Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Связи в access 2020

Аксесс. Создание межтабличных связей.

В связанных таблица одна таблицы является главной, которая обязательно должна содержать ключевое поле, а другая – подчиненной, которая содержит аналогичное поле, в ней не являющееся ключевым. Ключевое поле главной таблицы называют первичным ключом. Ключевое поле подчиненной таблицы называют внешним ключом. Связываемые поля таблиц должны иметь один тип данных.

Между таблицами могут быть следующие типы связей:

связь «один к одному» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана только с одной строкой подчиненной таблицы;

связь «один ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы; при этом любая строка подчиненной таблицы связана только с одной строкой главной таблицы;

связь «многие ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы и в то же время одна строка подчиненной таблицы связана с несколькими строками главной таблицы.

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу

Создать связь можно двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей. Второй путь — выбрать команду Связи — Изменить связь из главного меню Access. После этого появится диалоговое окно (рис. 3.27), в котором можно изменить поля, которые связаны. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, когда связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Если установить параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматической изменение связанных данных в подчиненной таблице.

Вопрос16

Аксесс. Создание и редактирование форм.

Создание форм.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Оператор при работе с базой данных вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации.

Создать форму можно несколькими способами. Если в окне базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 3.28).

Конструктор позволяет создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность создать форму на основе выбранных полей. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица со сводной таблицей Excel.

По терминологии Access все, что добавляется в форму, называют элементами управления. Различают два их вида: связанныеи несвязанные. Связанные элементы управления формы используют данные из полей в таблице базы данных. Несвязанные элементы формы содержат пояснительный текст или графику, они не связаны с полями базы данных.

Список полей позволяет методом «перетащил и оставил» быстро добавить на форму элементы для ввода данных в поля таблицы (окно «сотрудники» на рис. 3.29).

Панель элементов (рис. 3.29) позволяет добавлять в область данных стандартные элементы управления, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета.

Надпись (Label) – предназначена для ввода заголовков, поясняющего текста и примечаний.

Поле (TextBox) – предназначено для вывода информации из полей базы данных, это связанный элемент.

Поле со списком (ComboBox) – после перетаскивания объекта на форму вызывается Мастер.

Список (ListBox), в отличие от поля со списком, позволяет лишь выбрать одно из заранее предусмотренных значений.

Кнопка (Button) – элемент управления, который содержит некоторый набор команд, предназначенных для создания управляющих действий при работе с формами.

Набор вкладок – вкладки позволяют разместить в одном окне формы несколько наборов интерфейсных элементов.

Подчиненная форма/отчет – форма, находящаяся внутри другой формы.

Вопрос18

Аксесс. Созданиие запросов,задание условий отбора в запросах. Виды запросов.

Создание запросов.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:

— запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

— запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных. К этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

— запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса. Для этого необходимо:

1) открыть Конструктор запросов;

2) В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу или таблицы, на основе которых составляется запрос. При этом в окне конструктора появится таблица с именами полей.

3) После ввода таблицы (таблиц) щелкнуть по кнопке Закрыть.

4) Переместить необходимые для запроса поля таблицы в поля окна Конструктор запросов (рис. 3.33).

5) Установить порядок сортировки записей по значениям каких-либо полей (например, сортировать записи в алфавитном порядке по полю ФИО).

6) Определить необходимость вывода на экран значений полей. Если «Да», то щелкнуть мышью по квадратику в строке «Вывод на экран».

7) Ввести в строку «Условие отбора» соответствующие значения полей, по которым производится отбор данных из таблиц. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и сравниваемых операторов (рис. 3.33).

При задании условий отбора данных необходимо соблюдать следующие правила.

1) Перед вводом значения текстового (символьного) поля должен стоять знак «=».

2) Вводимая строка символов должна быть заключена в кавычки. Данное правило, если вы забыли его соблюсти, Аccess выполнит сам.

3) Математические условия выборки определяются известными операторами сравнения (=, , =). Кроме этих операторов могут применяться операторы сравнения BETWEEN, IN, LIKE и логические операторы OR, AND, NOT.

4) При составлении условий выборки по полям Дата/Время могут применяться условия (функции), которые при составлении запроса вводятся как вычисляемые поля.

5) Если условие отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.

6) В качестве операндов могут использоваться литералы,

7) Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции И,

8) Сформировать условие отбора можно с помощью Построителя выражения.

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Запрос с параметрами — запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Задание параметров производится в строке Условия отборадля соответствующих полей. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Вопрос17

Аксесс. Создание и редактирование отчётов.

Отчет— это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.Основное различиемежду отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты — для просмотра данных

Следующее окно Мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета и в нем также имеется поле для просмотра образцов. Выбрав стиль, следует нажать кнопку Далее и присвоить отчету имя. Из этого же окна можно открыть режим конструктора, чтобы внести исправления в отчет или улучшить его оформление.

Отчет можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл.

Создание межтабличных связей в СУБД Access;

Создание таблиц данных в СУБД Access.

Создание новой базы данных в СУБД Access.

Перед тем как создавать таблицы базы данных и фактически вводить в них данные, необходимо создать файл базы данных. Существует два способа:

Читать еще:  Как создать кнопку в powerpoint

1. создать пустую базу данных с нуля;

2. создать новую базу данных, основанную на шаблоне базы данных.

Создание пустой базы данных.

1. Запустить MS Access.

2. Выбрать пункт Новая база данных.

3. Ввести имя нового файла (если необходимо сначала создайте новую папку);

4. Когда готовы создать, щелкнуть на кнопке Создать, появится окно новой базы данных.

Типы объектов, которые содержит БД, это: Таблица, Запросы, Формы, Отчеты.

Таблица. В таблице сохраняются данные, которые размещаются по строкам и столбцам. Строка – запись, столбец – поле. БД Access может хранить до 32768 таблиц и каждая таблица может содержать до 255 полей.

Запросы. Служат для отбора данных пользователем по заданным условиям.

Результат запроса представляет собой динамический набор записей. При внесении изменений в динамический набор записей базовая таблица будет автоматически изменена. БД может сохранить до 32768 запросов, причем один запрос может ссылаться на 32 таблицы.

Формы. Форма представляет собой созданный пользователем бланк для отображения на экране отдельных записей.

Отчеты. Отчет используется для представления данных, которые необходимо вывести на печать в нужном виде.

Создание БД с помощью шаблона.

Доступны такие шаблоны, как Вопросы, задачи и др. Преимуществом является то, что мастер создания БД создает для новой БД таблицы, формы, отчеты. Мастер также устанавливает связи между различными таблицами.

Для создания из шаблона необходимо:

1. Выбрать пункт Локальные шаблоны;

2. Появится диалоговое окно Локальные шаблоны.

3. Щелкните на пиктограмме шаблона, который хотите использовать;

4. Введите имя файла и щелкните на кнопке Создать.

1. Создание таблицы с помощью шаблона.

1. Выбрать вкладку Создание и затем Шаблоны таблиц.

2. Появятся доступные шаблоны.

3. Выберите шаблон, появится таблица с полями.

4. Далее можно вводить данные.

2. Создание таблицы с помощью конструктора.

В режиме конструктора создается структура таблицы, т.е. создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля.

Правило имени поля: имя должно быть до 64 символов, может содержать буквы, цифры и пробелы. Нельзя использовать: точки, восклицательный знак, $, %, #.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Конструктор таблиц.

Новая таблица откроется в режиме Конструктора, где описывается структура создаваемой таблицы.

2. Введите имя первого поля и нажмите Enter.

3. Когда перейдете в столбец Тип данных, в правом конце ячейки появится кнопка со стрелочкой, показывая, что это раскрывающийся список.

4. Столбец описание вводить не обязательно.

Чтобы правильно задавать типы данных создаваемым полям, необходимо знать об отличиях разных типов данных, доступных для назначения поля. При создании поля необходимо назначить ему тип, чтобы программа знала как обрабатывать содержимое поля.

СУБД имеет следующие типы данных:

ü текстовый – вводится любой текст или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальное число знаков – 255 знаков, по умолчанию – 50;

ü числовой – числовые данные, используемые для проведения расчетов;

ü Дата/время – даты и время, относящиеся к годам с 100 до 9999;

Выбор типа данных, одновременно определяет набор дополнительных свойств. Каждый тип может иметь свои свойства, где указываются поля, которые будут индексироваться. Эти свойства появляются в нижней половине диалогового окна в области Свойства поля (размер поля, формат поля, число десятичных знаков и т.д.).

После описания структуры нужно перейти в режим непосредственного ввода данных в таблицу.

3. Создание таблицы в режиме таблицы.

Для создания необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Таблица. Появится новая таблица.

2. Чтобы ввести имена полей, щелкните на любом заголовке и ввести имя.

3. Можно начинать ввод данных.

Для создания связей между таблицами откройте окно Схема данных.

1. Выбрать вкладку Работа с базами данных ® Схема данных.

2. Если в окно Схема данных не добавлены таблицы, то автоматически отобразится диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно не появилось нужно выбрать Отобразить таблицу.

3. Щелкнуть на имени таблицы, которую хотите добавить и затем щелкнуть на кнопке Добавить. Добавьте все таблицы, которые будут связываться.

Таблицы связываются только по общему полю.

4. Щелкнуть на выбранном поле и не отпуская перетащить на его копию, появится окно Изменение связей. Если не появилось, то выбрать Изменить связи. Необходимо выбрать таблицы и поля.

5. Когда все выбрано щелкнуть на кнопке Создать.

Обеспечение целостности данных.

В диалоговом окне Изменение связей имеется флажок Обеспечение целостности данных.

Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, должны совпадать в одной и другой таблицах.

При включении этой опции становятся доступными еще две опции:

1. каскадное обновление связанных полей. Любые изменения данных, в связанном поле первичной таблицы будут применяться и ко вторичной таблице.

2. каскадное удаление связанных записей. Если удаляется запись с определенным значением в связанном поле первичной таблицы, то во вторичной таблице будут удалены все записи с этим значением в связанном поле.

Редактирование межтабличных связей.

Для этого необходимо в окне Схема данных дважды щелкнуть на линии связи и появится диалоговое окно Изменение связей.

Удаление межтабличной связи.

Для этого необходимо в окне Схема данных щелкнуть на линии (линия станет более толстой, показывая, что она выделена) и нажать клавишу Delete. Access потребует подтверждения удаления.

Связывание таблиц и удаление связей в Microsoft Access

Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле — это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу, щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.

Теперь уже можно связывать наши таблицы. Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует — создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» — обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.

Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки. После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Читать еще:  Базы данных access обучение

Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.

Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Создание межтабличных связей. Работа с СУБД MS Access

Работа с СУБД MS Access

Цель: Освоение основных приемов работы с СУБД Microsoft Access.

Основные понятия Microsoft Access

База данных — это организованный набор данных. Программа MS Access является системой управления базами данных (СУБД), т.к. она позволяет создавать, организовывать и управлять данными, хранящимися в базах (вводить и изменять данные, проводить поиск данных, составлять отчеты).

Задание 1. Создать базу данных для приемной комиссии. Файл сохранить в своей папке.

Указания.

1. Откройте MS Access, используя путь: ПускПрограммыОфисные MS Access.

2. ВыберитеПустая база данных рабочего стола.

Ø Укажите имя файла «Приемная комиссия«.

Ø Нажмите значок 1 справа от имени файла. Укажите расположение файла.

Ø Нажмите Создать.

Основными объектами в Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Access хранит все объекты одной базы данных в одном файле, имеющем расширение .mdb (до Access 2003) или .accdb (начиная с Access 2007). Хранение всей базы данных в одном файле облегчает копирование и резервирование базы данных

1. Таблица –объект, который используется для хранения данных об объекте определенного типа, например, о клиентах. В базу данных могут входить много таблиц. В строке таблице (записи) содержится информация о некотором объекте (человеке, товаре и т.п.). Столбцы таблицы (поля) определяют свойства объекта (фамилия, адрес клиента, штрих-код товара).

Для каждой таблицы нужно определить первичный ключ (одно или несколько полей, позволяющих однозначно идентифицировать одну запись).

2. Запрос – объект, который позволяет получить данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать Мастер запросов, Конструктор запросов или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление, добавление данных, а также запросы на создание новых таблиц на основе данных из существующих таблиц.

3. Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

4. Отчет – объект, предназначенный для вывода данных в удобном пользователю виде и создания документа, который может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос – объект, представляющий собой описание действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, при выборе некоторого элемента в основной форме открыть другую форму, или проверить значения поля при изменении его содержимого. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA (Visual Basic for Applications – упрощённая для приложений реализация языка программирования Visual Basic).

6. Модуль – объект, содержащий программы, написанные на VBA. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

Создание таблицы

Создать таблицу можно двумя способами: в режиме таблицы и в режиме конструктора. В любом случае для создания таблицы надо указать ее имя, список полей и типы данных, которые будут содержаться в этих полях. Ниже приведены типы данных, которые можно хранить в таблицах Access.

Текст (короткий или длинный). Текстовые данные состоят из букв, цифр и специальных символов. Их можно только записать, с ними нельзя производить никакие вычисления. Тип короткий текст указывают, например, для имен, адресов, кодов, названий изделий. В поле длинный текст могут храниться тексты большого размера, включая абзацы. Такие поля занимают много места.

Числовой. В числовом поле хранятся числа, над которыми можно проводить вычисления.

Денежный. В этом поле хранятся денежные значения. Access округляет денежные значения и выравнивает их по десятичному разделителю. Access распознает установленные в Windows национальные стандарты и использует национальные денежные единицы.

Дата/время. В этих полях хранятся значения даты и времени. Access позволяет вводить данные в поля даты и времени в нескольких форматах. Кроме того, Access использует установленные в Windows национальные стандарты, поэтому можно ввести дату в формате, принятом в нашей стране.

Счетчик. В этом поле хранятся последовательные номера, по одному номеру для каждой записи в таблице. При добавлении записей в таблицу Access автоматически добавляет данные в поля счетчика.

Логический. В этих полях хранятся значения «Да» и «Нет» (или «Истина» и «Ложь»), чтобы показать наличие или отсутствие элемента, либо дать ответ на вопрос.

Поле объекта OLE содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Термин OLE (Object Linking and Embedding — Связывание и внедрение объектов) употребляется тогда, когда речь идет об объектах из других программ, которые можно вставить в таблицу Access.

Вложение (появился в Access 2007). Этот тип данных позволяет вставлять файлы в запись БД, он хорошо подходит для вставки изображения, короткого звукового файла или документа из другого приложения пакета Office, такого как Word или Excel. Вы можете создать таблицу Люди с изображением каждого человека, или каталог изделий с изображением товаров.

Гиперссылка. Это поле позволяет хранить ссылку на Web-страницу, файл или адрес электронной почты, срабатывающие по щелчку кнопки мыши.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок. В этом случае будет создано поле подстановок, котороепозволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

В только что созданной базе данных Access сразу предлагает создание и заполнение таблицы в режиме таблицы, причем ключевое поле Код уже создано, а имя таблицы по умолчанию Таблица1. Для добавления поля необходимо щелкнуть в последнем столбце и выбрать тип данных, которые будут храниться в этом поле.

Для создания таблицы в режиме конструктора надо на вкладке Создание, в группе Таблицывыбрать кнопкуКонструктор таблиц.

1. Откроется окно Конструктора.

2. Заполнить имена полей (перемещаться по ячейкам удобно с помощью клавиш Tab и управления курсором).

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных.

4. Задать ключевое поле одним из способов:

o щёлкнуть на имени поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

o щёлкнуть на имени поля левой кнопкой мыши и во вкладке Конструктор, в группе Сервис нажать кнопку Ключевое поле.

5. Задать свойства полей

6. Сохранить, присвоив таблице имя.

7. Закрыть таблицу.

В режим таблицы можно перейти из режима конструктора, не закрывая таблицу, с помощью кнопки Режим, расположенной на вкладке Главная или Конструктор.

При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то Access попросит подтверждение сохранения этих изменений.

Для изменения структуры таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.

Задание 2. Удалить все таблицы из базы данных, если они созданы. Создать в режиме конструктора таблицу Факультеты, в таблице указать имена полей и их типы:

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Читать еще:  Таблица в access это

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector