Remkomplekty.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Команды запросов в access

Создание запросов в базах данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.4. Создание (формирование) запросов

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE — запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

2.4.4.1. Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании query необходимо определить:

  • поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации;
  • предмет поиска в базе данных;
  • перечень полей в результате выполнения запроса.

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу — источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

2.4.4.2. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

  1. Простой.
  2. По условию.
  3. Параметрические.
  4. Итоговые.
  5. С вычисляемыми полями.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

  1. Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе.
  2. Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле.
  3. Сортировка – указывает тип сортировки.
  4. Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране.
  5. Условия отбора — задаются критерии поиска.
  6. Или – задаются дополнительные критерии отбора.

Запрос на выборку

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

  1. Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.
  2. Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
  3. Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.
  4. В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.
  5. В строке «Условия» отбора и строке «Или» необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести — «отл/A», т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.
  6. После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

  1. Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».
  2. В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию].
  3. Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.
  4. Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Виды запросов в Access

В лабораторной работе №3 «Запросы в Access» были рассмотрены Простой запрос, запрос Повторяющиеся записи и запрос Записи без подчинения. Они являются достаточно простыми как по созданию, так и по выполняемым операциям. В MS Access также широко применяются более сложные виды запросов, к которым относятся Перекрёстный запрос и Запросы на изменение.

Перекрестный запрос отображает результаты статистических расчетов (таких, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, во второй – в верхней строке. Например, если надо узнать средний стаж работы доцентов и профессоров на разных кафедрах (на основе таблицы Преподаватели), то используется перекрестный запрос, в котором заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов — названия кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

· Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющим заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

· Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, если на 10% увеличилась заработная плата сотрудников, то запрос на обновление может быстро внести эти изменения в таблицу Преподаватели.

· Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц

· Например, появилось несколько новых преподавателей, а так же база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Преподаватели .

· Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных на одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных, поэтому в работе не рассматривается.

Разработка запросов

Запрос с параметром по одной таблице.

Для создания запросов с параметром Должность тренера.

Читать еще:  Awaiting endpoint discord что это

Сначала создаётся простой запрос:

— Откройте объект Запросы, щелкните по кнопке Создать;

— В появившемся окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке OK;

— В появившемся окне в строке Таблицы и запросы выберите из списка таблицу Тренеры;

— Перенесите все поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля, щелкнув по кнопке;

— Нажмите кнопку Далее. В следующем окне мастера запросов оставьте подробный отчёт (чёрная точка в кружке), еще раз щелкните по кнопке Далее;

— В появившемся окне введите имя запроса Должность;

— Нажмите кнопку Готово. На экране появится таблица с данными запроса – полным списком тренеров.

Теперь на базе этого простого запроса нужно создать запрос с параметром Должность. Для этого перейдите в режим конструктора:

— В строке Условия отбора для поля Должность введите фразу (квадратные скобки тоже вводить): [ Введите должность ] ;

— Выполните запрос, щелкнув по кнопке [!] на панели инструментов, или выполните команду Запрос Запуск;

— В появившемся окне введите Тренер (можно со строчной буквы) и щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о всех тренерах таблицы Тренеры. Аналогично запросить вывод Старших тренеров и т.д.

— Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

Запрос с параметром по нескольким таблицам.

Создадим запрос по таблицам Тренеры и Виды спорта, в котором по фамилии тренера и названию спортивной дисциплины можно определить его имя, отчество, должность и зарплату.

Сначала создаётся простой запрос по таблицам Тренеры и Виды спорта:

— Выделив в окне БД объект Запросы, щелкните по кнопке Создать;

— Выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК; Выберите таблицу Тренеры и перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Зарплата в окно Выделенные поля.

— В таблице Виды спорта перенесите поле Название дисциплины;

Тем самым сформировано шесть полей запроса — они связаны между собой посредством схемы данных;

— Нажмите кнопку Далее, затем в следующем окне снова щелкните по кнопке Далее;

— В появившемся окне введите имя запроса Фамилия-Дисциплина, затем щелкните в кружке Изменить макет запроса (в ней появится черная точка) — это позволит сразу перейти в режим конструктора;

— Нажмите кнопку Готово;

Вводим параметры запроса:

— В строке Условия отбора для поля Название дисциплины введите фразу: [Введите название дисциплины], для поля Фамилия – фразу [Введите фамилию], скобки тоже вводить;

— Выполните запрос (через Запрос Запуск или [!]);

— В первом появившемся окне введите Бокс, щелкните по кнопке ОК, во втором – введите Лапин, щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица со строкой (табл. 1):

Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Начинающим разработчикам приложений под Microsoft сервер необходимо знать, как делать запросы в Access. Microsoft Access – самая популярная программа для работы с базами данных в Windows. Основной причиной успеха программы является интерактивный интерфейс.

Запросы или команды предоставляют возможность извлекать и фильтровать информацию, вычислять итоги, а также обновлять, перемещать и удалять записи в большом количестве. Освоение команд Microsoft Access улучшит способность программистов управлять данными и упростит разработку приложений.

Визуальное представление таблиц и графических связей между ними делает запросы Microsoft Access чрезвычайно простыми в использовании. Приятный пользовательский интерфейс по-прежнему позволяет выполнять очень мощный и расширенный анализ. Весь механизм смоделирован на системах SQL и может переключаться между графическим дизайном и синтаксисом SQL.

Разработчики сами делают выбор: использовать готовый конструктор или писать код на SQL. Но стоит помнить, что знание многих функций Microsoft Access позволяет быстро выполнять расширенную обработку данных без программирования.

Виды запросов

Microsoft Access поддерживает множество типов. Описание главных категорий:

  1. Select позволяет получать записи или сводки (итоги).
  2. Создание таблиц. Аналогично к Select, но результаты помещаются в таблицу, которая создается автоматически.
  3. Добавление. Аналогично первым двум, но результаты добавляются в существующую таблицу.
  4. Update изменяет (обновляет) данные в записях.
  5. Delete.

Команда Select является наиболее распространенной и может использоваться для просмотра и выбора данных для форм, отчетов, элементов управления и других операций. Другие типы создают или изменяют данные и вместе называются запросами действий.

Запросы на примере Select

Для создания команды с помощью конструктора следует выполнить такие действия:

  1. Перейти во вкладку «Создать» и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
  2. Выбрать тип.
  3. Выбрать таблицу и поля. Основным шагом является указание таблицы или таблиц для использования и полей для отображения. Необходимо выбрать таблицу из списка. Выбранная таблица размещается в верхней части окна. Оттуда можно выбрать поля, нужно дважды нажать по ним или перетащить их в нижнюю часть окна. Важно убедиться, что опция «Вывод на экран» активна для требуемых ячеек.
  4. Применить сортировку и изменить порядок полей. Как только ячейки помещены в сетку QBE (нижняя часть экрана), можно изменить их последовательность. Для этого нужно щелкнуть на столбец и перетащить его в нужное место. Чтобы отсортировать результаты, достаточно выбрать критерий в меню «Сортировка».
  5. Изменить название. Данные могут храниться под названиями, которые нелегко понять пользователям. Используя выражения, можно изменить имя, которое видит пользователь. Например, имя «Поле 1» можно изменить на «ID Клиента», поместив новое имя с последующим двоеточием и исходным именем в ячейку поля QBE: «ID Клиента: [Поле 1]».
  6. Установить свойства. В правой части экрана есть окно свойств. Для отображения свойств запроса нужно временно отключить флажок в «Вывод на экран».
  7. У каждой области также есть свойства, которые можно установить. Для отображения свойств, нужно вернуть флажок и нажать на требуемое поле. В зависимости от типа данных доступны разные свойства. Наиболее важные свойства для числовых типов и типа даты. В свойствах можно указать, как ячейки будут форматироваться при выполнении.
  8. Просмотреть результаты и эквивалент SQL. Когда запрос завершен, можно просмотреть его результаты, переключившись из режима конструктора в «Режим таблицы». Также можно просмотреть в виде кода SQL. Таким образом, можно редактировать синтаксис SQL напрямую, просматривать результаты и переключаться в режим конструктора.
  9. Нажать кнопку «Выполнить» и просмотреть результат.

Настройка условий и их типы

Нижняя часть сетки QBE состоит из нескольких строк для условий. Эти дополнительные строки необходимы для того, чтобы указать, какие записи будут получены.

Чтобы еще больше сузить область, можно ввести критерии для нескольких полей одновременно. При вводе критериев в одной строке выполняется операция «И» между полями. То есть извлекаются строки, которые соответствуют критериям в поле 1 и в поле 2 и т. д. Если условия размещены в разных строках, выполняется операция «ИЛИ».

  • самым простым условием является точное соответствие. Стоит ввести желаемую величину в разделе «Условие отбора»;
  • <>, , BETWEEN, AND. Можно получить записи, в которых значение поле не равно определенной величине, используя символ «<>». Точно так же используются знаки >, = или Раздел: Компьютеры и смартфоны

Запросы в access

Запросы в access – объекты базы данных, извлекающие из таблиц или других запросов информацию согласно заданным условиям. Это виртуальные таблицы (существующие в оперативной памяти компьютера.

На диске хранится лишь структура самого запроса, формулы и условия, по которым будут выбираться данные), не являющиеся хранилищем информации, но через большинство запросов можно менять информацию, применять вычисляемые поля (значения которых также не хранятся на жёстком диске).

Можно легко обнаружить, является ли запрос обновляемым: при отображении результатов запроса в конце записей должна быть пустая строка, которая помечена значком звездочки (*) в области выделения записи слева. Тогда в эту строку можно вводить данные, которые создадут новую запись. Если такая строка отсутствует, добавлять записи в запрос и изменять значения полей запроса нельзя.

При разработке форм и отчётов желательно выбирать для них базовой основой запросы, а не таблицы. При необходимости базовый запрос легко модифицировать (задать новые условия, применить выражения и функции, создать вычисляемые поля и т. д.).

Основные отличия запросов от расширенного фильтра:

— используя реляционные связи, можно применять запрос к нескольким таблицам (запросам);

— на экран можно выводить только необходимые поля;

— в запросе можно переставлять поля в любом порядке;

— команды фильтра сохраняются временно, запрос хранится постоянно как объект базы данных;

— применение фильтра и сортировки возможно только в открытой таблице, запросе и форме, а запрос работает с таблицами и запросами, которые не надо открывать;

— в запросе можно выводить на экран только необходимые (по количеству или процентному соотношению) записи (например, для лучшей десятки продаж можно отсортировать сумму продаж по возрастанию, а в свойствах запроса «Набор значений» (в режиме конструктора) ввести число 10;

— фильтры не могут создавать вычисляемые поля.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Самым распространённым является запрос на выборку.

В строке условия отбора значение даты вводится, окруженное знаками #. Например, Between #01.01.2010# And #31.12.2010# — будут отобраны записи в диапазоне с 1 января по 31 декабря 2010 года.

В готовом запросе, который выводится в виде таблицы, можно применить временный фильтр для сужения критериев поиска.

При сортировке нескольких полей порядок сортировки идёт слева направо.

Если запрос очень сложный, можно разбить его на несколько составных (т. е. запрос делает запрос к запросу).

При операциях с числами программа использует математические знаки, например «+». Но при соединении текстовых полей знак «+» заменяется знаком «&» (амперсанд). Этот знак выполняет операцию конкатенации, т. е. соединяет между собой строки и подстроки, например, ФИО: [Фамилия] & » » & [Имя] & » » & [Отчество] (в кавычках заключена константа «пробел»).

Добавляются поля в запрос либо двойным щелчком на имени поля, либо прямым перетаскиванием, либо выбором из списка в строке «Поле» бланка запроса. Таблицу можно добавить в бланк запроса простым перетаскиванием из окна базы данных.

При создании вычисляемого поля надо ввести название столбца, после него знак двоеточия, а затем вычисляемое выражение (как в вышеупомянутом примере с ФИО).

Для очистки запроса есть команда меню Правка – Очистить бланк.

Нельзя добавлять и изменять записи в запросах, если:

— две таблицы запроса связаны отношением «один-ко-многим» и в таблице «один» не задан первичный ключ;

— в запросе используются рекурсивные соединения (связь установлена между полями одной таблицы (запроса));

— в запросе применяются статистические функции SQL.

Условия, при которых можно добавить или обновить записи в запросе:

— таблица является единственной в запросе;

— таблицы в запросе связаны отношением «один-к-одному»;

— если таблицы в запросе связаны отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в таблице «многие».

В таблице «один», связанной с другой таблицей отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в том случае, если ни одно поле таблицы «многие» не включено в результат запроса, а используется только для отбора записей.

Если условия введены в одну строку сетки конструктора запросов, результат будет содержать только записи, удовлетворяющие всем условиям.

Если хотим, чтобы запрос извлекал все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий, одно условие надо ввести в строку «Условие отбора», а другое в строку «Или».

В меню «Сервис»-«Параметры»-«Таблицы и запросы»-«Конструктор запросов»-«Вывод всех полей» надо отключить флажок, иначе при создании нового запроса будут автоматически добавляться все поля базовой таблицы (запроса).

Групповые операции (перекрёстные запросы в access)

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе? И научиться этому можно после изучения 40 специальных видеоуроков, в которых описана самая суть без воды.

При помощи перекрёстного запроса вычисляются итоговые значения (суммы, количество значений, минимальные и максимальные значения и т. д.) данных и группируются по заголовкам столбцов и по заголовкам строк. Анализ информации значительно упрощается.

В перекрёстном запросе обычно три поля: поле заголовка столбцов, поле заголовка строк и поле итогового содержимого ячеек.

По умолчанию строка «Групповая операция» в режиме конструктора скрыта.

Группировка

Инструкция «Группировка» разбивает результаты запроса по каждому уникальному значению поля (полей). Например, если в поле Страна встречается 20 раз Литва, 30 раз Польша, 50 раз Чехия, то при группировке по этому полю будет всего три записи – по одной на каждую страну. Если будем добавлять группировку в другие поля, то количество выбранных записей возрастёт, так как программа будет искать уникальное значение не одного, а нескольких полей (например, зададим группировку по странам и по поставщикам. В Литве пять поставщиков, а, следовательно, уникальных записей для Литвы уже будет пять, а не одна).

Инструкция Группировка автоматически задаёт сортировку в алфавитном порядке. Для изменения порядка сортировки надо явно указать программе параметры в строке «Сортировка».

Управляющие запросы

Создаются, когда необходимо автоматически изменить большие объёмы информации. С помощью управляющих запросов можно обновлять данные, добавлять или удалять записи, создавать новые таблицы. Рекомендуется сразу создавать запрос на выборку и, лишь убедившись, что она правильно работает, преобразовать его в запрос на действие.

Создание таблицы

Создаёт таблицу, содержащую необходимые данные, извлекая требуемые записи из одной таблицы и добавляя их во вновь созданную. Можно этот запрос использовать для создания резервной копии данных или архивных записей.

Есть возможность создания новой таблицы в другой базе данных, выбрав свойство «Другая база данных» и введя имя базы в поле «Имя файла».

Таблица, созданная при помощи запроса, не наследует свойства полей и первичный ключ родительской таблицы.

Перед выполнением запроса можно посмотреть, что получится, отобразив запрос в режиме таблицы. Создание физической таблицы произойдёт только после нажатия кнопки «Запуск».

Можно включить в новую таблицу вычисляемое поле. При создании таблицы поле станет заполненным данными.

Для создания архивной таблицы надо скопировать исходную таблицу и затем вставить её из буфера, скопировав при этом только структуру (без данных) таблицы.

Обновление

Позволяет изменять (обновлять) соответствующие значения в таблицах (одной или нескольких). Сразу создаётся обычный запрос на выборку и только затем на его основе запрос на обновление.

Добавление

Запрос на добавление извлекает записи из одной таблицы и добавляет их в конец другой (других). Можно применить, если надо добавить большое количество новых записей (новые поставщики и потребители и т. д.). Запрос выполняется один раз, иначе одни и те же записи будут добавлены неоднократно. Запрос хорош, когда в архивную таблицу добавляются записи, которые будут затем удалены из таблицы-поставщика.

Удаление

Удаляет указанные записи в таблицах (одной или нескольких).

Перед выполнением запроса на удаление надо создать такой же запрос на выборку. Лишь убедившись, что отобраны нужные записи, меняем тип запроса «Выборка» на «Удаление».

При удалении связанных записей из главной таблицы (при установленном флажке каскадного удаления) Access выдаёт некорректное сообщение, например, что будет удалена одна запись, даже если в подчинённой таблице вместе с этой записью будут удалены сотни и тысячи связанных записей (т. е. выдаётся сообщение о количестве удаляемых записей в главной таблице).

Запрос с параметром

Хотите узнать какие 35 инструментов нужно знать, чтобы научиться создавать базы данных в Аксесс?

Бывает, что в неизменной формуле запроса меняется переменная (дата, процент увеличения, надбавка и т. д.). Вместо того, чтобы каждый раз переписывать меняющееся число в одной и той же формуле, предложим программе каждый раз выводить диалоговое окно для введения конкретной цифры, даты или другой переменной.

Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки «Условие отбора» выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

Например, нам часто нужны сведения по сотрудникам, фамилия которых начинается с определённой буквы. Можно сделать около 30 запросов (для почти всех букв русского алфавита), чтобы получать требуемые данные, но это займёт много времени для создания запросов, загромоздит базу данных и вызовет путаницу. Вместо этого создадим один запрос для формирования списка сотрудников, который будет нас спрашивать, с какой буквы начинающиеся фамилии мы хотим видеть. В поле «Условие отбора» введём: Like [Введите первую букву фамилии]& «*». На самом деле, если введём букву «С», условие будет читаться Access как Like «С*». Знак амперсанда «&» указывает на необходимость сцепления введённой буквы с остальными символами искомой ячейки, так как «*» обозначает любое количество символов после «С».

Например, выражение Between [Начальная дата:] And [Конечная дата:] запросит ввести начальную и конечную даты и выдаст все записи, содержащиеся в этом диапазоне (программа распознает разные форматы, например: 01.01.2010 или 01,01,2010 или 01/01/2010). Но для этого в режиме конструктора через меню Запрос – Параметры (можно вызвать через контекстное меню) надо вызвать диалоговое окно «Параметры запроса». В столбце «Параметр» указать правильно название, например [Начальная дата:], а в столбце «Тип данных» указать требуемый тип, в нашем случае «Дата/время». Как правило, указываются параметры для числовых и полей дата/время.

Ещё пример: Like «. » & [Введите номер месяца, например, для марта — 03, для ноября — 11] & «. ». Программа попросит ввести номер месяца года и выдаст все записи, относящиеся к этому месяцу. Если в параметре ввести знак звёздочки «*», то будут выбраны дни рождений за все месяцы.

Запрос может не работать, если формат даты в условии задан 00.00.0000, а в настройках панели управления установлен 00/00/0000. Тогда надо вместо точек добавить ещё по одному вопросу.

Запрос на объединение таблиц

Запрос извлекает данные из нескольких таблиц, имеющих одинаковые поля. Самый простой способ извлечения записей из связанных таблиц.

При объединении таблиц, связанных отношением «один-ко-многим», поле первичного ключа таблицы «один» используется для отображения связанных записей из таблицы, представляющей сторону «многие».

Когда таблицы объединены, можно легко создать запрос, извлекающий данные из нескольких таблиц.

Программа переводит графический запрос в запрос SQL – универсальный язык запросов.

Собственный язык Access JetSQL имеет отличия от ANSI SQL.

Хотя большинство запросов создаются в режиме конструктора, Access хранит их в формате SQL (структурированном языке запросов). Чтобы увидеть режим SQL, надо выбрать Вид-Режим SQL.

MS Access. Работа с данными при помощи запросов

Основные типы запросов

Запрос — объект базы данных, который используется для извлечения информации из одной или нескольких таблиц или для выполнения определенных действий с данными.

По способу формирования запросы можно разделить на два вида:

  • запросы по образцу, или QBE-запросы (Query By Example), при создании которых необходимо указать параметры запроса в окне конструктора, задавая образцы для поиска информации;
  • структурированные запросы, или SQL-запросы (Structured Query Language), для создания которых необходимо описать запрос с помощью языка запросов SQL.

В действительности любой запрос в Microsoft Access реализуется с помощью языка SQL. И хотя большинство запросов можно создавать в режиме конструктора, используя возможности запроса по образцу, каждый созданный запрос хранится в виде инструкции SQL. При создании запроса по образцу Microsoft Access автоматически формирует соответствующий SQL-запрос. Можно просмотреть инструкцию SQL для существующего запроса и внести в нее изменения. В этом случае автоматически будет обновляться определение соответствующего запроса по образцу в режиме конструктора.

По результатам действий и особенностям выполнения запросы можно разделить следующим образом:

  • запросы на выборку, используемые для того, чтобы ото брать и представить в удобном виде данные из одной или нескольких таблиц (или запросов);
  • параметрические запросы, которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;
  • перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, близком к сводной таблице Microsoft Excel;
  • запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных: обновлять их, дополнять новыми записями, удалять некоторые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые,в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

Создание запросов в режиме конструктора

Для создания запросов по образцу используется режим конструктора. После определения таблиц (или запросов), на основе которых будет создаваться новый запрос, он будет открыт в режиме конструктора. Окно конструктора запросов состоит из двух частей.

В верхней части окна находятся списки полей тex таблиц или запросов, на основе которых строится данный запрос, в нижней части окна располагается бланк запроса.

Каждая строка бланка запроса выполняет определенную функцию:

  • строка Поле исползуется для выбора полей;
  • строка Имя таблицы позволяет определить, какой таблице принадлежит поле;
  • в строке Сортировка указывается тип сортировки записей;
  • строка Вывод на экран позволяет задать те поля, которые должны быть выведены в динамической таблице;
  • строка Условие отбора используется для ввода условия выбора данных.

Первым шагом построения запроса является выбор полей. Необходимые поля можно выбрать несколькими способами:

  • перенести мышью поле из списка полей в верхней части окна конструктора в нужный столбец бланка запроса;
  • выбрать нужное поле двойным щелчком мыши в списке полей соответствующей таблицы (при этом оно будет помещено в следующий свободный столбец бланка запроса);
  • выбрать нужное поле из раскрывающегося списка строки Поле.

Иногда требуется включить в запрос все поля исходной таблицы. Для этого необходимо сделать двойной щелчок мышыо по строке заголовка соответствующего списка полей, выделяя таким образом сразу все поля, и перенести их одновременно в бланк запроса. При этом каждое поле будет помещено в отдельный столбец. Можно воспользоваться другим способом. В начале каждого списка полей, приведенных в верхней полонине окна, находится символ *, который означает «все поля». Для того чтобы включить в запрос все поля таблицы, можно просто перенести * в бланк запроса. В этом случае имя поля в бланке запроса будет содержать имя таблицы, за которым следует точка, а затем — символ * (например, Заказы.*), что означает выбор всех полей исходной таблицы.

У метода переноса * есть одно существенное достоинство. Если в структуре исходной таблицы производятся какие-либо изменения, например, добавляется новое поле, запрос будет автоматически изменен (при использовании первого способа запрос выбирает только те поля, которые были перенесены в бланк запроса. Однако если необходимо определить условие отбора, придется дополнительно добавить отдельные поля в бланк запроса, а чтобы они дважды не включались в выберу снять для соответствующих полей флажки Вывод на экран.

При выполнении запроса в качестве заголовков столбца динамической таблицы используются имена выбранных полей. Для переименования поля в результирующей динамической таблице необходимо установить текстовый курсор перед именем поля в строке Поле бланка запроса и ввести новое имя с двоеточием. В результате получится следующая конструкция: Новое имя: Старое имя поля.

Обычно Microsoft Access выводит записи в том порядке, в каком они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, определив ее порядок в строке Сортировка. При сортировке по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса: сначала сортируются значения в крайнем левом поле и далее слева направо.

По умолчанию Microsoft Access выводит все поля, вклкюченные в бланк запроса. Если поле используется только для оп ределения условия выбора данных, для него необходимо снять флажок в строке Вывод на экран, щелкнув мышью в соотвествующей ячейке.

Выражение, которое указывает, какие записи необходимо включить в динамическую таблицу при выполнении запроса вводится в строку Условие отбора для поля, по которому это условие необходимо проверить. Для задания условий отбора можно использовать операторы меньше ( ), больше или равно (>=), не равно (<>), равно (=), Like (выбор по маске), Between (между), In (в интервале), And (и), Or (или) и другие, а также имена обьектов, константы и функции.

Завершение ввода условия выполняется нажатием клавиши Enter или просто переходом к другой ячейке бланка запроса с помощью клавиш управления курсором или мыши. Мicrosoft Access проводит синтаксический анализ заданного выражения. Например, если было введено значение текстового поля то это выражение будет представлено в кавычках. Если выражение не содержит никакого оператора, Microsoft Access будет исходить из того, что подразумевается оператор = или Like.

Допускается использование нескольких условий отбора, которые можно задать как для разных полей, так и для одного поля. Для создания сложных условий выбора данных используются логические операторы And и Or. Если условия отбора связаны оператором And, запись выбирается только в случае выполнения всех условий. Если же условия отбора связаны оператором Or, запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий. При определении нескольких условий отбора, связанных оператором And, для различных полей необходимо просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий выбора данных. Если же при определении нескольких условий поместить их в различные строки — строку Условие отбора и строку или — Microsoft Acces будет использовать Or-связь. В результате условия, расположенные в одной строке, связываются оператором And, в разных строках — оператором Or.

Таким образом, при создании запросов на выборку в режиме конструктора можно выделить следующие этапы:

  • определение таблиц или запросов, на основе которых будет создаваться новый запрос;
  • выбор полей;
  • определение порядка сортировки записей динамической таблицы;
  • определение полей, которые должны быть выведены в динамической таблице;
  • определение условий выбора данных;
  • сохранение запроса.

При создании параметрического запроса прежде всею формируется обычный запрос на выборку. В ячейку строкиусловие отбора для заданного поля вводится необходимый оператор и имя параметра, заключенное в квадратные скобки. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому в качестве имени параметра удобно использовать какую-либо содержательную фразу или приглашение на ввод данных. В одном запросе можно установить несколько параметров, однако каждый параметр должен иметь уникально содержательное имя.

Дополнительно, выполнив команду Запрос / Параметры, в диалоговом окне Параметры запроса можно перечислить имена всех параметров, используемых в запросе, и для каждого параметра определить тип данных. Следует иметь в виду, что текст, введенный в качестве имени параметра в бланке запрос должен в точности соответствовать тексту, введенному в диалоговое окно Параметры запроса при определении типа данных параметров. В противном случае Microsoft Access воспринимает их как два разных параметра. При удалении параметра из бланка запроса необходимо удалить его и из диалогового окна Параметры запроса.

При формировании условия отбора в запросах могут использоваться:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×