеленые ячейки.

Теперь с данными в зеленых ячейках можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с ее жесткими ограничениями, т.е. дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д.

Если исходные данные поменяются, то нужно будет лишь обновить сводную (правой кнопкой мыши — Обновить). Даже если завтра изменится количество моделей или, скажем, Fiesta будет уже не третьей по счету машиной в сводной, наша функция все равно ее найдет и правильно извлечет соответствующий ей результат для нашего отчета.

Читать еще:  Как обвести ячейки в excel

Сводные таблицы Excel

Несмотря на появление новых функций вычисления итогов в Excel 2010, иногда просто невозможно получить данные, необходимые для формирования того или иного отчета. В подобных случаях вам понадобится промежуточная сводная таблица в качестве источника данных для формируемого отчета.

Предположим, что нужно показать продажи за четыре месяца, завершая февралем 2012, и сравнить их с продажами за предыдущий период. В этом случае потребуются данные за январь и февраль 2012 года; за январь, февраль, ноябрь и декабрь 2011 года; за ноябрь и декабрь 2010 года. Решение этой задачи лежит за границами возможностей обычных сводных отчетов.

Для решения этой задачи выполните следующие действия.

    Создайте сводную таблицу, в которой отображаются сведения о продаже за все месяцы и годы (рис. 3.42).

Рис. 3.42. В этой сводной таблице выполняются всевозможные вычисления

Рис. 3.43. Для создания формулы введите знак равенства и щелкните на нужной ячейке сводной таблицы

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, созданная на шаге 5, жестко запрограммирована на возвращение значений из одной заданной ячейки сводной таблицы. Эта функция знакома многим пользователям, но далеко не все нашли время, чтобы детально разобраться в ее синтаксисе.

  • =ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, «Доход» — получение значения поля Доход.
  • CaseSCudyPivot$A$3 — идентификация сводной таблицы путем выбора любой ячейки. Обратите внимание: по умолчанию Excel выбирает левую верхнюю ячейку сводной таблицы.
  • «Год», 2011 — последняя пара аргументов представляет собой имя поля и возвращаемое значение. Второй аргумент из этой пары жестко закодирован. Ключ к успешному применению функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ — параметризация аргументов, которая позволит изменять их в дальнейшем.
  • Отредактируйте формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Измените значение параметра 2011 на указатель ячейки С$3. Вместо значения параметра Промышленное оборудование используйте указатель на ячейку $В4. Выберите пользовательский формат для данных в ячейках в виде #, ##0, К. Как показано на рис. 3.44, результат не изменился, просто была создана формула, которая может быть скопирована.

    Рис. 3.44. Измените функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ таким образом, чтобы использовать параметры отчета

    Рис. 3.45. Этот отчет выводит данные из промежуточной сводной таблицы

    • При изменении исходных данных для коррекции данных в полученном отчете достаточно обновить сводную таблицу, на основе которой он построен.
    • При обновлении сводных таблиц часто исчезает исходное форматирование. Но поскольку полученный форматированный отчет не является сводной таблицей, его форматирование сохраняется.
    • Если, например, между столбцами F и G нужно вставить пустой столбец, эту операцию можно выполнить несколькими щелчками мыши. В обычной сводной таблице эту операцию выполнить невозможно.
    • И наверное, самый главный аргумент в пользу функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ заключается в том, что ее активно используют сотрудники Microsoft.
  • Учтите, что использование функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ может привести к появлению определенных проблем. Если кто-либо изменил название категории Промышленное оборудование в отчете сводной таблицы, придется соответствующим образом изменить подпись в ячейке В4. Если этого не сделать, будет невозможно выбрать данные из промежуточной сводной таблицы. Функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ невозможно использовать для выборки данных из сводных таблиц OLAP и PowerPivot. В подобных случаях воспользуйтесь функциями кубов данных для создания совместимой сводной таблицы.

    GETPIVOTDATA Function

    What is the GETPIVOTDATA Function?

    The GETPIVOTDATA Function is categorized under Excel Lookup and Reference functions. Functions List of the most important Excel functions for financial analysts. This cheat sheet covers 100s of functions that are critical to know as an Excel analyst The function helps to extract data from specified fields in an Excel Pivot Table. The pivot table is used often in financial analysis Financial Analyst Job Description The financial analyst job description below gives a typical example of all the skills, education, and experience required to be hired for an analyst job at a bank, institution, or corporation. Perform financial forecasting, reporting, and operational metrics tracking, analyze financial data, create financial models to facilitate deeper analysis of given data. The function helps extract, group, or add data from a pivot table.

    Formula

    =GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, [field1, item1, field2, item2], …)

    The GETPIVOTDATA function uses the following arguments:

    1. Data_field (required argument) – This is the worksheet information from which we intend to remove nonprintable characters.
    2. Pivot_table (required argument) – This is a reference to a cell, range of cells, or named range of cells in a pivot table. We use the reference to specify the pivot table.
    3. Field1, Item1, Field2, Item2 (optional argument) This is a field/item pair. There are up to 126 pairs of field names and item names that may be used to describe the data that we wish to retrieve.
    Читать еще:  Dateadd vba excel

    We need to enclose in quotation marks all field names and names for items other than dates and numbers. We need to keep in mind the following:

    • Dates are entered as date serial numbers by using the DATE function so that they are in the proper date format.
    • Numbers can be entered directly.
    • Time should be entered in decimals or as the TIME function.

    How to use GETPIVOTDATA Function in Excel?

    To understand the uses of the GETPIVOTDATA function, let’s consider a few examples:

    Example 1

    Let’s assume we are given the pivot table below:

    Suppose we wish to get the sum of laptops from the pivot table given above. In such a scenario, we will use the formula =GETPIVOTDATA( “laptops”, $J$4) and get the result as 651,000.

    Continuing with the same example, suppose we are given the pivot table below:

    Now we wish to get the total sales. The formula to use will be =GETPIVOTDATA( “sum of Total”, $J$4).

    Example 2

    Using dates in the GETPIVOTDATA function may sometimes produce an error. Suppose we are given the following data:

    We drew the following pivot table from it:

    If we use the formula =GETPIVOTDATA(“Qty”,$L$6,”Date”,”1/2/17″), we will get a REF! error:

    To prevent such date errors, we can use any of the following methods:

    1. Match the Pivot Table’s date format – In order to get the correct, error-free results, we will use the same date format as in the pivot table. For example, we took 2-Jan as shown below:

    As seen below, the same format gives us the desired result:

    1. Use the GETPIVOTDATA function with the DATEVALUE function – Here, instead of just typing the date in the formula, add the DATEVALUE function to the date. As shown below, the formula will be:

    We will get the result below:

    1. Use the GETPIVOTDATA function with the DATE function – Here, instead of just typing the date in the formula, we will add the DATE function. As shown below, the formula will be:

    We will get the result below:

    1. Use the GETPIVOTDATA function with the DATE Function – Example 2: Here, instead of just typing the date in the formula, we can refer to a cell that contains a valid date, in any format recognized as a date by MS Excel. The formula to be used is =GETPIVOTDATA(“Qty”,$L$6,”Date”,S5).

    We will get the result below:

    A few notes about the GETPIVOTDATA Function

    1. #REF! error – Occurs when:
      • The given pivot_table reference does not relate to a pivot table.
      • When we provide invalid fields for the arguments data_field, [field], or [item].
      • The field details are not displayed in the specified pivot table.
    2. Remember that if an item contains a date, it should be in date format or serial number.
    3. The function can be automatically inserted by enabling the “Use GetPivotData functions for PivotTable references” option in MS Excel.

    Additional resources

    Thanks for reading CFI’s guide to important Excel functions! By taking the time to learn and master these functions, you’ll significantly speed up your financial analysis. To learn more, check out these additional CFI resources:

    • Excel Functions for Finance Excel for Finance This Excel for Finance guide will teach the top 10 formulas and functions you must know to be a great financial analyst in Excel. This guide has examples, screenshots and step by step instructions. In the end, download the free Excel template that includes all the finance functions covered in the tutorial
    • Advanced Excel Formulas Course
    • Advanced Excel Formulas You Must Know Advanced Excel Formulas Must Know These advanced Excel formulas are critical to know and will take your financial analysis skills to the next level. Advanced Excel functions you must know. Learn the top 10 Excel formulas every world-class financial analyst uses on a regular basis. These skills will improve your spreadsheet work in any career
    • Excel Shortcuts for PC and Mac Excel Shortcuts PC Mac Excel Shortcuts — List of the most important & common MS Excel shortcuts for PC & Mac users, finance, accounting professions. Keyboard shortcuts speed up your modeling skills and save time. Learn editing, formatting, navigation, ribbon, paste special, data manipulation, formula and cell editing, and other shortucts
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector