Построение запросов в access

Создание запросов в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Практическая работа. Создание запросов на выборку в MS Access

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическая работа №4

Тема: «Создание запросов на выборку»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

Цели работы: научиться создавать запросы на выборку данных с помощью мастера и конструктора запросов.

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказах. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборку данных — это объект базы данных, который показывает информацию в режим таблицы. Запрос не хранит данные, но содержит данные, которые хранятся в таблицах. В запросе можно отобразить данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из двух сочетаний.

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.

Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.

Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.

Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.

Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.

Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

Создать запрос с помощью мастера форм: Создание/Мастер запросов

Создать с помощью конструктора: Создание/ Конструктор запросов

Изменить запрос с помощью конструктора: Режим/Конструктор

Задание 1. Создать запрос Телефоны клиентов

Создать с помощью мастера форм запрос для таблицы Клиенты , с помощью которого можно вывести на экран телефоны клиентов.

1. Создать запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля

таблица Клиенты (поля ФИО клиента и Телефон) .

3. Сохранить запрос под именем Телефоны клиентов .

Задание 2. Создать запрос Информация о заказе

Создать с помощью мастера форм запрос для таблиц Клиенты, Сотрудники и Заказы , с помощью которого можно вывести на экран информацию обо всех заказах клиентов.

1. Создать запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля в соответствующей последовательности :

Таблица Клиенты (поля ФИО клиента, Телефон клиента )

Таблица Сотрудники (поля ФИО сотрудника, Должность, Телефон сотрудника )

Таблица Заказы (поля Дата заказа, Сумма )

3. Выбрать подробный отчет (вывод каждого поля каждой записи).

4. Сохраните запрос под именем Информация о заказе .

Задание 3. Создать запрос Общая сумма заказов по клиентам

Создать запрос с помощью мастера форм для подсчета общей суммы заказов по каждому клиенту с указанием количества сделанных заказов, а так же выяснить среднюю, минимальную и максимальную сумму заказа по каждому клиенту.

1. Создать простой запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля :

таблица Заказы (поля ФИО клиента и Сумма ).

3. Выбрать итоговый отчет .

4. Нажав на кнопку Итоги , установить все галочки напротив поля Сумма, а так же галочку « Подсчет числа записей в заказы », чтобы появились данные об общем количестве заказов каждого клиента.

Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

Avg — запрос вернет среднее значение поля.

Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

5. Сохраните запрос под именем «Общая сумма заказов по клиентам».

Задание 4. Создать запрос Лидеры продаж.

Создать запрос с помощью мастера форм для подсчета общей суммы заказов по каждому сотруднику с указанием количества отработанных заказов, а так же выяснить минимальную и максимальную сумму заказа по каждому сотруднику.

1. Создать простой запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля :

таблица Заказы (поля Сотрудник и Сумма ).

3. Выбрать Итоговый отчет.

4. Нажав на кнопку Итоги , установить соответствующие галочки напротив поля Сумма, а так же галочку « Подсчет числа записей в заказы », чтобы появились данные об общем количестве отработанных заказов каждого сотрудника.

5. Сохранить запрос под именем « Лидеры продаж ».

Задание 5. Создать запрос Максимальная сумма заказа

Создать с помощью Конструктора запрос, который определяет, у какого клиента была максимальная сумма заказа.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса добавить таблицу Заказы , из которой добавляем поля ФИО клиента , Дата заказа, Сумма ( перетаскиваем мышкой поля из таблицы Заказы в столбцы таблицы в нижней части экрана ).

3. В поле Сумма указать сортировку по убыванию , т.е. в списке первой записью будет клиент с максимальной суммой.

4. В Настройках запроса на панели инструментов Конструктора в поле Возврат , указать выводить одну запись.

5. Для создания запроса нажать кнопку Выполнить!

6. Сохранить запрос под именем « Максимальная сумма заказа ».

Задание 6. Создать запрос Выборка по дате рождения

Создать с помощью конструктора запрос, с помощью которого можно просмотреть список клиентов определенного возраста.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса использовать таблицы и поля:

таблица Клиенты ( поля ФИО клиента, Дата рождения, Место работы, Должность и Телефон) .

3. В Условии отбора по полю Дата рождения прописать условие:

• Папарецкая Ирина Геннадьевна
• Написать
• 919
• 21.12.2019

Номер материала: ДБ-871292

Добавляйте авторские материалы и получите призы от Инфоурок

Еженедельный призовой фонд 100 000 Р

• 21.12.2019
• 122

• 21.12.2019
• 177

• 21.12.2019
• 186

• 21.12.2019
• 96

• 21.12.2019
• 55

• 21.12.2019
• 69

• 21.12.2019
• 68

• 21.12.2019
• 232

Не нашли то что искали?

Вам будут интересны эти курсы:

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако редакция сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

• Конструктор запросов.
• Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

• Простой.
• Перекрестный.
• Записи без подчиненных.
• Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

• Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
• Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
• Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Создание различных запросов в Microsoft Access

Программа Access от компании Microsoft предоставляет пользователям широкие возможности для создания и работы с базами данных. В наше время базы данных очень широко используются во всевозможных сферах и областях. В целом, можно сказать, что сейчас без них не обойтись. В связи с этим, очень важно уметь работать с таблицами Access. Основным элементом взаимодействия пользователя с базой данных является запрос. В этой статье подробно рассмотрим, как создать запрос в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде всего, разберёмся с тем, что такое запрос. Это элемент базы данных, который служит для выбора нужной информации из таблицы. Они бывают двух видов:

• На выборку (позволяют получать данные и выполнять операции над ними);
• На изменение (позволяют добавлять, удалять и изменять значения).

Теперь перейдём непосредственно к практике. Зайдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Конструктор запросов». В открывшемся окне выберите одну или несколько таблиц, из которых необходимо выбрать данные. Нажав кнопку «Выполнить», вы получите всю информацию из выбранных вами таблиц. Для более конкретного отбора перейдите на вкладку «Конструктор» и введите нужное слово или число в поле «Условие отбора:». Например, вы хотите получить список всех сотрудников 1980 года рождения. Для этого пропишите в строке «Условие отбора:» 1980 в колонке «Дата рождения» и нажмите кнопку «Выполнить». Программа моментально выдаст вам результат. Для удобства вы можете сохранить созданный запрос, чтобы пользоваться им в дальнейшем. Воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+S и введите название в соответствующем поле, а после нажмите «ОК».

Указав условие для отбора данных, мы получаем нужную выборку

Чтобы посчитать значения в столбце, вы можете использовать так называемые групповые операции. Для этого на вкладке «Конструктор» кликните по кнопке «Итоги». В появившейся строке «Группировка» выберите функцию «Count», позволяющую сложить все ненулевые значения. Чтобы в названии колонки не выводилось слово «Count», в строке «Поле» введите название перед тем, что было указано ранее. Сохранение выполняется точно также при помощи комбинации Ctrl+S.

Аксесс считает непустые ячейки

Теперь создадим параметрический запрос. Он позволяет делать выборку по введённому параметру. Например, по заданной дате. Открыв нужную базу данных, пропишите (без кавычек) в соответствующем столбце «[Укажите дату]». Квадратные скобки обязательны. В появившемся окне введите нужную дату. После этого программа автоматически произведёт выборку по введённой вами дате. Вы можете поставить знаки «>» (больше) и «

Практическая работа «Access. Создание Запросов»

Перед работой Вам необходимо создать таблицы и связи:

Типы запросов

1. Запросы на выборку

Запрос на выборку, является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми- ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Существует два варианта построения: в режиме Мастера и в режиме Конструктора.

1. Создание запроса в режиме Мастера.

Выбрать информацию, которая необходима, можно из одной или нескольких таблиц. Так как таблицы связаны друг с другом, это не представляет большой сложности, особенно если подключить к работе мастер запросов. Мастер запросов вызывается двумя способами:

• в основном окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы, затем на панели инструментов основного окна нажать кнопку Создать и в открывшемся диалоговом окне Новый запрос (рис. 12) выбрать строку Простой запрос:

Рис. 12. Окно Новый запрос

• мастер запросов можно вызвать сразу, если в объекте Запросы дважды щелкнуть по надписи Создание запроса с помощью мастера.

В обоих случаях будет открыто диалоговое окно Создание простых запросов для выбора полей (рис. 13)

Рис. 13. Окно Создание простых запросов. Шаг первый В окне списка Таблицы и запросы надо выбрать таблицу, из которой будут отбираться данные, после чего в окне Доступные поля автоматически появится список полей выбранной таблицы. Нужные поля отбираются в окно Выбранные поля с помощью стрелок, расположенных между окнами (одинарная стрелка переносит одно выделенное поле в одну или другую сторону, двойная — переносит все).

Кнопка Далее позволит перейти на следующий шаг работы мастера (рис. 14).

Рис. 14. Окно Создание простых запросов. Шаг второй

На втором шаге требуется поставить точку в строке Подробный (вывод каждого поля каждой записи). Кнопка Далее откроет окно третьего шага (рис. 15).

Рис. 15. Окно Создание простых запросов. Шаг третий

В последнем окне необходимо задать имя запроса. Кнопка Готово выведет на экран запрос в режиме таблицы (рис. 16)

Рис. 16. Новая таблица, созданная мастером запросов

2. Создание запроса в режиме Конструктора (основной режим построения)

Режим Конструктора в запросах является основным. Даже запрос, выполненный в режиме Мастера, может потребовать доработки: выполнить вычисления, сгруппировать данные или произвести еще какие-либо действия. Выполнение всех дополнительных условий производится в режиме Конструктора — здесь можно сделать практически все.

Так же как и в мастере запросов, открытие запроса в режиме Конструктора происходит двумя способами:

• в основном окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы, на панели инструментов основного окна нажать кнопку Создать и в окне Новый запрос выбрать строку Конструктор. Кнопка ОК в этом случае откроет два окна: Запрос 1: запрос на выборку и Добавление таблицы;

• тот же результат даст двойной щелчок по надписи Создание запроса в режиме конструктора в окне объекта Запросы.

В Окне Добавление таблицы необходимо выбрать требуемую таблицу и нажать кнопку Добавить. Выбранная таблица появится в зоне отбора таблиц окна Запрос на выборку в верхнем (сером) поле. После вывода необходимых таблиц или запросов окно Добавление таблицы надо закрыть.

К выбору таблиц нужно отнестись внимательно, так как вместо данных в них могут находиться коды. Лучше всего ориентироваться на таблицы, в которые информация вносится впервые. Например, нужно знать название товара и его количество. Эти данные находятся в таблице Поставка товара, однако название товара здесь представлено в виде кода, поэтому для отбора данных потребуется две таблицы:

Товар и Поставка товара.

Теперь из таблиц нужно выбрать необходимые поля. Это можно сделать тремя способами:

• перетащить поле из окна выбранной таблицы в нижнюю часть окна

Запрос на выборку в свободную (белую) строку Поле, удерживая нажатой левую кнопку мыши. В результате в строке Поле появится имя отобранного поля, а в строку Имя таблицы автоматически будет внесено название таблицы, из которой это поле было выбрано;

• в нижней части окна построителя запроса в строке Имя таблицы выбрать из списка нужную таблицу, после чего в строке Поле появится список полей данной таблицы, из которого выбирается нужное поле;

• поле выбирается при помощи двойного щелчка мышью в зоне выбранной таблицы, находящейся в верхней части построителя запроса.

При отборе таблиц связи полей устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных, но при удалений или добавлении полей они могут быть потеряны. В этом случае их связь восстанавливается вручную, аналогично созданию связи в схеме данных.

В результате всех действий запрос в режиме Конструктора примет вид, представленный на рис. 17

Рис. 17. Создание запроса в режиме Конструктора

Проверить запрос можно с помощью кнопки, на которой изображен восклицательный знак, на панели инструментов. Запрос переходит в режим таблицы, и, если он не выполняется, следует доработать его, вернувшись в режим Конструктора.

После проверки запроса окно построителя закрывается. При этом появится сообщение о сохранении запроса. Если содержащиеся в нем данные будут использованы в дальнейшем, запрос надо сохранить, присвоив ему индивидуальное имя. В основном окне базы данных в объекте Запросы появится новый запрос.

Открытие запроса производится двойным щелчком мыши по названию. Запрос открывается в режиме таблицы.

2. Запросы с параметрами

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами работают по двум вариантам:

• отбор данных происходит в отдельном диалоговом окне. Такие диалоговые окна существуют в любой справочной системе, где вводится вопрос, и программа ищет ответ;

• отбор данных ведется непосредственно в таблице запроса в режиме Конструктора. В строку Условие отбора записываются критерии отбора, и только после этого на экран выводится табличная форма запроса.

1. Диалоговое окно для запроса

Диалоговые окна нужны не только для справки. Они выводят на экран только запрашиваемые данные и скрывают всю остальную информацию. Такой порядок позволяет разделить работу по нескольким направлениям и скрыть коммерческий характер информации.

Любой запрос начинается с создания простого запроса, а так как предстоит дополнительная работа, то создавать его лучше в режиме Конструктора.

После отбора таблиц и полей в том же режиме в строке Условие отбора в поле, где необходимо произвести отбор, надо указать критерии отбора. Эти критерии записываются в квадратных скобках в виде формулы:

[введите:КодТовара].

После слова «введите» указывается название поля (рис. 18).

Рис. 18. Создание запроса с параметрами

При проверке или запуске запроса открывается диалоговое окно Введите значение параметра (рис. 19), в котором пользователю предлагают ввести параметры. Какой параметр внести, указано на сером фоне окна, а в текстовом окне мигает курсор, дожидаясь ввода данных с клавиатуры.

Рис. 19. Диалоговое окно Введите значение параметра

После ввода параметра в диалоговом окне Введите значение параметра нажмите ОК, и на экране появится таблица с выбранными параметрами (рис. 20).

Рис. 20. Результат действия запроса с параметрами При выполнении запроса по двум и более параметрам окна Введите значение параметра будут появляться после введения каждого параметра друг за другом до тех пор, пока не будут заполнены все требуемые значения. Только после этого откроется таблица запроса.

2. Отбор данных в таблице запроса

Запросы с отбором данных считаются рабочими. Все начинается с простого запроса. В режиме Конструктора в строке Условие отбора в столбце, где необходимо произвести отбор, указываются критерии отбора. В этом случае они записываются в кавычках с указанием данных из записи или с помощью математических знаков (например, «тетради», Групповые операции. В нижней части окна построения запроса появится новая строка Групповые операции, а в зоне каждого поля автоматически будет установлено значение Группировка.

В тех полях, где нужно сгруппировать данные, необходимо оставить запись Группировка. В этом случае одинаковые данные будут выведены на экран единой записью без повторения. В остальных полях, по которым следует провести итоговые вычисления, в строке Группировка нужно раскрыть список и выбрать одну из итоговых функций (рис. 21)

Рис. 21. Создание итогового запроса

Функции в раскрывающемся списке имеют краткое обозначение (табл. 11).