Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Структура базы данных ms access

Создание структуры БД в среде СУБД ACCESS;

Важно! Описание примеров реализации проекта ориентировано на использование СУБД ACCESS 2003. При разработке учебных базы данных и приложения в среде СУБД ACCESS 2007 студенту предлагается самостоятельно разобраться в отличиях панелей инструментов обеих версий.

Полученная модель данных отражает состав и взаимосвязь данных, хранимых в базе. Система управления данными позволяет запомнить модель и в дальнейшем использует ее для обеспечения правильного хранения и использования данных. Например, не позволяет ввести данные о заказе для клиента, сведений о котором нет в таблице «Клиенты». Размещение модели данных в среде СУБД ACCESS состоит из двух этапов:

· Создание структур таблиц;

· Объединение структур таблиц в единую схему.

Создание структуры таблиц

Структура каждой таблицы в СУБД ACCESS создается на основе структур таблиц модели. Рассмотрим пример создания структуры таблицы «ЗАКАЗ». Для этого в окне базы данных необходимо открыть вкладку «Таблицы» и выбрать позицию «Создание таблицы в режиме конструктора».

В результате появится окно конструктора таблиц. В нем необходимо ввести имена полей таблицы «ЗАКАЗ» и задать типы данных: у первых двух это будет «Числовой», а у последующих «Дата/время». Причем для числовых полей этой таблицы в свойствах поля необходимо выбрать размер поля «Целое». Необходимо отметить, что типы и размеры одинаковых полей во всех таблицах модели должны быть одними и теми же.

Далее следует установить ключ таблицы, выделив поле «Номер заказа» и нажав кнопку в панели инструментов. Для полей «Дата заказа» и «Дата поставки» рекомендуется установить маску ввода. Маска ввода позволяет удобно вводить такие структурированные данные как даты, время, номера телефонов. Для указанных полей лучше выбрать формат поля и маску ввода «Краткий формат даты».

При выборе маски ввода ( кнопка ) появится окно требующее сохранить таблицу. После подтверждения появится окно следующего вида, где нужно указать имя сохраняемой таблицы и нажать ОК.

Такое же окно появляется после создания структуры каждой таблицы. Поскольку в данном случае создается маска ввода, то после сохранения таблицы с заданным именем, появится последовательность окон, в которых надо нажимать кнопку «Далее >» и «Готово»:

В следующем окне нажать «Готово».

Создав маски ввода для обоих полей нужно закрыть окно конструктора. А на появившееся сообщение

ответить «Да».

Таким же образом создать структуры остальных таблиц. При создании таблиц СПЕЦИФИКАЦИЯ и ОПЛАТА необходимо помнить, что ключ состоит из двух полей. Чтобы создать такой ключ, надо курсором выделить эти два поля и нажать кнопку .

Объединение структур таблиц в единую схему

Создание схемы базы данных начинается с нажатия кнопки на панели инструментов. Вместе с появлением пустого окна схемы данных появляется окно выбора таблиц, которые необходимо включить в схему:

Выбрав по очереди каждую из таблиц и нажимая кнопку «Добавить» получим заготовку схемы.

Теперь необходимо установить связи между таблицами. Для этого необходимо удобнее разместить таблицы на схеме и перемещением курсора при нажатой левой клавише мыши соединить соответствующие поля таблиц. В качестве примера, рассмотрим установление связи таблицы «Клиенты» с таблицей «Заказ» по полю «Код клиента». После установления связи мышкой, появится окно определения параметров связи.

Здесь указано между какими полями каких таблиц устанавливается связь. Автоматически определяется тип связи «один-ко-многим». Принцип определения типа связи следующий: со стороны таблицы «Клиенты» поле «Код клиента» является ключом, то есть его значения не повторяются; со стороны таблицы «Заказ» это простое поле, и его значения могут повторяться. Это означает, что каждому значению поля «Код клиента» таблицы «Клиенты» может соответствовать несколько строк в таблице «Заказ», что соответствует понятию связи «один-ко-многим». Далее необходимо включить обеспечение целостности данных этой связи. Под целостностью данных понимается поддержание соответствия данных в связываемых полях таблиц. Соответствие данных полей означает, что в поле таблицы на стороне «много» » связи не должно появляться значений отсутствующих на стороне «один. Если включено «Обеспечение целостности данных», то СУБД Access не позволит ввести в таблицу «Заказ» данные с кодом клиента отсутствующие в таблице «Клиенты». Если включено «Каскадное обновление связанных полей», то любые изменения в связанных полях на стороне «один», проводимые в одной таблице, автоматически выполняются и в другой. Так, если будет изменен код клиента в таблице «Клиенты», он должен измениться и во всех строках таблицы «Заказ». Иначе нарушится целостность данных в связанных таблицах. То же касается и удаления кода клиенты из таблицы «Клиенты». Действительно, если удалить какой либо код клиента из таблицы «Клиенты», оставив соответствующие записи в таблице «Заказ», то они лишатся смысла, так как будет неизвестно, к какому клиенту они относятся. Поэтому в окне установки связи необходимо «Каскадное удаление связанных полей». Однако необходимо помнить, что включение каскадного удаления в данном случае может привести к удалению всех заказов для данного клиента. Если же снять галочку каскадного удаления, то СУБД просто не даст удалить клиента, для которого в таблице «Заказ» существуют заказы. Нажатие кнопки «Создать» приведёт к созданию соответствующей связи между таблицами. В результате создания всех связей модели подобным образом схема должна принять следующий вид.

Проектирование приложения «Учет и анализ выполнения заказов»

Выполненные ранее этапы позволили создать в среде СУБД ACCESS структуру, которая используется СУБД как набор правил для размещения данных в памяти, контроля за правильностью ввода и поддержания связей между ними. Накопление данных в базе с заданной структурой возможно путем непосредственного заполнения данных в таблицы. Однако такой путь неудобен для пользователя, который будет работать с базой. Действительно, при заполнении, например, таблицы «Заказы» пользователю необходимо самому вести нумерацию заказов, помнить коды клиентов и т.д. ACCESS располагает набором инструментов, с помощью которых можно создать интерфейс с пользователем, позволяющий удобно использовать базу данных для решения конкретных задач. Этот интерфейс состоит из набора взаимосвязанных экранных форм, запросов, печатных форм (отчетов), которые предназначены для решения конкретной задачи управления. В нашем случае это «Учет и анализ выполнения заказов». Этот интерфейс принято называть приложением. Для данной структуры базы данных мы будем разрабатывать одно приложение. В общем случае, для одной базы данных может разрабатываться несколько приложений — по направлениям управленческих задач. Прежде, чем создавать приложение, необходимо разработать его схему. Схема приложения «Учет и анализ выполнения заказов» выглядит так:

Тема 6.2. СУБД Access и ее структура

СУБД MS Access — яв­ляется средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL), и CASE-средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.

MS Access идеальна для решения небольших офисных за­дач, так как средство не требует особых затрат на раз­работку.

РСУБД MS Access (access – доступ) – новая популярная система управления базами данных, построенная на основе реляционных моделей, используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.

MS Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц, применяется многодокументный интерфейс (MDI – Multiple Document Intеrface, одновременно работает с несколькими таблицами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа к данным).

Объект таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.

Все объекты MS Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением .mdb. MS Access – позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализует принцип связи и внедрение OLE – объектов, т. е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме. OLE – объектом может быть Excel – таблица, Paintbrush – иллюстрация, звуковой файл и др.

MS Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и др.). MS Access работает с другими базами данных и поддерживает стандарт ODBC (взаимодействие баз данных открытой архитектуры), включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB – 2 и Rdb.

В MS Access входят специальные средства: конструктор, мастер, построитель выражений, маска ввода, что позволяет создавать экранные формы, запросы, отчеты.

Программное средство конструктор содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.

Программное средство мастер помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).

Пользователю системы предоставляются средства автоматизации разработки приложений — элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.

Программное средство по разработке баз данных (Database Wizard) «Мастер баз данных» содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.

Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права предоставленные для работы с ней пользователям и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.

В Access присутствуют и другие мастера, работающие с данными других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) — Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.

База данных обычно содержит сведения, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке MS Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.

Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключиться к сети, MS Access позволяет создавать репликации.

Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.

Читать еще:  Построитель выражений в access 2020 примеры

СУБД MS Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию «клиент-сервер». В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере и обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Архитектура объектов MS ACCESS представляет собой связь отображений между объектами базы данных, то есть между таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа.

Тема 6.3. Работа с таблицами Access.

Таблицы составляют основу базы данных Access — именно в них хранятся все информационные данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Структура таблиц определяется содержанием запросов, выходных форм и отчетов, которые должны быть получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах. Структура таблицы определяется перечнем полей и включает: имя поля; тип данных; свойства поля; описание.

Имя поля – используется при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля должно быть уникальным. Тип данных — определяет тип данных, которые будут храниться в соответствующем поле. Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.

Таблица может содержать следующие типы данных:

«Текстовый» тип данных. Короткий текст. Текстовое поле может содержать 0- 255 символов (по умолчанию 50).

Тип данных «Поле MEMO». Длинный текст и числа.

«Числовой» тип данных. Размер — 8 байт.

Тип данных «Дата/время». Значения даты и времени. «Денежный» тип данных. Значения типа «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Размер — 8 байт.

Тип данных «Счетчик». Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Размер — 4 байта.

Тип данных «Логический». Значения «Да»/«Нет». Размер — 1 бит.

Тип данных «Поле объекта OLE». Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.

Тип данных «Гиперссылка». Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Существует пять способов конструирования новой таблицы.

Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Ключ — однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.

MS Access устанавливает связи между таблицами, участвующими при создании форм, запросов, отчетов.

Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.

Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.

Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Связь один-к-одному « 1 – 1 », при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй.

Связь один-ко-многим « 1 — ∞ », используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы(используется в Access).

Связь многие-к-одному « ∞ — ∞ » указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.

Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.

Схема данных отображается в окне «Схема данных», в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.

Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.

Сортировка записей. Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям.

Фильтрация записей. Способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Различают фильтры трех видов: фильтр по выделенному фрагменту; исключить выделение; расширенный фильтр.

«Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». «Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.

Структура базы данных ms access

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных относящихся к определенной предметной области.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов — совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов могут быть студенты, преподаватели, предметы.

Свойство (атрибут) — определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество — это свойства для объекта Студент.

Типы связей между объектами

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М).

При установке связи типа «один-к-одному» (1:1) каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице.

Связь типа «один-ко-многим» (1:М) означает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая – сторону «много».

Структура MS Access

При нажатии на кнопку Новая база данных правая часть окна изменится. В ней необходимо указать название файла новой базы данных и её будущее местоположение. Затем нажать кнопку Создать (рис. 1).

Откроется окно новой базы данных с новой таблицей для дальнейшей работы. Верхняя строка представляет собой Ленту MS Office 2007. Она содержит вкладки и кнопки для выполнения определенных действий. Лента позволяет работать с таблицами, формами, запросами и отчетами базы данных (рис. 2).

Создание новой таблицы с помощью Конструктора

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных (рис. 3).

Среди типов данных Access есть специальный тип – Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Создание запросов

Для создания запроса выбрать на ленте вкладку Создание и нажать Мастер запросов. Появится окно для выбора способа построения запроса (рис. 4).

Существуют простые запросы и перекрестные запросы.

Простой запрос создает простой запрос из определенных полей.

В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму — заголовками столбцов.

  • режим конструктора – пример представлен выше. Этот режим рекомендуется для создания запросов. Запрос в этом режиме существует только в оперативной памяти;
  • режим SQL – содержит команды на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и указания, в каких таблицах и какие данные нужны пользователю.
  • режим таблицы – в этом режиме отображаются данные, отобранные с помощью запроса. На экране монитора данные, отвечающие условиям запроса представлены в форме таблицы.

Вычисляемые поля

Составление отчетов

Сортировка записей

Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.

Упражнение 1.

В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).

База данных СУБД Access

СУБД — аббревиатура, расшифровывающаяся как «система управления базами данных». СУБД используется для многопользовательской работы с базами данных, которые, в свою очередь, помогают хранить, систематизировать, классифицировать и контролировать информацию. Системы управления БД разделяются на виды по признаку типов моделей данных, которые ими поддерживаются. Наиболее практичен реляционный вид, поскольку такие системы просты в использовании и предоставляют многие возможности для разработчиков. К нему, в числе прочих, относится СУБД Access.

Читать еще:  Allow file access from files

Общие сведения

Реляционная СУБД Microsoft Access работает, соответственно, с реляционными базами данных. В общем виде это означает множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит данные своего типа.

СУБД MS Access входит в состав программного обеспечения Microsoft Office.

Возможности

СУБД Access предоставляет пользователю следующие возможности:

создавать базы данных;

добавлять новую информацию в созданные БД;

обновлять или каким-либо еще образом изменять данные в БД;

удалять имеющуюся информацию из БД;

осуществлять просмотр данных в виде отчетов, форм, различных выборок и запросов;

организация данных при помощи сортировки и/или классификации информации;

общий доступ к таблицам и данным при использовании отчетов, электронных писем, Интернета и/или локальной сети;

осуществление разных видов связей между таблицами;

создание кнопочных форм и пользовательских интерфейсов управления базой данных внутри СУБД.

Структурные элементы БД

Каждая таблица базы данных имеет строки, включающие данные об объектах, а также столбцы, задача которых — определить характеристику их же. Другое название строк — записи, состоящие из полей, которые заполняются данными. Поле обязательно должно иметь тип данных (числовой, текстовой, дата, МЕМО и т. д.). Все записи в таблице содержат одинаково определенные, но по-разному заполненные информацией поля.

Свойства полей

Поля в СУБД MS Access задают структуру базы данных, а также задают свойства данным из ячеек записей.

Основные свойства такие:

Имя поля. Обычно задают заголовки столбцам, то есть называют характеристику объекта. Также по имени поля к нему можно обращаться за информацией при выполнении автоматических операций с БД.

Тип данных. Задает соответствующее свойство, определяет, какой тип может быть записан в ячейку.

Размер. Устанавливает максимальную длину записываемых данных. Это свойство не обязательно использовать, хотя оно и упрощает работу, накладывая ограничения на пользователя БД.

Формат. Форматирует данные поля.

Подпись. Выполняет ту же функцию, что и имя — озаглавливая характеристику. Если подпись не указывать, заглавием будет служить первый пункт. Второй возможностью Имени — обращением к нему из БД — подпись не располагает.

Обязательное поле. Если поставить галочку напротив этого свойства, оставить ячейку незаполненной будет нельзя. Для ключевых полей это свойство включено по умолчанию.

Типы данных

Поля баз данных в Microsoft Access могут иметь такие типы данных, как:

Текстовый. Самый простой тип поля. Несмотря на название, может содержать как буквы, так и цифры, символы и прочее. Поэтому ограничения имеет только по длине — не более 255 знаков. Удобно для использования, если не требуется дальнейших расчетов между ячейками, поэтому, если в поле вводятся только числа, лучше использовать соответствующий ему тип.

Поле МЕМО. Тот же текстовый тип, хранящий большие объемы информации (до 64 кбайт, то есть до 64 тысяч символов). Из-за этой характеристики МЕМО не может быть использован в качестве ключа или индекса.

Числовой. Цифровое поле, имеющее подтипы, выбор которых зависит от желаемой точности вычислений и т. д. До 8 байт или 16 — для кодов репликации.

Счетчик. Поле, не требующее заполнения — значения (числа по возрастанию), автоматически заносится в таблицу, позволяя данным в ячейках оставаться уникальными. Проще говоря, счетчик нумерует записи в базе данных. Удобно использовать в качестве ключа 4 байта, 16 — для кодов репликации.

Логический. Используется только для значения — 0 (нет) и минус 1 (да). Можно настроить разные варианты записи — галочка или выбор вручную (размер — 1 байт).

Дата/время. Название типа данных говорит само за себя. Вывод в поле данных возможен в семи различных форматах. 8 байт.

Денежный. Определяет значения валют. Данный тип данных появился для предотвращения округления в вычислениях. Также 8 байт.

Поле объекта OLE. Принимает объекты разных форматов — графические, аудио и т. д. Размер — до одного гигабайта.

Гиперссылка. Адреса интернет-страниц, сайтов. До 64 тыс. символов.

  • Мастер подстановок. Заранее предполагает связанные таблицы. Позволяет выбрать значение из другой таблицы или из поля со списком. При этом тип выбранного значения устанавливается автоматически. Имеет размер первичного ключа. Не более 4 байт.
  • Ключи

    Базы данных СУБД MS Access имеют в таблицах одно главное — ключевое — поле. По умолчанию оно, как уже было сказано, обязательно к заполнению. Кроме того, на него накладывается необходимость быть уникальным, что значит, что уже введенное значение в ключевом поле нельзя будет ввести в ключевом поле другой записи этой же таблицы. При необходимости можно добавить дополнительное ключевое поле, с менее строгими правилами — уникальность выбирается разработчиком БД. При помощи ключевых полей осуществляют связи между таблицами базы данных.

    Ключи подразделяются на:

    первичные (основные) — непосредственно сама связь;

    вторичные (внешние) — способ связи.

    Табличные связи

    База данных СУБД Access может содержать таблицы, которые взаимодействуют между собой. Для этого используются связи, которые бывают следующих видов:

    Один к одному. Это означает, что каждой записи из первой связанной таблицы соответствует одна запись из второй.

    Один к многим. Каждой записи из первой таблицы соответствует несколько (две или больше) из второй.

    Многие к одному. Множество записей из первой таблицы связаны с одной из второй.

    Многие к многим. Множеству записей первой таблицы соответствует множество второй.

    Ограничения на имена

    Microsoft Access ставит ограничения на имена полей и элементов управления, они же действуют и на объекты СУБД Access:

    имя не должно содержать более 64 символов;

    нельзя использовать точку, восклицательный знак, надстрочный символ или квадратные скобки;

    имя не может начинаться с пробела;

    нельзя использовать в имени управляющие символы (коды с 0 до 31 в ASCII);

    имя не может включать прямые кавычки.

    Объекты

    Объекты СУБД MS Access представляют собой пользовательский интерфейс базы данных. Он позволяет непосредственно управлять ею и ее данными.

    Таблицы

    Основной объект, о котором уже не раз упоминалось в этой статье. Они задают структуру всей базы данных. В них хранятся данные, которые можно изменять, удалять или добавлять. Таблицы могут быть взаимосвязаны. На основе этого объекта строятся все остальные, при помощи них же проводятся и основные операции с данными.

    Запросы

    Позволяют обрабатывать данные из таблиц. Запрос может быть выборкой по какому-либо признаку из одной или нескольких таблиц, также при помощи него можно сортировать или фильтровать информацию, анализировать данные, извлекать и предоставлять пользователю в удобном виде. Результатом работы запроса становится временная новая таблица.

    Формы

    Используются в качестве средства для ввода новой информации в таблицу. Преимуществом форм становится их удобный для пользователя вид — разработчик может использовать макет формы или создать совершенно новую. На этот объект можно поместить кнопки, переключатели и многое другое. В числе прочих особое внимание приковывает к себе кнопочная форма, представляющая собой модифицированный диспетчер задач, составляемый пользователем “под себя”. На нее можно поместить основные функции работы с базой данных — вход, выход, заполнение таблиц, просмотр данных. Обычные формы можно также включить в кнопочную.

    Отчеты

    Представляют конечный результат работы. Предназначены для последующей печати, потому обладают соответствующим форматированием. Позволяют делать выборки и группировки. Наглядно отражают информацию, заложенную в базе данных.

    Технология работы с СУБД Access

    Разработка СУБД в Access выполняется при помощи следующих пунктов:

    Определить цель разработки базы данных. Необходимо определить назначение, узнать, в каком направлении двигаться — как предполагают использовать базу данных, какие результаты хотят получить, какие функции должны быть реализованы.

    Определить примерное количество таблиц в базе данных — информацию необходимо систематизировать и “разложить все по полочкам”. Не следует добавлять слишком много полей в одну таблицу: лучше распределить данные на две и связать их. Каждая таблица должна содержать только одну тему.

    Определить все поля и их типы данных в таблицах. Данные в ячейках должны соответствовать типам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с вычислениями, группировкой и сортировкой.

    Определить соотношения таблицы-поля.

    Обозначить первичные и (при необходимости) вторичные ключи в таблицах.

    Построить схему данных для БД, отражающую связи между таблицами. Максимизировать взаимодействие между данными при помощи этих связей.

    Усовершенствовать структуру, наглядно посмотрев на всю имеющуюся информацию и ее возможную систематизацию.

    Воспользоваться анализом самого Access для очередной проверки.

    Создание СУБД в Access возможно двумя способами:

    использовать мастера БД для создания необходимых объектов;

    создать пустую БД, дополняя ее новыми объектами самостоятельно.

    MS Access позволяет расширить базу данных уже после ее создания, но основную структуру необходимо продумать заранее: такие вещи, как типы данных, впоследствии, особенно после заполнения таблицы, поменять будет невозможно.

    Продуманную схему данных можно реализовать при помощи соответствующей вкладки в СУБД. Каждый из видов связи наглядно показывается в Access. Связи можно видоизменять или даже удалять.

    Создание структуры БД в Microsoft Access

    База данных – структурированная совокупность взаимосвязанных данных в рамках некоторой предложенной области, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

    Любую структуру данных можно преобразовать в простую двумерную таблицу, т. е. нормализовать структуру. Базы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называются реляционными и состоят из одной или несколько взаимосвязанных двумерных таблиц.

    Каждая таблица состоит из записей. Запись – это строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте. Каждая запись имеет несколько полей. Поле – это столбец таблицы, который имеет имя, тип и содержит определенное свойство (атрибут) объекта.

    Само собой разумеется, что запросы и таблицы лишь тогда будут жить и трудиться в мире и согласии, когда между ними появятся однозначные и строго определенные связи.

    Применение базы данных могут найти как на производстве, так и в быту.

    В простейшем случае – телефоны, адреса, имена, даты рождения и прочие полезные сведения о своих родственниках, друзьях или знакомых. В более широком виде это может быть массив данных на предприятии, например, что, где, когда, как и почем покупалось, кем, кому, и в каком виде продавалось, как, кем, в каких условиях и каким образом использовалось.

    Читать еще:  Bitapi генерация access token скачать

    Создание БД состоит из 3-х этапов:

    1. Проектирование БД. Это теоретический этап работы. На этом этапе определяется:

    • Какие таблицы будут входить в состав БД

    • Структура таблицы (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица)

    • Какие поля будут выбраны в качестве первичных ключей таблицы и т. д.

    2. Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретных СУБД описывается структура таблицы, входящих в состав БД.

    3. Ввод записей. Заполнение таблиц БД конкретной информацией.

    Первым этапом в создании БД является этап проектирования.

    В состав нашей БД будут входить 5 таблиц: «список выпускников», «личные данные», «класс», «год выпуска», «классные руководители». Мы решили выбрать именно такие таблицы, исследовав исходные данные о выпускниках. Давайте рассмотрим каждую из таблиц и определим структуру.

    Зная заранее, что для создания базы данных мы будем использовать СУБД Microsoft Access, мы, разрабатывая структуру таблиц, сразу продумали типы полей и их размеры.

    1. Классные руководители название поля Размер тип данных обязательное поле фамилия 50 текстовый да имя 50 текстовый да отчество 50 текстовый да предмет 50 текстовый да портрет поле объекта OLE нет

    2. Список выпускников.

    Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

    Код длинное целое числовой да

    Фамилия 50 Текстовый да

    Имя 50 Текстовый да

    Отчество 50 Текстовый да

    Класс 50 Текстовый да

    Год выпуска Длинное целое Числовой да

    Классный 50 Текстовый да руководитель

    Литература 50 Текстовый Нет

    Русский язык 50 Текстовый Нет

    Алгебра 50 Текстовый Нет

    Геометрия 50 Текстовый Нет

    Иностранный язык Длинное целое Числовой Нет

    Информатика Длинное целое Числовой Нет

    История Длинное целое Числовой Нет

    Обществознание Длинное целое Числовой Нет

    География Длинное целое Числовой нет

    Физика Длинное целое Числовой Нет

    Астрономия Длинное целое Числовой Нет

    Биология Длинное целое Числовой Нет

    Химия Длинное целое Числовой Нет

    Физическая культура Длинное целое Числовой Нет

    Обж Длинное целое Числовой Нет

    Профессиональный труд Длинное целое Числовой Нет

    3. Личные данные.

    Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

    Код длинное целое числовой да

    Место рождения 50 текстовый да

    Дата рождения дата/время да

    Портрет поле объекта OLE нет

    Медаль 50 текстовый нет

    Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

    Класс 50 текстовый да

    Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

    Год выпуска длинное целое числовой да

    В таблице «Список выпускников» поля: «класс», «год выпуска», «классные руководители» являются полями подстановки из других таблиц.

    В каждой таблице нужно определить ключевое поле. Первое поле каждой таблицы мы сделали ключевым. Это необходимо для целостности всех данных даже при одинаковых значениях. Ключ – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторятся у разных записей. В нашем случае в таблице «Список выпускников» ключевым полем является поле «код». Ввиду того, что другие поля: «фамилия», «имя», «отчество», «дата рождения» «место рождения», и другие – могут повторяться, что ни в коем случае не допускается в ключе.

    Так как все таблицы входят в БД «Выпускники ЗСШ № 1», они взаимосвязаны следующим образом: созданы связи между полями «код» (в личных данных и в списке учеников), эта связь является связью 1 ко 1. «Кл. руководитель – фамилия» (кл. руководитель и список выпускников), эта связь является связью 1 ко ∞. «Год» (год выпуска и список выпускников), связь 1 ко ∞; «класс» (класс и список выпускников), связь 1 ко ∞. Связи между таблицами необходимы для того, чтобы при заполнении одной таблицы данными заполнялась и другая.

    Схема связей таблиц в нашей БД:

    Создание структуры БД в СУБД Microsoft Access

    Microsoft Access имеет свою систему создания структуры. Рассмотрим ее этапы. Первый и самый основной создание таблицы. На этом этапе определяется количество полей, из которых будет состоять таблица. На начальном этапе мы уже этот вопрос продумали. Структура таблиц подробно описана на этапе проектирования.

    Создать таблицу можно при помощи конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Мы создали нашу БД с помощью конструктора. Это помогает раскрыть свои творческие возможности и реализовать задуманное на компьютере.

    Следующий этап – вводим имена полей в этой таблице. Это можно сделать при помощи конструктора (более удобно, там же можно сразу выбрать тип поля). Тип поля – это важное значение в Microsoft Access. Если он выбран числовым, а данные вводятся в виде текста, то программа работать не будет. Также существуют поля подстановки. Эти поля необходимы для упрощения ввода данных. Такие поля мы использовали для ввода класса, года выпуска, классного руководителя. Типы полей могут быть разными: текстовые, числовые, дата/время, поле объекта OLE и другие. При их выборе следует учитывать типы информации, которая будет введена в эти поля.

    Для удобства ввода информации о выпускниках мы создали несколько форм.

    Форма «Список выпускников» позволяет вводить данные в таблицу «Список учеников».

    Созданы еще несколько форм: «Личные данные», «Год выпуска», «Классный руководитель».

    Форма «Заставка1» появляется при открытии базы данных «Выпускники ЗСШ №1» и предоставляет возможность просмотреть данные о выпускниках, классных руководителях, а также осуществить поиск выпускника по его фамилии, году выпуска или временному интервалу окончания школы. Для организации поисковой системы мы создали несколько запросов: «Поиск по году выпуска», «Поиск по интервалу годов выпуска», «Поиск по фамилии выпускника».

    Ввод записей в БД

    При вводе записей мы использовали книги выдачи аттестатов. В нашу БД мы ввели данные о выпускниках с 1985 по 2005 учебный год. Как оказалось за этот период окончило нашу школу 1367 человек.

    Для удобства ввода мы создали форму «выпускники». Первоначально мы ввели таблицы «год выпуска», «классные руководители», «класс». Эти три таблицы помогут нам при заполнении других таблиц БД. Так как некоторые поля являются полями подстановки.

    Форму «выпускники» мы создали с помощью мастера. Она содержит в себе следующие поля: «код»; «фамилия», «имя», «отчество» выпускника; «класс»; «год выпуска»; «фамилия классного руководителя»; «место рождения»; «дата рождения»; «портрет»; «медаль». Также она содержит поля оценок выпускников (16 предметов). Где поля «класс», «год выпуска», «фамилия классного руководителя» являются полями подстановки.

    Данная форма позволяет заполнять таблицы «Список выпускников», «Личные данные» одновременно, что очень удобно при создании данной БД.

    Ввиду того, что некоторые поля являются необязательными (такие как «Портрет», «Медаль»), заполнение этих данных не осуществлялось. Для ввода поля «Портрет» необходимо использовать вставку объекта графического редактора и наличие фотографий. Исходя из того, что эти поля можно потом ввести, мы приготовили основу для их ввода и создания. Предварительно нужно провести работу по сбору фотографий выпускников и классных руководителей. Но это уже другая научная работа.

    Введенная информация о выпускниках отображает все необходимые данные. Затрата времени на выполнение этого этапа заняла наибольшее количество времени всей работы.

    Извлечение информации о выпускниках из БД

    Создав БД, и заполнив ее данными, мы можем теперь пользоваться ею для поиска информации о любом выпускнике. Для поиска мы создали несколько запросов. Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса (назовем ее справкой) обычно выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют заданным условиям.

    Мы решили выбрать три вида запроса:

    1. Поиск по фамилии выпускника

    2. Поиск по году выпуска

    3. Поиск по интервалам годов (с какого по какой) выпуска.

    При создании первого запроса мы работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Ия этих таблиц выберем поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия [фамилия], [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода фамилии выпускника. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускника.

    При создании второго запроса мы тоже работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Из этих таблиц выбрали поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия [год выпуска], [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода года выпуска. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускников этого года.

    При создании третьего запроса мы также работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Из этих таблиц выбрали поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия: >= [начальный год выпуска]. [список выпускников] and <= [конечный год выпуска]. [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода интервала годов выпуска. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускников этого интервала.

    Данные запросы позволяют получить полную информацию о выпускниках различными способами. Данная возможность необходима для быстрого поиска информации.

    В своей работе мы ставили цели создать БД выпускников школы с 1985 по 2005 год и создать поисковую систему в этой базе данных. При выполнении научно-практической работы была проведена и теоретическая, и большая практическая работа. Надеемся, что наша база поможет при работе с документацией в школе и, конечно же, будет очень нужна при поиске данных о любом выпускнике. Работу с базой данных можно продолжить, включив в нее сведения о выпускниках с 1935 по 1985 годы. Хорошо бы было дополнить БД фотографиями каждого выпускника. Но это уже другая научная работа, хотя заготовку мы уже провели в своей работе при подготовке структуры БД. Поставленные цели полностью выполнены. Надеемся, что в будущем работа с этой базой данных будет продолжена другими учениками.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector