Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кнопка office в excel

Кнопка Office

Кнопка Office – это новый элемент интерфейса Word (рис. 1.3). Эта кнопка напоминает кнопку Пуск в Windows Vista – она тоже круглая и тоже с логотипом. Если вы работали с ранними версиями программы, то наверняка обратите внимание, что в меню Office, которое вызывается щелчком по этой кнопке, осталось много команд из меню Файл.

Рис. 1.3. Кнопка Office

Используя команды меню Office, можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия.

Список недавно открытых документов переместился из нижней части меню в верхнюю, а кроме этого, появились новые подменю – Подготовить и Опубликовать. Первое содержит несколько важных инструментов, которыми удобно пользоваться, когда вы завершаете работу над документом: добавление цифровой подписи, проверка документа на наличие совместимости с предыдущими версиями Word, ограничение доступа к файлу и защита от внесения изменений, просмотр свойств документа (рис.1.4). Практически все эти возможности были доступны в Word и ранее, но, в последней версии их найти значительно проще, а значит, повышается вероятность того, что ими действительно будут пользоваться.

Рис. 1.4. Подменю Подготовить

Одна из новинок, доступная в этом подменю – команда Инспектор документов (рис. 1.5). C ее помощью можно удостовериться в том, что документ не содержит никакой скрытой информации, которая может представлять угрозу для безопасности пользователя. После ее запуска будет запущен мастер, который проверит файл на наличие комментариев, скрытого текста, заголовков, информации об авторе и т.д., после чего предложит автоматически удалить найденную информацию.

Рис. 1.5. Окно мастера Инспектор документов

В нижней части меню кнопки Office есть кнопка Параметры Word, в которой можно найти множество параметров настройки программы. Многие из них перекочевали сюда из окон Сервис-Параметры и Сервис-Настройка, существовавших в прошлых версиях Word, других раньше просто не было. Например, для офисного пакета теперь можно выбирать тему, как для Windows (рис. 1.6). При работе с Windows XP SP2 по умолчанию используется голубая тема, а при работе в Vista – черная. Также можно выбрать тему серебристого цвета (рис. 1.7).

Рис. 1.6. Выбор темы оформления для Word 2007

Рис. 1.7. Тема изменена на черную

Что такое кнопка Microsoft Office и где она находится?

Пользовательский интерфейс был значительно изменен в следующих приложениях Выпуск 2007 системы Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook (окна создания и чтения сообщений). Кнопка Microsoft Office заменяет меню Файл и расположена в верхнем левом углу окна перечисленных приложений Microsoft Office.

При нажатии на кнопку Microsoft Office можно выполнить простые команды по открытию, сохранению и печати файла, как и в прошлых версиях Microsoft Office.

Однако, в Office 2007 доступно больше команд, например, команды Подготовить и Опубликовать. Так, если в Word, Excel или PowerPoint выделить пункт Подготовить, а затем выбрать команду Инспектор документов, можно проверить наличие в файле скрытых метаданных и личных сведений.

В Microsoft Office Outlook 2007 новая кнопка Microsoft Office отображается при чтении или создании сообщений, задач, контактов или элементов календаря.

Рисунок 7. Отформатированный текст из окна справки

ГЛАВА 2. создание документа в MS Word

Создание документа в MS Word заключается, прежде всего, в наборе текста. Текст редактируется – исправляются ошибки, вводятся, изменяются, удаляются части документа. Документу придается профессиональный вид – изменяются начертания и размеры шрифтов, корректируются таблицы, списки, для различных фрагментов текста применяются границы, заливка. В подготовленном документе расставляются номера страниц, колонтитулы, создается оглавление. Таков краткий план создания документа. Но прежде чем начать выполнять действия по созданию документа, необходимо организовать условия для работы – уточнить и задать параметры страницы, абзацы, шрифты, выполнить выравнивание, расставить переносы в тексте в соответствии с требованиями к выполняемой работе – курсовой, дипломному проекту, реферату. Первое, на что обратим внимание – это режимы отображения документа.

Режимы отображения документов

Текстовой процессор MS Word поддерживает несколько режимов представления документов.

В режиме Разметка страницы экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати. Рекомендуется работать с документами именно в этом режиме.

В режиме Черновик документ показывается в простом виде без элементов оформления. Этот режим удобен на стадиях ввода, редактирования или когда не имеет значения внешний вид документа.

В режиме Web-документ экранное представление не совпадает с печатным. Форматирование документа в данном случае является относительным, так как заранее неизвестно, каким средством просмотра будет отображаться документ. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

В режиме Структура можно отобразить только заголовки документа. Этот режим используют при работе с большими документами.

Режим чтения позволяет осуществить предварительный просмотр документа с использованием тех или иных параметров просмотра. Кроме того, в этом режиме организован определенный сервис, которым можно воспользоваться, например, справочники (поиск слов) или всплывающая подсказка с переводом.

Выбор режима представления документа выполняется с помощью команды меню Вид, также в строке состояния могут изображаться значки режимов, как показано на рисунках 1 и 3.

Параметры страницы

Для разработки грамотного, соответствующего ГОСТ или определенным требованиям документа, необходимо установить параметры страницы – задать значения полей, выбрать книжную или альбомную ориентацию, автоматическую расстановку переносов, выполнить другие команды. Обычно по умолчанию в параметрах страницы заданы значения, соответствующие ГОСТ, но в случае необходимости их можно изменить.

отдельные действия по разметке страницы – в списке Колонки, например, задать разделение текста на колонки. Значок списка, напомним, это маленький треугольник (€) рядом с названием списка. Любой список можно открыть и выполнить команды.

Читать еще:  Microsoft office 365 ключик активации

Кнопки вызова диалоговых окон. Кнопки вызова диалоговых окон – это маленькие значки , которые могут отображаться в некоторых группах. По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно, содержащее дополнительные параметры, связанные с этой группой. Если нажать такую кнопку (она отмечена на рисунке 8 кружком и подписана рядом с ним) на вкладкеРазметка страницы, то откроется диалоговое окно Параметры страницы, показанное на рисунке 9. В таком диалоговом окне можно выполнить сразу нескольких команд и задать дополнительные параметры.

Изменение параметров страницы. В диалоговом окне Параметры страницына вкладке Поля можно изменить поля (верхнее, нижнее, левое, правое). На вкладке Размер бумаги устанавливаются ширина и высота печатной страницы, а также выбирается альбомная или книжная ориентация. Применить выбранные параметры можно: Ко всему документу, К выделенному тексту, До конца документа.


Рисунок 9. Диалоговое окно Параметры страницы

Редактирование документа

Под редактированием документа подразумевается выполнение следующих операций:

§ перемещение по тексту документа;

§ выделение фрагментов текста;

§ разбиение строки на части или объединение нескольких строк в одну;

§ вставка или удаление символов;

§ исправление орфографических или синтаксических ошибок;

§ изменение стиля текста и т. д.

Перемещение по тексту

Для внесения изменений в нужном месте используют приемы перемещения по тексту. С помощью мыши перемещения по тексту выполняются следующим образом (таблица 1).

Таблица 1. Действия по перемещению курсора

MS Word использует общий принцип, характерный для приложений Windows: сначала выделение, потом выполнение. Если вы хотите удалить слово, отформатировать абзац, переместить предложение, то сначала нужно выделить слово, абзац или предложение, а потом выполнить команду. Иными словами, для выполнения операций над текстом и его фрагментами необходимо сначала выделить их.

Фрагментом текста может быть: отдельный символ или несколько символов, слово, строка текста, предложение, несколько строк текста, абзац и весь текст в целом. Для выделения текста и его фрагментов с помощью мыши можно воспользоваться полосой выделения – это невидимая колонка слева от документа. При перемещении указателя мыши влево от документа к полосе выделения он (указатель мыши) принимает вид стрелки, наклоненной в сторону документа.

Основные способы выделения текста кнопкой мыши приведены в таблице 2.

Таблица 2.Действия по выделению текста

Отменить выделение можно щелчком мыши на любом месте экрана вне выделенного фрагмента.

Кнопка «Office»

Напомним, что Кнопка «Office» – это круглая кнопка с эмблемой пакета Microsoft Office 2007, расположенная в правом верхнем углу окна программы, которая содержит меню с некоторыми основными командами (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Меню Кнопки «Office»

Рассмотрим эти команды.

• Создать. Создает новый документ.

• Открыть. Вызывает диалоговое окно открытия ранее созданного документа.

• Сохранить. Сохраняет текущий документ под тем же именем и в той же папке. Если документу еще не присвоено название, появляется диалоговое окно Сохранить как, где следует указать имя файла и папку, в которую он будет сохранен.

• Сохранить как. В отличие от вышеописанной команды всегда вызывает диалоговое окно Сохранить как. Кроме того, вы можете нажать кнопку со стрелкой, расположенную справа, и тем самым открыть меню для выбора формата сохраняемого файла. Дело в том, что файлы Excel по умолчанию сохраняются в формате XLSX – это новый формат файлов, в предыдущих версиях программы Excel использовались файлы формата XLS. Файлы, сохраненные в формате XLSX, не откроются ни в одной из предыдущих версий Excel. Если вы хотите открывать документы в ранних версиях программы Excel, выполните команду Книга Excel 97-2003. В этом случае ваш документ будет преобразован в формат XLS, понятный любой предыдущей версии программы Excel, вплоть до версии 97. При этом могут быть потеряны или преобразованы некоторые объекты документа, например объекты SmartArt преобразуются в обычную графику и станут недоступны для редактирования, но об этом чуть позже. Excel 2007, наоборот, способен открывать как файлы собственного формата (XLSX), так и файлы, созданные в предыдущих версиях (XLS).

• Печать. Вызывает вложенное меню, с помощью команд которого можно отправить документ на печать на принтер, используемый по умолчанию, отобразить диалоговое окно настройки принтера или перейти в режим предварительного просмотра документа, где можно посмотреть, как ваш документ будет выглядеть на бумаге.

• Подготовить. Открывает подменю, которое содержит команды для подготовки документа. Кроме того, вы можете назначить права доступа к вашему документу, зашифровать его, присвоить документу атрибут Окончательный (что делает невозможным его дальнейшее редактирование) и многое другое.

• Отправить. Отправляет текущий документ адресату по факсу или через Интернет.

• Опубликовать. Используется при коллективной работе или корпоративном документообороте. Документ опубликовывается на сервере и становится доступным всем или определенным категориям пользователей сети.

• Закрыть. Закрывает текущий документ. Если в документе содержатся несохраненные изменения, появляется диалоговое окно с предложением сохранить эти изменения.

В нижней части меню Кнопки «Office» содержатся две кнопки.

• Параметры Excel. Открывает диалоговое окно настройки различных параметров программы Excel. Это диалоговое окно, а также настройку некоторых параметров мы рассмотрим ниже.

• Выход из Excel. Закрывает программу Excel и все открытые документы. Если в документах содержатся несохраненные изменения, вам будет предложено сохранить их.

Таким образом, Кнопка «Office» обеспечивает доступ к основным операциям над документами и к настройкам программы. Нетрудно догадаться, что данная кнопка при работе над документом не так часто используется: в начале работы вы открываете или создаете документ, в конце – сохраняете и закрываете его. В процессе работы, вероятно, придется всего несколько раз обратиться к меню Кнопки «Office», например, чтобы распечатать документ или загрузить какой-нибудь другой. Возможно, именно по причине нечастого использования команды Кнопки «Office» не были вынесены на ленту.

Читать еще:  Microsoft office продлить подписку

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

MS Excel.Основные понятия и элементы окна Excel

Сегодня решила продолжить тему Microsoft Office и разобрать тему Excel.

В строке заголовка отображается название программы (Microsoft Excel) и имя документа. Документ Excel называется Рабочей книгой. При сохранении файлу по умолчанию присваивается имя Книга1 , расширение – xlsx.

В левом верхнем углу окна расположена Кнопка «Office». При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (например, Параметры Excel ).

Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 007 представляет собой ленту , которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов.

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).

  • Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа
  • В меню выберите команду Свернуть ленту.
  • Лента будет скрыта, названия вкладок останутся

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки

На рисунках приведено отображение ленты вкладки Вставка при разной ширине окна.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок:

Главная , Вставка , Разметка страницы , Ссылки , Рассылки , Рецензирование , Вид .

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная , которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов.

Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку Разработчик .

  • Щелкните по кнопке Office
  • Выберите команду Параметры Excel .
  • В разделе Основные диалогового окна Параметры Excel установите соответствующий флажок

Элементы управления на лентах вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования .

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

Щелчек по кнопке в правом нижнем углу группы открывает соответствующее окно диалога, например, для группы Шрифт откроется окно диалога Шрифт .

Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить , Отменить , Вернуть ( Повторить ). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Для этого надо проделать следующие действия:

  • Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа .
  • В меню выбрать наименование необходимого элемента. Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
  • Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды.
  • В разделе Настройка окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить .

Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа .

Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления данных.

В отличие от других приложений Office 2007 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2007 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области.

Строка формул

Под панелями инструментов окна Excel расположена строка формул . В левой части этой строки отображается адрес текущей ячейки (или ее имя), в правой части – содержимое текущей ячейки.

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул .

Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки.

Рабочая область каждого листа представляет собой таблицу.

Столбцы таблицы озаглавлены латинскими буквами и, далее, двух буквенными сочетаниями. Всего в рабочем листе – 16 384 столбцов (от А до XFD . После столбца Z идет столбец АА, после AZ — ВА и т.д.).

Строки нумеруются от 1 до 1048576.

Книга состоит из рабочих листов . Каждый рабочий лист имеет имя , которое отображается на его ярлыке . По умолчанию листы называются: Лист1 , Лист2 и т.д. Для активизации листа нужно щелкнуть на его ярлыке.

Читать еще:  Office block перевод

Количество листов, входящих изначально в рабочую книгу, задается в диалоговом окне Кнопка Office Параметры Excel раздел Основные, поле->счетчик –>Количество листов. При необходимости можно добавлять и удалять листы.

При большом количестве листов используются кнопки прокрутки, расположенные слева от ярлыков.

Минимальным элементом хранения данных является ячейка .

Адрес ячейки – это заголовок столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, А2, В25, С65.

Одна из ячеек всегда является активной (текущей) и выделена рамкой . Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле Имя . В зависимости от выбранного способа перемещения по рабочей книге активная ячейка может перемещаться или оставаться неизменной.

Заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячейка, выделены темным цветом. По этому признаку легко определить активную ячейку. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся в активной ячейке. Сделать активной другую ячейку (переместить курсорную рамку) можно несколькими способами:

  • щелкнуть мышью в нужной ячейке;
  • использовать навигационные клавиши
  • нажать клавишу .

Клавиша переводит по умолчанию в нижнюю ячейку. Направление перемещения можно изменить командой меню Кнопка Office -> Параметры Excel -> вкладка Дополнительно , поле Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД.

Пролистывание содержимого рабочего листа выполняют обычными способами, т.е., используя полосы прокрутки, а также клавиши

Перемещения по экрану

Обратиться к нужной ячейке можно, щелкнув по ней мышью. Кроме того, перемещаться по таблице можно с помощью полос прокрутки и с помощью клавиатуры:

  • стрелки вверх, вниз, вправо, влево дают перемещение на одну ячейку в соответствующем направлении;
  • клавиша — в первый столбец строки;
  • сочетания клавиш + и + — соответственно, в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку; соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку столбца (если столбец не заполнен, то переход осуществляется в последнюю строку.столбца листа);- соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку строки (если строка не заполнена, то переход осуществляется в последний столбец листа);

— на страницу вверх и вниз, соответственно.
При нажатии клавиш +

активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.

Перейти на нужную ячейку, можно

  • набрав её адрес в поле имени и нажав клавишу ;
  • дав команду Главная->Редактирование ->Найти и выделить-> Перейти и ввести адрес ячейки;
  • нажав клавишу F5.

Продолжение в следующей статье.

Другие мои публикации по информатике вы можете прочесть здесь:

Сочетания клавиш в Excel

Многие пользователи находят использование внешней клавиатуры с помощью сочетаний клавиш для Excel помогает им работать эффективнее. Для пользователей с ограниченными возможностями или плохим зрением клавиши быстрого доступа могут быть более удобными, чем работа с сенсорным экраном или мышью.

Сочетания клавиш в этой статье соответствуют принятой в США раскладке клавиатуры. Сочетания клавиш для других раскладок клавиатуры могут отличаться от приведенных здесь.

Знак «плюс» (+) в ярлыке означает, что вам нужно одновременно нажать несколько клавиш.

Знак запятой (,) в ярлыке означает, что вам нужно нажимать несколько клавиш по порядку.

В этой статье описаны сочетания клавиш, функциональные клавиши и некоторые другие распространенные сочетания клавиш в Excel для Windows.

Чтобы быстро найти сочетание клавиш в этой статье, можно использовать поиск. Нажмите клавиши CTRL + F, а затем введите слова для поиска.

Если для часто используемого действия не предусмотрено сочетание клавиш, вы можете создать его, записав макрос.

Список клавиш быстрого доступа можно скачать в виде документа Word по следующей ссылке: Клавиши быстрого доступа в Excel 2016 для Windows

В этом разделе

Часто используемые сочетания клавиш

В этой таблице перечислены самые распространенные клавиши быстрого доступа для Excel.

Переход на вкладку Главная

Удаление содержимого ячеек

Выбор цвета заливки

Переход на вкладку Вставка

Выравнивание содержимого ячеек по центру

Переход на вкладку Разметка страницы

Переход на вкладку Данные

Переход на вкладку Вид

Открытие контекстного меню

клавиша вызова контекстного меню

Переход на вкладку Формула

Скрытие выделенных строк

Скрытие выделенных столбцов

Сочетания клавиш для ленты

Параметры на вкладках, связанные с группами ленты. Например, на вкладке » Главная » в группе » число » есть параметр » числовой формат «. Нажмите клавишу Alt, чтобы отобразить сочетания клавиш для ленты (всплывающие подсказки), а затем — буквы маленьких изображений рядом с вкладками и параметрами, как показано на рисунке ниже.

Вы можете сочетать подсказки клавиш с клавишей Alt, чтобы сделать сочетания клавиш клавишами доступа для параметров ленты. Например, нажмите клавиши ALT + H, чтобы открыть вкладку Главная , а затем ALT + Q, чтобы перейти в поле помощника или поиска . Нажмите клавишу Alt еще раз, чтобы просмотреть подсказки для параметров выбранной вкладки.

В Office 2013 и Office 2010 большинство старых сочетаний клавиш ALT также работают. Тем не менее, вам нужно знать полный контекст. Например, нажмите клавишу Alt, а затем нажмите одну из старых клавиш меню E (Правка), V (вид), I (вставка) и т. д. Появится уведомление о том, что вы используете клавишу доступа в более ранней версии Microsoft Office. Если вы знаете всю последовательность клавиш, вы можете использовать ее. Если последовательность не известна, нажмите клавишу ESC и воспользуйтесь подсказками клавиш.

Использование вкладок клавиш доступа для ленты

Чтобы перейти непосредственно на вкладку ленты, нажмите одну из указанных ниже клавиш доступа. В зависимости от того, что выбрано на листе, могут отображаться дополнительные позиции табуляции.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector