Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Адресная книга office 365

Updating the Offline Address Book in Office 365

In on-premises versions of Exchange, you could update address lists manually, as well as modifying the schedule through which they were updated.
Exchange Online only updates the Default Offline Address Book (OAB) once a day, and can take another day after that to be available to users. So unfortunately as per this Microsoft article, ‘It can take 24 to 48 hours for the GAL to update the OAB. Check back after another 24 hours to see whether the OAB is updated.’

Note that you can see a schedule by running the following command:

$schedule = Get-OfflineAddressBook “Default Offline Address Book” | Select-Object schedule
$schedule.Schedule

Sun.05:00-Sun.05:15
Mon.05:00-Mon.05:15
Tue.05:00-Tue.05:15
Wed.05:00-Wed.05:15
Thu.05:00-Thu.05:15
Fri.05:00-Fri.05:15
Sat.05:00-Sat.05:15

However, as per https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2013/01/14/managing-oab-in-exchange-server-2013/ later versions of Exchange don’t use this setting, you should use get-mailboxserver [servername] | fl *oab* however this command is not available in Exchange Online. I assume therefore that this 5am schedule is the setting that is used either way, but frankly can’t be sure.

Also Update-OfflineAddressBook is not available in Exchange Online PowerShell, so it is not even possible to update it manually.

So a typical address book update might look like this:

  1. At 9am a new user is created, which updates in the GAL immediately, and can be seen via OWA.
  2. At 5am the next day the OAB is updated.
  3. The OAB is updated the next time users start Outlook (Outlook checks for a newer version), or they manually download the OAB

So the process can easily take up to 24 hours before the new users are visible in the address book. The best you can do with Office 365, is to wait until the next day after 5am, and then either restart outlook or force the OAB download using the below method. Hardly ideal, but until Microsoft add this functionality this is the only option. Add your vote for this feature here! https://office365.uservoice.com/forums/264636-general/suggestions/14919246-please-allow-admins-to-force-update-offline-addres

Download the latest copy of the OAB

To download the latest copy of the OAB manually, follow these steps:
1. In Outlook click on the Send/Receive tab, then Send/Receive Groups, and then click Download Address Book.
2. In the Offline Address Book dialog box, click to clear the Download changes since last Send/Receive check box, and then click OK.

You can check the date of the OAB files by opening “%localappdata%LocalMicrosoftOutlookOffline Address Books”

oab_files

Разумная адресная книга и подтверждения o «полетах», переезжают в Outlook на web

Главная » Office 365 » Разумная адресная книга и подтверждения o «полетах», переезжают в Outlook на web

Пользователи часто пользуются электронной почтой, получая и отправляя большое количество писем. Не мудрено, что во время этих действий можно допустить ошибку. Например, вы забыли чье-то имя, хотите покинуть группу в электронной почте, прочие. Компания Microsoft привлекает новых людей, которые разрабатывают удобные приложения для устранения ошибок и ускорения выполнения поставленных задач. Новые функции в Outlook будут добавлены в Офис 365 в ближайшее время.

Outlook будет учится от ваших действий

Пользуясь электронной почтой очень часто, не мудрено забыть имя того или иного получателя, либо забыть, как правильно пишется фамилия. При групповой рассылке так же легко можно забыть добавить человека или группу людей. Благодаря новым функциям в Outlook подобный человеческий фактор будет устранен, а работать с электронной почтой станет проще.

Для начала, пользователи получат обновленный и интуитивно понятный интерфейс, который позволит быстро выбрать получателя. Достаточно нажать на кнопку «Кому» и выбрать из списка нужный адресат из списка ваших контактов или людей, с которыми вы ранее вели переписку. Чем чаще вы общались с адресатом, тем чаще он будет мелькать на первых строках в предложенных вариантах.

Проверка орфографии – это далеко не новая функция, внедренная в электронную переписку. Но как насчет имен и фамилий? Необычные имена сбивают с толку и не откладываются в нашей голове, остается только догадываться, как верно написать имя человека. Но теперь Outlook будет помогать пользователям писать имя верно. Почтовый клиент на основе вашей переписки с людьми добавит в свой словарь их имена и фамилии. Если имя будет написано неправильно, программа предложит выбрать из списка подходящую замену.

Ситуация с отсутствующими людьми в группе несколько похожа. С появлением новых возможностей, Outlook сохранит автоматически группу людей, которым вы чаще всего отсылаете письма в рассылке. Почтовый клиент предложит вам отправить этой группе письмо, если вы начнете вводить имя получателя.

Собираетесь куда-то полететь? Позвольте Outlook убедиться, что это указано в вашем календаре.

Информация о полете может быть утеряна среди большого потока информации, электронных писем, либо в календаре, где вы также можете забыть отметить этот важный день. Но теперь Outlook позаботиться о пользователе, автоматически внеся в календарь ключевую информацию о будущем перелете. Среди ключевой информации будет указано время полета, номер рейса, пункт назначения и аэропорт. Это очень полезная функция для карьеристов и очень занятых людей. Пользователю больше не придется беспокоиться о пропущенном самолете, так как он будет получать напоминание за 3 часа до вылета.

Читать еще:  Microsoft office продлить подписку

Чтобы найти «События из электронной почты» в Outlook, достаточно зайти в Настройки, далее – Параметра, потом – Календарь. Функция по умолчанию включена, но вы сможете ее выключить одним кликом.

В будущем планируется расширить возможность автоматического добавления важных событий, пополнив список авиарейсов новыми событиями.

Все дополнения и функции поступят в виде пакета обновления в январе 2016 года. Все пользователи Office 365 смогут оценить новые возможности, которые получат расширение в марте 2016 года.

С пакетами Офис 365 Вы можете ознакомится здесь!

Блог Дмитрия

Будь активным!

Office 365. Администрирование Exchange Online – пользователи Часть 4

Продолжим рассматривать администрирование пользователей Exchange Online с помощью портала. В секции «Общие», заполните обязательно поле «Отображаемое имя». Поле «Адрес электронной почты» автоматически будет формироваться по формату «Отображаемое имя»@ . Также могут быть заполнены необязательное поле «Описание». Обязательность заполнения вышеприведенного поля, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации. При создании группы рассылки, данную группу можно сделать также группой безопасности. Для выполнения данного действия выставьте флажок «Сделать группу группой безопасности».

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика учетной записи пользователя – секция «Собственность» (рисунок 24).

Рисунок 24. Создание группы рассылки — секция «Собственность».

В Секции «Собственность», можно указать, кто будет ответственным за администрирование вновь создаваемой группы рассылки. Делается данное действие довольно легко, нажимаете кнопку «Добавить» в поле «Владельцы» и выбираете учетную запись пользователя, который будет управлять участием в группе рассылке. По кнопке «Удалить» в поле «Владельцы», можно снять владение данной группой рассылки.

Для создания группы рассылки нажмите кнопку «Сохранить», с помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от добавления новой группы рассылки.

Убедитесь, что группа рассылки создана, в данном примере – группа «obs» (рисунок 25)

Рисунок 25. Результат успешного создания группы рассылки.

Следующая операция, которую можно произвести с группой рассылки – это посмотреть подробности о выбранной группе рассылки – фактически это редактирование уже существующего объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку «Подробности» (рисунок 25), откроется Диалоговое окно просмотра подробностей выбранной группы рассылки. Давайте, для примера редактирования, выберем новую созданную группу рассылки «obs». Итак, выберете запись группы рассылки на рисунке 25 и нажмите на кнопку «Подробности». Нужно отметить, что отображаемое имя будут отображаться в адресной книге и в поле “Кому” при отправке сообщения электронной почты этой группе. Отображаемое имя должно удовлетворять следующим условиям – оно должно быть понятным, чтобы пользователи могли его легко узнать и распознать. Оно также должно быть обязательно уникальным в переделах выбранного домена. Откроется диалоговое окно редактирования группы рассылки (рисунок 26).

Рисунок 26. Диалоговое окно редактирования группы рассылки.

В диалоговом окне, редактирования почтового ящика помещения присутствуют несколько секций:

4. Утверждение членства.

5. Управление доставкой.

6. Утверждение сообщения.

7. Параметры электронной почты.

В секции «Общие», отредактируйте поля «Название группы», «Псевдоним», «Адрес электронной почты», «Описание» в случае необходимости. Флажок «Скрыть эту группу в общей адресной книге», позволяет не отображать выбранную группу в глобальной адресной книге, доступную для всех пользователей организации.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Собственность» (рисунок 27).

Рисунок 27. Группа рассылки — секция «Собственность».

В Секции «Собственность», можно указать, кто будет ответственным за администрирование вновь создаваемой группы рассылки. Делается данное действие довольно легко, нажимаете кнопку «Добавить» в поле «Владельцы» и выбираете учетную запись пользователя, который будет управлять участием в группе рассылке. Следует отметить, что при нажатии на кнопку “Добавить” или “Удалить” можно изменить членство в группе. В качестве членов можно добавлять другие группы из общей адресной книги. По кнопке «Удалить» в поле «Владельцы», можно снять владение данной группой рассылки.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Управление членства» (рисунок 28).

Рисунок 28. Группа рассылки — секция «Управление членства».

В секции «Управление членства» определяется, будет ли требоваться утверждение владельца для присоединения к группе, а также, будет ли данная группа свободна для выхода из участия в группе, при определённых условиях –организационных или технических.

Если требуется утверждение владельца группы, то возможны следующие варианты:

1. Открыта. К этой группе может присоединиться любой пользователь, утверждение владельцев групп не требуется.

2. Закрыта. Участников могут добавлять только владельцы группы. Все запросы на присоединение будут автоматически отклоняться.

3. Утверждение владельца. Все запросы утверждаются или отклоняются владельцами группы.

При определении открытости выхода есть два варианта:

1. Открыта. Любой участник может выходить из группы без предварительного утверждения владельцами группы.

2. Закрыта. Только владельцы групп могут удалять членов из групп. Все запросы на выход из группы автоматически отклоняются.

В случае, если группа закрыта для свободного входа и выхода, то действия добавление и утверждения осуществляются только владельцем. Этому пользователю или пользователям, указанным в секции «Собственность», приходит письмо на электронную почту с указанной операцией, к примеру, удаление пользователя из группы рассылки.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Управление доставкой» (рисунок 29).

Рисунок 29. Группа рассылки — секция «Управление доставкой».

В секции «Управление доставкой» по умолчанию, отправлять сообщения этой группе разрешено только отправителям в вашей организации. Нужно отметить, что по умолчанию отправлять сообщения этой выбранной группе разрешено только отправителям выбранного домена организации. Отправку сообщений этой группе можно разрешить также людям, не входящим в выбранную организацию. Если требуется явно указать отправителей, что не рекомендуется (лучше указывать группы распространения пользователей), но технически возможно, которым разрешено отправлять сообщения группе, добавьте пользователей из этой группы в список представленный на рисунке 29 внизу. Отправлять сообщения группе смогут только отправители указанные в списке. Сообщения от всех других отправителей будут считаться нежелательными и будут отвергнуты. Отправку сообщений этой группе можно разрешить также людям, не относящимся к этой организации. Выберите один из вариантов.

Читать еще:  Microsoft office 2020 online

1. Отправители только в этой организации.

2. Отправители из этой организации и за ее пределами.

Если требуется явно указать отправителей, которым разрешено отправлять сообщения группе, добавьте пользователей или группы в список ниже. Отправлять сообщения группе смогут только отправители, указанные в списке. Сообщения от всех прочих отправителей будут отклоняться.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Утверждение сообщения» (рисунок 30).

Рисунок 30. Группа рассылки – секция «Утверждение сообщения».

В секции «Утверждение сообщения», возможно поставить сообщения отправляемые участниками группы рассылки, можно поставить на проверку всех сообщений. Для выполнения данного действия установите флажок «Сообщения, отправляемые этой группе, должны быть подтверждены модератором» и в разделе «Модераторы группы», укажите тех пользователей, которые будут являться модераторами группы. Доступны прямые действия добавления учетной записи модератора и удаления её. В разделе «Отправители, для которых не требуется утверждать сообщения», укажите участников группы, для которых проверка отправляемых сообщений не требуется. Также, как и случае модератора, доступны операции добавления учетной записи участника группы и удаления её.

Если группа рассылки ставится на проверку, нужно выбрать уведомления действий контроля:

1. Уведомлять всех отправителей, если их сообщения не утверждаются.

2. Уведомлять отправителей организации в том случае, если их сообщения не утверждены.

3. Не уведомлять никого, если сообщение не утверждено.

Следующие секции, представленные в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секции «Параметры электронной почты» и «Подсказка» (рисунок 31).

Рисунок 31. Группа рассылки — секции «Параметры электронной почты» и «Подсказка».

В секции «Параметры электронной почты» определяется, по какому почтовому адресу, сама группа рассылки сможет получать сообщения. Очень удобно отправлять сообщения, к примеру, всей группе специалистов, занимающимся над одним проектом, или делать общие сообщения всем сотрудникам организации. Возможно добавление нескольких почтовых ящиков группы рассылки.

В секции «Подсказка» всего одно поле, которое является описательным. Это поле используется в качестве подсказки, когда кто-либо из пользователей организации пишет на данный почтовый ящик. Форма заполнения произвольная.

Итак, заполнение свойств группы рассылки закончено, если производились изменения в сведениях о группе рассылки, нажмите кнопку «Сохранить». Отменить изменения можно нажав на кнопку «Отмена» (рисунок 31).

Следующая операция, которую можно произвести с группой рассылки – это удаление выбранного объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку с пиктограммой (рисунок 25). Откроется диалоговое окно удаления выбранной группы рассылки (рисунок 32).

Рисунок 32. Диалоговое окно удаления выбранной группы рассылки.

Итак, ответьте на вопрос «Удалить группу «Общие сообщения»». Нажмите кнопку «Да» в случае действительного удаления выбранной группы рассылки, нажмите «Нет» если нужно пока отменить операцию.

Теперь, когда все операции с объектом группы рассылки рассмотрены, перейдите к примеру использования группы. Для этого откройте Outlook Web App. Самый быстрый способ сделать это действие – на домашней страничке пользователя Microsoft Office 365 ( https://portal.microsoftonline.com/IWDefault.aspx ) нажать на ссылку «Входящие» в секции «Outlook». В браузере откроется домашняя страница Outlook Web App (рисунок 33).

Рисунок 33. Домашняя страница Outlook Web App.

Создайте новое сообщение – для этого нажмите последовательно ссылки «Создать» — «Сообщение». Затем в открывшейся странице создания нового сообщения нажмите ссылку «Кому…». Откроется диалоговое окно веб-страницы «Адресная книга» (рисунок 34).

Рисунок 34. Диалоговое окно веб-страницы «Адресная книга».

В диалоговом окне веб-страницы «Адресная книга», выделите группу рассылки «Общие сообщения» и снова нажмите ссылку «Кому…». Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора новой группы рассылки, кнопку «Отмена» в обратном случае. В окне создания нового сообщения, в поле «Кому…» появится группа рассылки «Общие сообщения» (рисунок 35).

Рисунок 35. Создание нового сообщения – поле «Кому».

Итак, заполните поля «Тема» (Завтра пятница!) и тело электронного сообщения. В примере – «Работаем до обеда! Администрация». Нажмите кнопку «Отправить» чтобы одновременно послать новое сообщение всем участникам группы рассылки «Общие сообщения». В примере, отправитель входит в группу рассылки «Общие сообщения», поэтому также получает отправленное сообщение (рисунок 36).

Рисунок 36. Получение отправленного сообщения электронной почты.

Пример тестирования группы рассылки успешно пройден. Приступим к изучению возможностей предоставляемых в рабочей области «Внешние контакты». В следующей части данной статьи продолжится рассмотрение параметров почтового ящика пользователя, а также основные рабочие области, которые входят в управление пользователями на портале администрирования Exchange Online пакета облачных сервисов и программного обеспечения Microsoft Office 365, а также в следующей части планируется окончание статьи.

Открытие и использование всех контактов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Читать еще:  Office 365 tenant

В Outlook и Outlook в Интернете можно использовать несколько адресных книг. Вы можете получить доступ к своим личным контактам, выбрав «Люди» в средстве запуска приложений в Outlook в Интернете или в области навигации Outlook.

В компании может быть несколько списков адресов, созданных для разных целей. Например, у вас может быть глобальный список адресов для всех сотрудников в Москве или всех сотрудников отдела продаж. Доступ к таким спискам адресов можно получать двумя способами.

Использование всех адресных книг

Можно просматривать контакты и отправлять сообщения электронной почты пользователям во всех списках адресов.

Просмотр контактов (люди) в Outlook

В Outlook выберите Люди в нижней части экрана.

По умолчанию вы увидите свои личные контакты. Чтобы просмотреть другие адресные книги, в группе Найти на ленте выберите Адресная книга.

В раскрывающемся списке Адресная книга указаны все адресные книги и списки контактов в организации.

Отправка сообщения контакту в Outlook

В окне нового сообщения электронной почты нажмите кнопку Кому, Копия или СК.

Чтобы просмотреть другую адресную книгу, выберите ее в раскрывающемся списке Адресная книга.

Выберите контакт или список рассылки, а затем нажмите кнопку Кому ->, Копия -> или СК ->.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к сообщению.

Просмотр контактов (люди) в Outlook в Интернете

Выберите Outlook.

Не удается найти нужную функцию? В панели запуска приложений выберите Все приложения, чтобы просмотреть алфавитный список Office 365 доступных вам приложений. В этом списке вы сможете найти конкретное приложение.

Выберите люди в нижней части экрана.

В области навигации выберите каталогов для просмотра всех списков адресов книг и контактов в вашей организации.

Отправка сообщения контакту в Outlook в Интернете

На панели команд Outlook нажмите кнопку Создать.

Щелкните Кому или Копия, чтобы открыть адресные книги. По умолчанию выводятся ваши контакты. Чтобы просмотреть другие адресные книги, щелкните >> слева от поля Поиск людей.

Выберите Каталог, чтобы просмотреть все адресные книги, созданные в вашей организации.

Выберите контакты, которые вы хотите добавить в сообщение электронной почты, а затем нажмите кнопку Сохранить, чтобы вернуться к сообщению.

Иерархическая адресная книга в Exchange 2013

Функционал иерархической адресной книги (Hierarchical Address Book или HAB) впервые был представлен в Exchange 2010 SP1 и поддерживается в почтовых клиентах Outlook версий 2010 и 2013. Как следует из названия, функция HAB позволяет организовать иерархическое представление адресатов в адресной книге Outlook, основанное на организационной структуре предприятия.

Предполагается, что иерархическая адресная книга должна устранить недостаток стандартного плоского представления адресной книги Exchange (GAL), которая не отражает реальной структуры подчиненности и иерархии подразделений/адресатов адресной книги.

Вот как может выглядеть иерархическая адресная книга в Outlook 2010, согласитесь, это намного удобнее чем плоский список обычной адресной книги Outlook.

Функционал Hierarchical Address Book включается на стороне сервера и по-умолчанию не задействован. В этой статье мы покажем, как включить и настроить иерархическую адресную книгу в Exchange 2013.

Проверить текущий статус HAB можно с помощью команды:

В данном примере, т.к. значение параметра конфигурации HierarchicalAddressBookRoot не заполнено, это означает что иерархическая адресная книга отключена.

Для удобства создадим в Active Direcotry новый организационной контейнер (OU), который будет содержать наши иерархические группы для адресной книги, можно также воспользоваться существующим OU. Создадим OU с именем HAB. Сделать это можно из консоли ADUC или из Powershell:

Внутри нового контейнера создадим корневую группу рассылки (distribution group), которая в дальнейшем будет корнем нашей иерархии в адресной книге.

Укажем, что эта группа должна быть корневой в нашей иерархии

Аналогичным способом в этом же OU создадим еще несколько distribution групп (в соответствии с орг. структурой организации), например “Finance”, “IT”, “Consulting”, “Support”,”Sales”, “Marketing” и т.п. (эти группы будут вложенными в корневую).

Далее необходимо для всех созданных групп, которые мы хотим увидеть в HAB, установить параметр IsHierarchicalGroup. Сделать это можно по отдельности:

Либо для всех групп в указанном OU сразу:

Get-Group –OrganizationalUnit andan.local/HAB | Set-Group –IsHierarchicalGroup $True

или для всех групп в OU:

Следующий этап – создание иерархии внутри групп. Выполняется путем помещения одних групп в состав других. Сделать это можно так:

и т.д. для всех групп в соответствии с создаваемой иерархией. Аналогичным образом поступаем с пользователями, включая их в состав той или иной группы.

Итак, все готово, осталось запустить Outlook , открыть адресную книгу и перейти на вкладку Organization. Если вы все сделали правильно, перед вами должна появиться созданная вами иерархическая структура организации.

По умолчанию пользователи и группы в HAB сортируются в алфавитном порядке, и чтобы изменить порядок сортировки (например нужно поместить контакты директора вверху списка), нужно повысить приоритет группы/пользователя с помощью параметра SeniorityIndex:

Тот пользователь/группа индекс которого выше, будет выше находится и в адресной книге. Допустимые значения SeniorityIndex находятся в диапазоне от 1 до 100, где 100 – высочайший приоритет в списке HAB.

Настройка HAB в Exchange, особенно для крупной организации, — задача довольно трудоемкая, но при правильной реализации позволяет создать удобную адресную книгу, отражающую реальную картину подчиненности (иерархии) в компании, которую удобно использовать при поиске необходимого адресата.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×