Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Подстановка в access

Список подстановки

Пришло время наполнить таблицу Список конкретной информацией. Для этого выполните следующие шаги.

1. В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис. 16.7.

Рис. 16.7. Список состоявшихся контактов

Примечание Чтобы расширить столбец Описание, содержащий длинные текстовые строки, поместите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.

Не забывайте, что числа в столбце Код_Контакты должны соответствовать номерам записей таблицы Контакты, описывающих людей, с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

3. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов. Откроется окно конструктора таблицы.

4. В списке типа данных для поля Код_Контакты выберите пункт Мастер подстановок.

5. В первом окне мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее. Три положения переключателя второго окна мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных кроме таблицы Список содержит только один объект — таблицу Контакты, которая и окажется выбранной в окне мастера.

6. Щелкните на кнопке Далее. Третье окно мастера, показанное на рис. 16.8, предлагает выбрать из таблицы Контакты поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле Код_Контакты, то есть одноименное поле таблицы Контакты.

7. Щелкните на пункте Код_Контакты.

Рис. 16.8. Мастер подстановок

Рис. 16.9. Параметры подстановки

8. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код_Контакты таблицы Контакты в поле Код_Контакты таблицы Список. Будет удобно выбирать людей по их именам и фамилиям.

9. Добавьте в список Выбранные поля пункты Фамилия и Имя.

10. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Код_Контакты, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

12. В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код_Контакты, и щелкните на кнопке Готово.

13. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

Примечание Параметры списка подстановки появятся на вкладке Подстановка, показанной на рис. 16.9. Если вы знакомы с языком структурированных запросов SQL, то сможете разобраться в запросе Источник строк, который формирует таблицу подстановки.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы снова переключиться в режим ввода данных. Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии, соответствующие этим числам, хотя само значение поля Код_Контакты не изменилось. Access автоматически ищет соответствующую запись таблицы Контакты по числу, содержащемуся в поле Код_Контакты, и выводит в ячейку текст поля Фамилия — второго поля таблицы Контакты из выбранных в окне мастера подстановки. Давайте попробуем добавить в таблицу Список еще одну запись.

Рис. 16.10. Список подстановки

15. Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату 10.10.97.

16. Нажмите клавишу Tab и напечатайте текст Письмо с предложениями о сотрудничестве.

17. Снова нажмите клавишу Tab и щелкните на появившейся кнопке раскрывающегося списка, как показано на рис. 16.10. Теперь вы можете выбирать людей из списка подстановки, сформированного на базе полей Фамилия и Имя таблицы Контакты.

18. Щелкните на втором пункте списка.

Access автоматически отыщет в таблице Контакты значение поля Код_Контакты для записи, содержащей информацию о Петре Петрове, и введет найденное число в поле Код_Контакты таблицы Список. Это значение останется скрытым. Вместо него в ячейке таблицы Список появится соответствующая фамилия, взятая из таблицы Контакты.

Мастер подстановок. Создание поля Подстановки

Создание таблицы. Создание новой базы данных

Создание базы данных из одной таблицы

Цель работы:

Изучить принципы построения реляционной базы данных, освоить правила создания и основные приёмы редактирования таблиц.

Задачи работы:

1. Создать таблицу в режиме Таблица.

2. Редактировать таблицу в режиме Конструктор

3. В режиме Конструктор редактировать типы и свойства полей таблицы: выполнять подстановку значений, вводить ограничения на значения и т.д.)

1.1. запустить программу: Пуск/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access ;

1.2. выбрать значок «Новая база данных»;

1.3. присвоить имя файлу: Специальность_Ф_И;

1.4. нажать кнопку «Создать» (ACCESS создаст новую, пустую базу данных)

Внимание! Под окошком, в котором задаётся имя файла, указывается адрес, по которому файл будет сохранён.

2.1. При создании новой БД, откроется таблица в режиме заполнения с двумя полями (по умолчанию): Код и Добавить поле.

2.2. Нажмите правой кнопкой мыши на слово Код в открывшемся меню выберите команду переименовать и введите КодСтудента, аналогично вместо добавить поле введите Фамилия студента, следующее поле

2.3. «Сотрудники» Наберите с клавиатуры имена полей: Код Сотрудника, Имя, Фамилия, Должность.

2. Определение типа данных.

Выберите для всех полей типы данных.

Основные типы данных

· Текстовый: алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)

· Мемо: текст большого размера (до 64000 символов)

Читать еще:  Access control allow origin apache

· Числовой: числовые данные (имеет форматы: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное)

· Дата/время: дата и время (8 байт)

· Денежный: число, имеющее денежный формат (8 байт)

· Счетчик: автоматическая нумерация записей, выполняемая в ACCESS, начиная с 1 (4 байта). Внимание! Редактировать поле, имеющее тип Счётчик, нельзя!

· Логический: логические данные, принимающие значение истина или ложь

· Поле объекта OLE: графические, видео, звуковые файлы

· Гиперссылка: гиперссылки, представляющие путь к файлу на жёстком диске, либо адрес в сетях Интернет

· Вложение (только для MS Office Access 2007): позволяет хранить вложенные файлы, изображения размером до двух гигабайт

Примечание: Кроме вышеперечисленных типов данных в списке указан элемент Мастер подстановок, позволяющий выбирать значение поля из фиксированного списка или таблицы.

Имена полей можно задать в Режиме таблицы, но типы полей можно задать только в режиме Конструктора . Для того, чтобы перейти в режим Конструктора, на вкладке Главная, нажав на кнопке Режим, выберите Конструктор. Сохраните таблицу под именем.

3. Свойства поля. Каждое поле имеет индивидуальные свойства, определяющие как должны храниться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств зависит от выбранного типа данных и определяется в бланке Свойств поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Размер поля – определяется в символах только для полей, имеющих типы Текстовый и Мемо. По умолчанию длина поля составляет 255 символов.

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчики ДатаВремя. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.

Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпа­дать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле «Город» ввести значение по умолчанию Тюмень, то при вводе записей о прожи­вающих в Тюмени, это поле можно пропускать, а соответствующее зна­чение (Тюмень) будет вводиться автоматически. Это облегчает ввод зна­чений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле зна­чений. Например, если скидка не может превышать 10%., то для этого поля можно задать условие на значение:

Создание и удаление поля подстановки

Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных. Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список». Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.

Примечание. В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.

В этой статье

Что такое поле подстановки?

Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

Создание поля подстановки в Конструкторе

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.

В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.

Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.

Внимательно следуйте указаниям мастера.

На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.

На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.

На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.

На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.

На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.

На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Сведения о связанных и отображаемых значениях

Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.

Читать еще:  Открыть access в режиме конструктора

Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.

Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:

1 Имя сотрудника является отображаемым значением

2 ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.

Обновление свойств поля подстановки

Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.

Откройте таблицу в Конструкторе.

Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.

В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.

Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.

Удаление поля подстановки

Важно! При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя. Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Удаление из режима таблицы

Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

Удаление из конструктора

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

СОЗДАНИЕ ПОЛЯ ПОДСТАНОВКИ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦ В СУБД ACCESS

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Витебский государственный политехнический колледж ВГТУ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Создание поля подстановки

Поле подстановок – это поле в таблице, значения которого загружаются из другой таблицы или из списка значений. Ввод значений в поле подстановок существенно упрощается за счёт выбора данных из раскрывающегося списка и повышает производительность процесса формирования таблиц.

Поле подстановок можно создавать вручную или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать второй вариант, так как мастер подстановок автоматически заполняет соответствующие свойства поля и при этом создаёт соответствующие связи между таблицами.

Предположим, что имеется база данных Университет , содержащая таблицы Студент , Специальность , Группа и Факультет (рис. 1-4) и в качестве примера рассмотрим добавление в таблицу Студент поля Наименование_факультета , используя операцию подстановки.

Рис. 1. Пример заполнения таблицы Студент

Рис. 2. Пример заполнения таблицы Специальность

Рис. 3. Пример заполнения таблицы Группа

Рис. 4. Пример заполнения таблицы Факультет

Так как в рассматриваемой базе данных есть таблица Факультет , то целесообразно создать поле подстановки и в процессе заполнения поля Наименование_факультета использовать подстановку нужного наименования из раскрывающегося списка 1 . Создание поля подстановок удобно осуществлять с использованием Мастера. Для этого необходимо:

— открыть таблицу Студент ;

— открыть вкладку ПОЛЯ ;

— щёлкнуть левой кнопкой мышки (ЛКМ) по кнопке Щелкните для добавления на последнем поле таблицы;

— из открывшегося краткого меню подать команду Подстановка и отношение (рис. 5). На экране появится окно Создание подстановки (рис. 6), в котором отображается список значений для выбора. По умолчанию предлагается импортировать значения из другой таблицы или другого запроса;

Рис. 5. Краткий список свойств поля

Рис. 6. Окно Создание подстановки

— щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится второе окно Создание подстановки (рис. 7), в котором предлагается выбрать таблицу или запрос со значениями, которые будет содержать поле подстановки. Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее ;

Рис. 7. Окно выбора объекта, из которого будет импортировано поле подстановки

— выделить таблицу Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится третье окно Создание подстановки (рис. 8), в котором запрашиваются поля таблицы Факультет , значения которых будет содержать поле подстановки в таблице Студент .

Рис. 8. Окно с запросом на выбор столбцов подстановки

— в разделе Доступные поля задать поле Наименование_факультета и щёлкнуть ЛКМ по кнопке, обозначенной стрелочкой на рис. 8.Заданное поле будет перемещено в раздел Выбранные поля ;

— в следующих, четвёртом и пятом окнах Создание подстановки (рис. 9 и 10) нужно выбрать порядок сортировки элементов списка и задать нужную ширину столбца списка. В окне на рис. 10 рекомендуется активизировать опцию Скрыть ключевой столбец ;

Рис. 9. Окно с запросом порядка сортировки записей

Рис. 10. Окно с запросом ширины поля

— в шестом окне Создание подстановки (рис. 11) задать подпись поля подстановки (заголовок столбца) и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Готово . В качестве названия в данном примере логично задать Наименование_факультета .

Рис. 11. Окно с запросом заголовка поля подстановки

На этом создание поля подстановки закончено.

Теперь для заполнения данными ячеек поля Наименование_факультета пользователь должен щёлкнуть ЛКМ по заполняемой ячейке, раскрыть список и выбрать нужное название факультета, как показано на рис. 12.

Читать еще:  Powerpoint для начинающих

Рис. 12. Заполнение ячейки поля Наименование_факультета данными

1. Сеннов, А. Access 2010. Учебный курс / А. Сеннов. – СПб : Питер, 2010. 288 с. : ил.

2. Шелкоплясова, Т.Н. Основы компьютерной грамотности : пособие [Текст] / Т.Н. Шелкоплясова, Е.С. Шелкоплясов, О.А. Левкович – Минск : Элайда, 2008. – 656 с. : ил.

1 Все представленные в таблицах данные являются вымышленными. Совпадения с реально существующими данными следует рассматривать как случайные.

Создание и использование полей подстановки

Создание и использование полей подстановки

В ряде случаев поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. Бывают ситуации, когда ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок – ввода понятий, уже содержащихся в определенных полях, например элементов списков. В качестве таких списков могут служить таблица, запрос в этой же или другой базе данных или список, созданный пользователем для многократного применения.

Рассмотрим создание подстановки на следующем примере. В сформированную перед этим таблицу (см. рис. 3.20) надо ввести новое поле Фирмы. Оно должно заполняться за счет подстановки значений из таблицы Фирмы, которая содержится в той же базе данных.

Для создания подстановок используется мастер подстановок. Запустить его можно:

• в режиме конструктора таблиц;

• в режиме таблицы.

Подстановка в режиме конструктора таблиц

Чтобы запустить мастер подстановок в режиме конструктора таблиц, сначала войдите в него. Затем щелкните по стрелке прокрутки в поле, которое вы хотите заполнить одним из значений (в нашем случае это поле Фирмы). В появившемся списке типов данных выберите мастер подстановок – рис. 3.21.

В результате на экране возникнет первое окно мастера подстановок (см. рис. 3.22). Мастер создает столбец подстановок, то есть список значений, из которых надо выбрать подходящее. В этом окне следует указать, что нужно вывести на экран: список значений из таблицы или список запроса, который пользователь сам будет заполнять по своему усмотрению.

Приняв решение, пользователь выбирает в диалоговом окне соответствующий переключатель, а затем щелкает по кнопке Далее.

Если был выбран первый вариант, мастер подстановок открывает следующее диалоговое окно (см. рис. 3.23). Здесь пользователь определяет таблицу и/или запрос, значениями которых он будет заполнять поле подстановки. Например, на рис. 3.23 показано, что эти значения выбираются из таблицы Фирмы. Теперь снова надо щелкнуть по кнопке Далее. Если вы передумали и хотите что-либо исправить в предыдущем окне, вернитесь к нему с помощью кнопки Назад или вообще отмените все предыдущие действия, щелкнув по кнопке Отмена.

В следующем окне (см. рис. 3.24) вы должны определить объект-источник подстановки и указать те поля в этом объекте, из которых будут выбираться конкретные значения. Сначала пометьте их в левом поле с помощью кнопки с одной стрелкой, указывающей вправо (для каждого значения по отдельности), или с двумя стрелками (для всех сразу). Затем перенесите их в правое поле.

Теперь повторите те же операции с кнопками, что и в предыдущем окне. Если вы выбрали Далее, то в следующем окне мастера подстановок (см. рис. 3.25) к вашим услугам появится столбец. В нем содержится перечень значений, из которых следует выбрать нужное (в нашем случае это названия фирм). В окне есть опция, рекомендующая скрыть ключевые поля (рекомендуется). Мы согласны с разработчиками Access и также советуем поставить в этом поле флажок.

Если вас не устраивает ширина столбца и вы хотите ее изменить, мастер подстановок любезно порекомендует либо передвинуть мышью правую границу столбца, установив его желаемую ширину, либо дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и задать его размер.

Теперь щелкните по кнопке Готово, и процесс будет завершен. На экране появится окно с предложением сохранить созданную таблицу сейчас или позже (рис. 3.26), а на следующем рисунке (см. рис. 3.27) – и сама таблица, где следует нажать на стрелку прокрутки. В результате в поле Фирмы появится столбец значений, в котором можно выбрать нужную строку. Если же щелкнуть по кнопке Далее, то в конечном счете вы выйдете к той же таблице, но через две промежуточных стадии (на рисунках они не представлены). На первом этапе следует назвать таблицу или согласиться с предлагаемым именем (мы уже знаем, что это всегда Таблица с каким-либо номером). На втором этапе Access поинтересуется, хотите ли вы перед выводом на экран итоговой таблицы запомнить исходную.

Подстановка в режиме таблицы

Сначала откройте в режиме просмотра таблицу, в которой надо создать поле подстановки. Для этого в окне базы данных либо воспользуйтесь кнопкой Открыть, либо дважды щелкните по имени нужной таблицы. В качестве исходной при этом рассматривается таблица, показанная на рис. 3.18. Затем в меню Вставка окна базы данных следует отметить пункт Столбец подстановок. В результате на экране появится уже знакомое диалоговое окно мастера подстановок (см. рис. 3.20). После этого дальнейшие операции выполняются так же, как и в предыдущем разделе. Все этапы данного процесса продемонстрированы на рис. 3.20-3.25.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector