Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание форм и отчетов в access

Создание форм и отчетов в СУБД Access

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные из таблицы и без помощи каких либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

— при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

— разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

— вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

— в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов:

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Формы – Другие формы – Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, заказы, Менеджеры.

5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7. В заголовке формы добавьте текст Сотрудники фирмы.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор – панель инструментов Элементы управления).

9. После того, как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рисунок 9).

Рисунок 9. Создание кнопок на форме

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

15. Иногда в форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18. Добавьте еще одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь.

20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.

22. На вкладку помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.

23. данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24. В Microsoft Access можно создать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

26. перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать.

27. В диалоговом окне Создание (рисунок 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.

Рисунок 10. Задание имени кнопочной формы

28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рисунок 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

Рисунок 11. Диспетчер кнопочной формы

29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рисунок 12)

Рисунок 12. Создание кнопок на форме

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию. Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».

33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть.

34. В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 13.

Рисунок 13. Главная кнопочная форма

35. Добавьте в форму, какой — нибудь рисунок.

36. Для того чтобы главная кнопочная форма появилась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access (рисунок 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра – «кнопочная форма».

Рисунок 14. Задание параметров Access

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

— с помощью Мастера отчетов;

— на основе таблиц или запросов;

— в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рисунок 15) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рисунок 15. Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рисунок 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите Далее.

Рисунок 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное и максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги (рисунок 17).

Рисунок 17. вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне итоги (рисунок18) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Читать еще:  Тип счетчик access

Рисунок 18. Вычисление итоговых значений суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве данных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

Дата добавления: 2015-07-14 ; просмотров: 4003 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Способы создания форм и отчетов в Access

Дата добавления: 2015-07-09 ; просмотров: 2923 ; Нарушение авторских прав

Форма – это электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.

Преимущества использования форм.

1 Данные представлены в более удобном и привычном для пользователя виде. Например, формы могут имитировать реальные документы

2 Формы позволяют организовать работу с одними полями таблицы и не показывать другие поля. Что обеспечивает защиту данных. Можно запретить пользователю из0менять данные.

3 Поля таблицы могут быть представлены в виде раскрывающегося списка, группы радиокнопок, флажка и т.д.. Что сделает редактирование данных более удобным и сократит количество ошибок.

4 На форме можно разместить элементы управления. Например, кнопки листания записей, печати, фильтрации.

5 На форме могут быть представлены данные из нескольких таблиц.

Access позволяет создавать формы в нескольких режимах:

— Автоформа: в столбец

Конструктор. Форма создается вручную. Пользователь может разместить на ней любые компоненты. Поля таблицы могут быть представлены раскрывающимися списками, радиокнопками, счетчиками и т.д.

Мастер форм. Позволяет выбрать поля из одной или нескольких таблиц, их расположение, цвет формы Поля будут представлены прямоугольными областями редактирования.

Автоформы — самый простой вид форм. Поля таблицы тоже представляются прямоугольными областями. Автоформы в столбце, ленточная, табличная различаются расположением полей.

Диаграмма. Данные из таблиц представлены в виде диаграммы

Сводная таблица формируется на основе других таблиц.

Отчеты служат для вывода дан­ных на бумагу с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных (например, включение в документ итогов). Эти данные представляются в отчете в виде готового документа, в котором они структурированы определенным образом в соответствии с требованиями поль­зователя. Создание отчета во многом похоже на создание формы. Отчет создается на вкладке отчеты с помощью кнопкиСоздать. В диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТ следует указать таблицу или запрос, используемые в качестве осно­вы для построения отчета, режим создания отчета и нажать кнопкуОК. Как и в случае формы, отчет можно созда­вать с помощью Автоотчета (ленточного или в столбец),Мастера отчетов и режима Конструктор.

Читать еще:  Функции access 2020

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов необходимо в диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТвыбрать в качестве источника таблицу или запрос и режим Мастер отчетов. На первом шаге требуется указать все поля аналогично тому, как это делалось в Мастере форм. На втором шаге (после нажатия кнопки Далее) следует из списка выбрать поле и щелкнуть по кнопке [>] для добавления уров­ня группировки. По этому полю будут группироваться данные для подсчета частных итогов (если не требуется подсчитывать частные или общие итоги, этот шаг следует пропустить, нажав кнопку Далее).

На третьем шаге в раскрывающемся списке можно выбрать поле, по которому данные будут отсортированы. Нажатие кнопки [А-Я] возле поля позволит вы­брать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). Если на втором шаге Мастера отчетов данные бы­ли сгруппированы, то на третьем шаге в диалоговом окне будет отображена кнопкаИтоги. После нажатия этой кнопки в появившемся диалоговом окне ИТОГИ можно указать поля с числовыми данными, по которым будут суммироваться данные, определяться среднее, минимальное или максималь­ное значение поля.

На четвертом шаге необходимо выбрать макет отчета и указать ориентацию отчета (например, макет — сту­пенчатый, а ориентацию — книжную). Слева в окне будет отображен образец выбранного макета.

На пятом шаге следует выбрать стиль оформления отчета (например, выде­ленный), а на последнем, шестом, шаге указать имя отчета. После нажатия кнопкиГотово создан­ный отчет будет выведен на экран в Режиме предваритель­ного просмотра.

Созданный отчет можно изменить в режиме Конструк­тор аналогично тому, как это осуществляется для форм. Помимо областей, которые могут содержать формы, отчет, созданный с помощьюМастера отчетов, также может иметь следующие области:

· ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ — содержит «шапку» доку­мента, состоящую из надписей полей. Отображается вверху каждой страницы отчета;

· ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ — включает поле, по которому группировались данные. Отображается над каждой группой данных;

· ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ — содержит подсчитанные част­ные итоги по группам;

· НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ — включает дополнительные сведения для отчета. Отображается внизу каждой страницы отчета;

· ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА — содержит общие итоги по отче­ту. Располагается в конце отчета на последней странице.

Microsoft Access 2010. Создание форм и отчетов

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно ис пользовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных.

В Форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку.

В Форму можно помещать вычисляемые поля.

OLE -обьекты можно увидеть только в форме или от чете.

В Форме намного проще работать с большими текстами поля типа МЕМО в текстовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе таблицы или запроса.

При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое Формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим формы, ре жим макета и режим конструктора. Для перехода из одного режима в другой используются команды группы Режимы .

Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания формы на ос нове таблицы с использованием Мастера Форм . Он задает пользователю во просы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя и Мастера Форм является «готовая к употреблению» форма.

Для создания формы самостоятельно без помощи Мастера Форм:

В области навигации выберите таблицу, по которой будет создаваться форма.

На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма .

Выберите режим Конструктор . При открытии окно конструктора со держит три области: заголовок формы, область данных, примечание формы.

Поля, размещенные в области данных, состоят из надписи поля и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их в паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись и нажать клавишу Delete .

В таких формах можно одновременно отобразить информацию из двух (или более) связанных таблиц. Кроме того, такая форма позволяет выполнить редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.

В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью исходной (глав ной) таблицы:

Выберите команду Мастер форм (вкладка Создание группа Формы ).

В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.

Далее выберите вид подчиненной формы.

Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Для просмотра записей главной формы используются кнопки просмотра в нижней части окна. Выше нее выводится строка для просмотра записей подчиненной формы, которые представлены в виде таблицы.

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета мож но получить результаты в высококачественном варианте. В Access 2010 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные до кументы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию

из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:

На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Мастер

укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет

выберите поля, данные которых, будут помещены в отчет

задайте требуемый порядок сортировки полей.

выберите вид макета отчета

з адайте имя отчета

н ажмите кнопку Готово .

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов :

На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду

На вкладке Конструктор группа Сервис выберите команду

Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выбе рите поля, данные, которых будут отображаться в отчете.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных печатается каждая запись таблицы или динамиче ского набора данных запроса

Примечание группы печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

Примеча ние отчета печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access 2010 должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

Читать еще:  Как создать кнопку в powerpoint

Создание форм и отчетов в СУБД Access

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра [2].

Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Наиболее простой способ создания формы осуществляется при помощи мастера форм. Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. На рис. 8 показана сложная форма, созданная из формы, основанной на дочерней таблице «Ведомость ремонта автосцепки», внутрь которой внедрена форма, основанная на родительской таблице «Сведения о заказчике».

Рис. 8. Сложная форма в режиме конструктора

Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.

Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время.

Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.

Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 9).В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Рис. 9 – Окно свойств поля со списком «Шифр детали»

Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.

Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка. Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок. Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке КатегорииРабота с формой, в списке ДействияОткрыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.

В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст, ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.

Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненнойназывают форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма, которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.

Отчет, в отличие от таблицы, представляет данные с итоговыми вычислениями; однотипные данные могут быть сгруппированы с выводом промежуточных итоговых сумм для каждой группы. Имея заголовок, верхний и нижний колонтитулы, а также вычисляемые итоги, отчет в распечатанном виде предоставляет больше информации, чем таблица. Основываясь на таблице, отчет может выбирать из нее только необходимые данные за определенный период.

Для создания отчета в Access необходимо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть Мастер отчетов.

Мастер отчетов – это средство Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

В поле этого окна Выбор таблицы/запроса следует выбрать нужную таблицу, на основе которой будет создан отчет, и щелкнуть на кнопке Далее. Затем мастер по созданию отчета предлагает ряд диалогов, с помощью которых можно выбрать вид отчета (например, табличный или колончатый), выводимые поля (все или только некоторые), провести сортировку данных в полях (в алфавитном порядке или в порядке возрастания номеров), выбрать стиль отчета (например, строгий). При ответах в диалогах нужно щелкать на кнопке Далее до тех пор, пока эта кнопка не станет недоступна — значит все вопросы закончились и остается щелкнуть на кнопке Готово.

Готовый отчет можно просмотреть (активен Режим просмотра). Доработать вид отчета можно в режиме Конструктора отчетов, куда можно перейти из окна База данных, щелкнув на кнопке, Конструктор.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор.

Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей. После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Находясь в режиме Конструктора отчетов, можно снабдить проектируемый отчет заголовком (его следует поместить в области Заголовок отчета), верхним колонтитулом, выводящим заголовки столбцов вверху каждой страницы, (размещается в области Верхний колонтитул), нижним колонтитулом, выводящим итоговую информацию внизу каждой страницы, (область Нижний колонтитул обычно содержит номер текущей страницы), областью примечаний, где располагается итоговая сумма отчета. На рис. 10 показан отчет в режиме конструктора с организацией итогового поля, подсчитывающего количество записей в поле «Виды неисправностей».

Рис. 10. Окно просмотра отчета в режиме конструктора

Сохранение изменений. Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета. Для сохранения макета отчета необходимо нажать кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Сохранить или нажать сочетание клавиш CTRL+S. Можно вместо этого нажать кнопку. Сохранить в окне Панель быстрого доступа. Если отчету еще не присвоено имя, необходимо ввести его в поле Имя отчета, а затем нажать кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под другим именем. Для сохранения макета отчета под другим именем необходимо нажать кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение ввести имя в поле Сохранение объекта в, а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажать кнопку ОК.

Печать отчета. Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×