Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Субд access работа с данными

Система управления базами данных (СУБД) MS Access

База данных — любая совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

Основным назначениембазы данных является оперативный поиск необходимой информации по заданным критериям.

Современные базы данных являются реляционными. В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах, между которыми установлены отношения (т.е. связи). Это позволяет повысить эффективность обработки и уменьшить дублирование информации.

Система управления базами данных (СУБД) MS Access

СУБД — программное средство для накопления и обработки информации, хранящейся в базах данных.

Каждая СУБД содержит свой язык программирования для решения на ПК конкретной задачи управления данными.

Программа управления базами данных позволяет находить данные по заданным критериям, дополнять, изменять, обновлять данные, выполнять вычисления по произвольным функциям, делать анализ по полученным данным, устанавливать защиту от несанкционированного доступа к данным.

Пуск – Программы – Офис… — MS Access

• С помощью ярлыка на рабочем столе

• С помощью значка любой базы данных Access

После запуска программы на экране разворачивается окно программы с начальным диалогом, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую с диска.

Краткая характеристика окна СУБД MS Access

Структура базы данных

База данных Access представляет собой совокупность объектов, между которыми некоторым образом распределены данные.

Таблица — база данных в табличной форме

Запросы — инструкция на отбор данных из таблиц.

Формы – таблицы, специальным образом подготовленные для удобного просмотра на экране.

Отчеты – таблицы, подготовленные для вывода данных на притер.

Макросы — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации выполнения конкретной задачи.

Модуль — набор описаний, инструкций или процедур.

Все объекты базы данных хранятся в одном файле и отображаются на специальных вкладках окна базы данных:

Кнопка «Открыть» — открывает для просмотра выделенный в окне базы данных объект.

Кнопка «Конструктор» — позволяет войти в режим редактирования структуры таблицы, запроса или другого объекта БД.

Кнопка «Создать» — создает новую таблицу, запрос, форму, отчет и т.д. Позволяет выбрать способ создания (Конструктор, Мастер и пр.)

База данных представляет собой таблицу, в которой строки называются записями, а столбцы — полями.

Запись (строка) — полный набор данных об определенном объекте

Поле (столбец) — набор данных одного определенного типа обо всех объектах.

Создание базы данных

1. Меню Файл – Создать – в появившейся справа панели выбрать Новая база данных…

2. В появившемся окне указать имя создаваемой БД и папку, в которой она будет храниться.

3. Нажать ОК (на экране появится окно файла только что созданной базы данных).

1. Перейти на вкладку Таблицы

2. Выполнить двойной щелчок по значку Создание базы данных в режиме конструктора

База данных СУБД Access

СУБД — аббревиатура, расшифровывающаяся как «система управления базами данных». СУБД используется для многопользовательской работы с базами данных, которые, в свою очередь, помогают хранить, систематизировать, классифицировать и контролировать информацию. Системы управления БД разделяются на виды по признаку типов моделей данных, которые ими поддерживаются. Наиболее практичен реляционный вид, поскольку такие системы просты в использовании и предоставляют многие возможности для разработчиков. К нему, в числе прочих, относится СУБД Access.

Общие сведения

Реляционная СУБД Microsoft Access работает, соответственно, с реляционными базами данных. В общем виде это означает множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит данные своего типа.

СУБД MS Access входит в состав программного обеспечения Microsoft Office.

Возможности

СУБД Access предоставляет пользователю следующие возможности:

создавать базы данных;

добавлять новую информацию в созданные БД;

обновлять или каким-либо еще образом изменять данные в БД;

удалять имеющуюся информацию из БД;

осуществлять просмотр данных в виде отчетов, форм, различных выборок и запросов;

организация данных при помощи сортировки и/или классификации информации;

общий доступ к таблицам и данным при использовании отчетов, электронных писем, Интернета и/или локальной сети;

осуществление разных видов связей между таблицами;

создание кнопочных форм и пользовательских интерфейсов управления базой данных внутри СУБД.

Структурные элементы БД

Каждая таблица базы данных имеет строки, включающие данные об объектах, а также столбцы, задача которых — определить характеристику их же. Другое название строк — записи, состоящие из полей, которые заполняются данными. Поле обязательно должно иметь тип данных (числовой, текстовой, дата, МЕМО и т. д.). Все записи в таблице содержат одинаково определенные, но по-разному заполненные информацией поля.

Свойства полей

Поля в СУБД MS Access задают структуру базы данных, а также задают свойства данным из ячеек записей.

Основные свойства такие:

Имя поля. Обычно задают заголовки столбцам, то есть называют характеристику объекта. Также по имени поля к нему можно обращаться за информацией при выполнении автоматических операций с БД.

Тип данных. Задает соответствующее свойство, определяет, какой тип может быть записан в ячейку.

Размер. Устанавливает максимальную длину записываемых данных. Это свойство не обязательно использовать, хотя оно и упрощает работу, накладывая ограничения на пользователя БД.

Формат. Форматирует данные поля.

Подпись. Выполняет ту же функцию, что и имя — озаглавливая характеристику. Если подпись не указывать, заглавием будет служить первый пункт. Второй возможностью Имени — обращением к нему из БД — подпись не располагает.

Обязательное поле. Если поставить галочку напротив этого свойства, оставить ячейку незаполненной будет нельзя. Для ключевых полей это свойство включено по умолчанию.

Типы данных

Поля баз данных в Microsoft Access могут иметь такие типы данных, как:

Текстовый. Самый простой тип поля. Несмотря на название, может содержать как буквы, так и цифры, символы и прочее. Поэтому ограничения имеет только по длине — не более 255 знаков. Удобно для использования, если не требуется дальнейших расчетов между ячейками, поэтому, если в поле вводятся только числа, лучше использовать соответствующий ему тип.

Поле МЕМО. Тот же текстовый тип, хранящий большие объемы информации (до 64 кбайт, то есть до 64 тысяч символов). Из-за этой характеристики МЕМО не может быть использован в качестве ключа или индекса.

Числовой. Цифровое поле, имеющее подтипы, выбор которых зависит от желаемой точности вычислений и т. д. До 8 байт или 16 — для кодов репликации.

Счетчик. Поле, не требующее заполнения — значения (числа по возрастанию), автоматически заносится в таблицу, позволяя данным в ячейках оставаться уникальными. Проще говоря, счетчик нумерует записи в базе данных. Удобно использовать в качестве ключа 4 байта, 16 — для кодов репликации.

Логический. Используется только для значения — 0 (нет) и минус 1 (да). Можно настроить разные варианты записи — галочка или выбор вручную (размер — 1 байт).

Дата/время. Название типа данных говорит само за себя. Вывод в поле данных возможен в семи различных форматах. 8 байт.

Денежный. Определяет значения валют. Данный тип данных появился для предотвращения округления в вычислениях. Также 8 байт.

Поле объекта OLE. Принимает объекты разных форматов — графические, аудио и т. д. Размер — до одного гигабайта.

Гиперссылка. Адреса интернет-страниц, сайтов. До 64 тыс. символов.

  • Мастер подстановок. Заранее предполагает связанные таблицы. Позволяет выбрать значение из другой таблицы или из поля со списком. При этом тип выбранного значения устанавливается автоматически. Имеет размер первичного ключа. Не более 4 байт.
  • Ключи

    Базы данных СУБД MS Access имеют в таблицах одно главное — ключевое — поле. По умолчанию оно, как уже было сказано, обязательно к заполнению. Кроме того, на него накладывается необходимость быть уникальным, что значит, что уже введенное значение в ключевом поле нельзя будет ввести в ключевом поле другой записи этой же таблицы. При необходимости можно добавить дополнительное ключевое поле, с менее строгими правилами — уникальность выбирается разработчиком БД. При помощи ключевых полей осуществляют связи между таблицами базы данных.

    Читать еще:  Построитель выражений в access 2020 примеры

    Ключи подразделяются на:

    первичные (основные) — непосредственно сама связь;

    вторичные (внешние) — способ связи.

    Табличные связи

    База данных СУБД Access может содержать таблицы, которые взаимодействуют между собой. Для этого используются связи, которые бывают следующих видов:

    Один к одному. Это означает, что каждой записи из первой связанной таблицы соответствует одна запись из второй.

    Один к многим. Каждой записи из первой таблицы соответствует несколько (две или больше) из второй.

    Многие к одному. Множество записей из первой таблицы связаны с одной из второй.

    Многие к многим. Множеству записей первой таблицы соответствует множество второй.

    Ограничения на имена

    Microsoft Access ставит ограничения на имена полей и элементов управления, они же действуют и на объекты СУБД Access:

    имя не должно содержать более 64 символов;

    нельзя использовать точку, восклицательный знак, надстрочный символ или квадратные скобки;

    имя не может начинаться с пробела;

    нельзя использовать в имени управляющие символы (коды с 0 до 31 в ASCII);

    имя не может включать прямые кавычки.

    Объекты

    Объекты СУБД MS Access представляют собой пользовательский интерфейс базы данных. Он позволяет непосредственно управлять ею и ее данными.

    Таблицы

    Основной объект, о котором уже не раз упоминалось в этой статье. Они задают структуру всей базы данных. В них хранятся данные, которые можно изменять, удалять или добавлять. Таблицы могут быть взаимосвязаны. На основе этого объекта строятся все остальные, при помощи них же проводятся и основные операции с данными.

    Запросы

    Позволяют обрабатывать данные из таблиц. Запрос может быть выборкой по какому-либо признаку из одной или нескольких таблиц, также при помощи него можно сортировать или фильтровать информацию, анализировать данные, извлекать и предоставлять пользователю в удобном виде. Результатом работы запроса становится временная новая таблица.

    Формы

    Используются в качестве средства для ввода новой информации в таблицу. Преимуществом форм становится их удобный для пользователя вид — разработчик может использовать макет формы или создать совершенно новую. На этот объект можно поместить кнопки, переключатели и многое другое. В числе прочих особое внимание приковывает к себе кнопочная форма, представляющая собой модифицированный диспетчер задач, составляемый пользователем “под себя”. На нее можно поместить основные функции работы с базой данных — вход, выход, заполнение таблиц, просмотр данных. Обычные формы можно также включить в кнопочную.

    Отчеты

    Представляют конечный результат работы. Предназначены для последующей печати, потому обладают соответствующим форматированием. Позволяют делать выборки и группировки. Наглядно отражают информацию, заложенную в базе данных.

    Технология работы с СУБД Access

    Разработка СУБД в Access выполняется при помощи следующих пунктов:

    Определить цель разработки базы данных. Необходимо определить назначение, узнать, в каком направлении двигаться — как предполагают использовать базу данных, какие результаты хотят получить, какие функции должны быть реализованы.

    Определить примерное количество таблиц в базе данных — информацию необходимо систематизировать и “разложить все по полочкам”. Не следует добавлять слишком много полей в одну таблицу: лучше распределить данные на две и связать их. Каждая таблица должна содержать только одну тему.

    Определить все поля и их типы данных в таблицах. Данные в ячейках должны соответствовать типам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с вычислениями, группировкой и сортировкой.

    Определить соотношения таблицы-поля.

    Обозначить первичные и (при необходимости) вторичные ключи в таблицах.

    Построить схему данных для БД, отражающую связи между таблицами. Максимизировать взаимодействие между данными при помощи этих связей.

    Усовершенствовать структуру, наглядно посмотрев на всю имеющуюся информацию и ее возможную систематизацию.

    Воспользоваться анализом самого Access для очередной проверки.

    Создание СУБД в Access возможно двумя способами:

    использовать мастера БД для создания необходимых объектов;

    создать пустую БД, дополняя ее новыми объектами самостоятельно.

    MS Access позволяет расширить базу данных уже после ее создания, но основную структуру необходимо продумать заранее: такие вещи, как типы данных, впоследствии, особенно после заполнения таблицы, поменять будет невозможно.

    Продуманную схему данных можно реализовать при помощи соответствующей вкладки в СУБД. Каждый из видов связи наглядно показывается в Access. Связи можно видоизменять или даже удалять.

    Работа с СУБД MS Access

    Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

    Объекты Microsoft Access

    Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

    1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

    2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

    3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

    4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

    5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

    6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

    7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

    Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

    Создание и работа с базой данных в СУБД Microsoft Access

    Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) — создание базы данных на машинных носителях, поддержание ее в актуальном состоянии, организация выдачи информации по запросу пользователей.

    Читать еще:  Access my machine

    Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их и удалять.

    Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением accdb. При запуске СУБД Access появляются такие элементы интерфейса как лента и область переходов (см. рис.1), предназначенные для создания и работы с компонентами базы данных. Лента располагается в верхней части главного окна приложения. На ней сосредоточены все основные команды. Область переходов располагается слева в главном окне и предназначена для отображения компонентов базы данных.

    Пользователь может создавать следующие компоненты для работы с базой данных:

    Таблица является основой базы данных. В Access вся информация содержится в таблицах. Каждую строку в таблице называют записью. Запись — это место хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Например, в таблице с именем «Сотрудники» каждая запись (строка) может содержать сведения об определенном сотруднике, а каждое поле (столбец) — сведения определенного типа, например имя, фамилию, адрес и т. п. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип.

    Формав базе данных означает структурированное окно с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации. Базу данных можно создать без помощи форм, просто вводя в таблицу данные в режиме таблицы. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают просматривать, вводить и редактировать данные таблиц при помощи форм.

    Формы также позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать форму со строго ограниченным набором отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

    Запросы являются основным рабочим инструментом базы данных и могут выполнять множество различных функций. Самая распространенная функция запросов — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые необходимо просмотреть, как правило, находятся в нескольких таблицах; запросы позволяют представить их в одной таблице. Кроме того, поскольку обычно не требуется просматривать все записи сразу, с помощью запросов можно, задав ряд условий, «отфильтровать» только нужные записи. Часто запросы служат источником записей для форм и отчетов.

    Некоторые запросы предусматривают возможность обновления: это означает, что данные в основных таблицах можно изменять через таблицу запроса. Работая с запросом с возможностью обновления, следует помнить, что изменения фактически вносятся не только в таблицу запросов, но и в соответствующие таблицы базы данных.

    Существует два основных вида запросов: запросы на выборку и запросы на изменение. Запрос на выборку просто извлекает данные и дает возможность пользоваться ими. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Кроме того, их можно использовать в качестве источника записей для формы или отчета. Запрос на изменение, как следует из его названия, выполняет действия с данными. Запросы на изменение можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.

    Отчет –это форматированное представление данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах и запросах.

    Макросыв приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять функциональные возможности в базу данных. Например, кнопке команды в форме можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки. Макрос содержит последовательность действий для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия базы данных. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время.

    Модули, как и макросы, являются объектами, которые можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы создаются в приложении Access путем выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic. Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке.

    Работа 1. Создание базы данных, состоящей их трех таблиц

    1.1. Цель работы: научиться создавать таблицы базы данных в режиме конструктора и в режиме таблицы; научиться создавать связи между таблицами; выполнять поиск информации с помощью команды фильтр.

    1.2. Оборудование и материалы: компьютеры, приложение Microsoft Office Access 2007.

    Работа с СУБД MS Access

    Основные понятия и этапы разработки базы данных в СУБД MS Access

    В мире насчитывается более 50 видов СУБД для персональных компьютеров. Одной из наиболее распространенных в России является MS Access, входящий в комплект Microsoft Office, представляющий собой простое, но мощное средство хранения и обработки данных.

    Рассмотрим основные понятия теории реляционных баз данных.

    Таблица — это основной объект базы данных, предназначенный для хранения элементарных данных, состоящий из записей (строк) и полей (столбцов).

    Элементарное данное — единица данных, описывающая один признак (характеристику) одного объекта предметной области. Например, фамилия конкретного читателя или название конкретной книги в библиотечной базе данных. Его аналогом в структуре двумерной таблицы является информация, расположенная в одной ячейки таблицы.

    Поле — совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области. В структуре двумерной таблице его аналогом является столбец.

    Запись — это совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих все признаки одного объекта предметной области. Например, все данные об одном издании. В структуре двумерной таблицы ее аналогом является строка (рис. 6.1).

    Рис. 6.1. Основные структурные элементы БД

    Следует отметить, что если в базе данных не содержится никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных и нет, но информация в базе есть — это структура базы данных, которую образуют заданные поля. Изменив состав полей или их свойства, мы изменим структуру базы данных.

    Кроме этого поля базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей базы данных, созданных с помощью СУБД MS Access.

    Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, квадратных скобок). Имя поля не может начинаться с пробела.

    Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном ноле. О типах нолей более подробно будет рассказано ниже.

    Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле.

    Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. Например, календарную дату можно записать в различном формате: 01.01.06, 01/01/06, 01-01-06 и т.д.

    Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

    Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

    Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

    Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных. Это средство автоматизации ввода используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты.

    Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле данных, не удовлетворяющих условиям, заданным в свойстве Условие на значение.

    Читать еще:  Способы создания форм в access

    Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

    Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. От свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к текстовым.

    Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

    Следует помнить, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Например, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, из вышеуказанных свойств имеют смысл только свойства Обязательное поле и Подпись.

    Типы данных. Рассмотрим типы данных, работу с которыми допускает СУБД MS Access и некоторые особенности свойств этих типов данных.

    Короткий текст тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

    Длинный текст — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 63 999 символов). Физически сам текст не хранится в поле таблицы. Он хранится в другом месте базы данных, а в ноле хранится только указатель на него.

    Числовой тип данных для хранения действительных чисел. Используя свойство Размер поля, можно установить различный диапазон значений числовых полей (табл. 6.2).

    Размеры числовых полей

    -2 147 483 648. +2 147 483 648

    Одинарное с плавающей точкой

    Вещественные числа с точностью до семи знаков после запятой

    Двойное с плавающей точкой

    -1,797693134862320?#— +1,7976931348623 E308

    Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой

    Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность составляет 18 знаков после запятой)

    Дата и время тин данных для хранения календарных дат и текущего времени. В табл. 6.3 приведены различные форматы даты и времени.

    Денежный тип данных для записи денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности, связанные с правилами округления.

    Форматы дат и времени

    Полный формат даты

    Длинный формат даты

    19 октября 1997 г.

    Средний формат даты

    Краткий формат даты

    Длинный формат времени

    Средний формат времени

    Краткий формат времени

    Счетчик — специальный тин данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, используемый, например, для порядковой нумерации записей.

    Логический — тип для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения, например, Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл.

    Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально такие объекты в таблице не хранятся. Они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них.

    Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке по ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

    Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

    Рассмотрим этапы разработки базы данных в СУБД MS Access.

    На первом этапе разработки необходимо определить назначение базы данных и как она будет использоваться.

    По мере определения целей использования базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных, и по каким темам эти данные распределяются.

    Так, например, создавая библиотечную базу данных, следует собрать данные об имеющихся изданиях (шифр в каталоге, автор, название, год и место издания, рубрика тематического классификатора и др.) и данные о читателях (номер читательского билета, ФИО, адрес, телефон, паспортные данные и др.). Темам будут соответствовать отдельные таблицы — Каталог (перечень всех книг) и Читатель (список абонентов библиотеки). Все заказы на имеющиеся в библиотеки издания будут храниться в таблице Заказ.

    Второй этап разработки БД связан с определением структуры каждой таблицы — описании нужных полей в таблицах базы данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, в таблице Заказ библиотечной базы данных должны быть поля, в которых содержатся такие данные как номер заказа, номер читательского билета, шифр заказанного издания, дата выдачи.

    На третьем этапе для дальнейшего связывания сведений, хранящихся в разных таблицах, в каждой таблице базы данных должно быть определено поле или набор полей, однозначно определяющих запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. В пашем примере ключом в каталоге книг является его шифр, в списке читателей — номер читательского билета, в таблице заказов — номер заказа.

    На четвертом этапе проектирования базы данных определяются связи между таблицами. Необходимо выбрать способ, которым СУБД будет вновь объединять разбитые по таблицам сведения.

    В СУБД MS Access есть возможность установить связи следующих типов: «один-к-одному» (1:1), «один-ко-многим» (1: °°) и «многие-ко-многим» (оо;оо). Связь между таблицами организуется на основе общего поля. Общее поле обязательно присутствует в обеих связываемых таблицах, причем в таблице на стороне «один» оно обязательно является ключевым, и его значения не повторяются. Значения этого поля на стороне «многие» могут повторяться.

    Например, таблицы Заказ и Читатель будут связаны по полю Номер билета. В таблице Читатель номер билета будет встречаться только один раз, и это будет ключевое поле, однозначно определяющее запись. А в таблице Заказ оно может встречаться много раз, т.к. один читатель, как правило, делает больше одного заказа различных изданий.

    У связи два основных назначения. Первое — обеспечение целостности данных, а второе — автоматизация задач обслуживания базы.

    Обеспечение целостности данных — это наличие средств, позволяющих удостовериться, что база данных всегда остается корректной и полной. Представим, например, что в таблице Читатель библиотечной базы удалена запись об одном из абонентов библиотеки, но не сделано это в таблице Заказ, где фиксируются все заказы на литературу. Получится, что согласно таблице Заказ некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный номер читательского билета, сделал заказ. Узнать по номеру читательского билета, кто же это был на самом деле, будет невозможно — произошло нарушение целостности данных.

    Таким образом, при описании связей между таблицами следует обеспечить целостность данных, что позволяет избежать ошибок при удалении записей из главной таблицы (откуда связь) и вводе данных в связанную таблицу (куда связь). Для этого необходимо адекватно обрабатывать главные и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации. Связь между таблицами позволяет:

    • • либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
    • • либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

    На пятом этапе производится ввод данных и создание других объектов базы данных (запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули), необходимых для ее функционирования.

    Рассмотрим более подробно объекты MS Access и технологию их создания и использования.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector